Η επιστολή κατάθεσης ασφαλείας είναι ένα έγγραφο που ζητά επιστροφή χρημάτων μιας εγγύησης. Τη στιγμή που υπογράφεται μια μίσθωση, ένας ιδιοκτήτης ή ιδιοκτήτης ακινήτου συνήθως απαιτεί από έναν ενοικιαστή να πληρώσει μια εγγύηση όταν νοικιάζει ένα σπίτι, ένα διαμέρισμα ή μια εμπορική ιδιοκτησία. Μια εγγύηση είναι ένα χρηματικό ποσό που ο ιδιοκτήτης διατηρεί σε μεσεγγύηση ενώ ένας ενοικιαστής καταλαμβάνει ένα ακίνητο. Γενικά, ένας ιδιοκτήτης μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτά τα χρήματα εάν ένας ενοικιαστής καταστρέψει το ακίνητο ή παραβιάσει τη συμφωνία ενοικίασης. Μόλις ένας ενοικιαστής απομακρυνθεί, στέλνει μια επιστολή κατάθεσης ασφαλείας στον ιδιοκτήτη του ακινήτου ζητώντας την επιστροφή της προκαταβολής.
Ορισμένες δικαιοδοσίες θέτουν ένα όριο στο χρηματικό ποσό που μπορεί να απαιτήσει ένας ιδιοκτήτης ως εγγύηση. Τα τυπικά ποσά είναι δύο ή τριπλάσια του μηνιαίου ενοικίου για κατοικίες. Αν και ένας ενοικιαστής δίνει αυτά τα χρήματα σε έναν ιδιοκτήτη, εξακολουθούν να ανήκουν στον ενοικιαστή. Πράγματι, ορισμένες δικαιοδοσίες απαιτούν από τον ιδιοκτήτη να τοποθετήσει τα χρήματα σε έναν έντοκο λογαριασμό. Ανάλογα με τις περιστάσεις, ένας ενοικιαστής μπορεί να έχει το δικαίωμα για πλήρη επιστροφή χρημάτων της προκαταβολής και αυτός είναι ο λόγος που ένας ενοικιαστής στέλνει μια επιστολή κατάθεσης ασφαλείας.
Ορισμένες καταστάσεις μπορεί να επιτρέψουν σε έναν ιδιοκτήτη να αρνηθεί να παράσχει πλήρη επιστροφή χρημάτων μετά τη λήψη μιας επιστολής κατάθεσης ασφαλείας. Για παράδειγμα, οι δικαιοδοσίες επιτρέπουν συνήθως σε έναν ιδιοκτήτη να αφαιρέσει ορισμένα έξοδα από την κατάθεση, όπως επισκευή οποιασδήποτε ζημιάς ιδιοκτησίας, καθαρισμό του ακινήτου και κάλυψη μη καταβληθέντος ενοικίου. Επιπλέον, εάν ένας ενοικιαστής παρέλειψε να παράσχει ειδοποίηση ότι μετακόμισε από το ακίνητο, ανάλογα με τις απαιτήσεις ειδοποίησης της δικαιοδοσίας, ένας ιδιοκτήτης μπορεί να κρατήσει την κατάθεση για να καλύψει τυχόν έξοδα όσο το ακίνητο παρέμενε κενό. Η ειδοποίηση θα έδινε στον ιδιοκτήτη την ευκαιρία να βρει κάποιον άλλον να νοικιάσει το ακίνητο και έτσι να αποτρέψει τυχόν απώλεια ενοικίου για αυτήν τη χρονική περίοδο.
Εάν ένας ενοικιαστής δεν προκάλεσε ζημιά στο ακίνητο και συμμορφώθηκε με άλλον τρόπο με τη συμφωνία ενοικίασης, μπορεί να ζητήσει επιστροφή της εγγύησης με επιστολή κατάθεσης εγγύησης που θα ταχυδρομηθεί στον ιδιοκτήτη. Οι νόμοι συνήθως απαιτούν από τον ιδιοκτήτη να κάνει επιστροφή χρημάτων εντός καθορισμένου χρόνου μετά τη μετακόμιση του ενοικιαστή. Ο χρόνος ποικίλλει για κάθε δικαιοδοσία. Εάν ένας ιδιοκτήτης χρησιμοποιεί μέρος ή το σύνολο της κατάθεσης για να κάνει επισκευές, συνήθως παρέχει μια αναλυτική λίστα του τρόπου με τον οποίο δαπανήθηκαν τα χρήματα μαζί με αποδείξεις στον πρώην ενοικιαστή. Εάν δεν το κάνετε αυτό, μπορεί να καταλήξετε σε κατάπτωση της εγγύησης, συν μια ποινή έως και τριπλάσια της κατάθεσης, ακόμη και αν οι δαπάνες του ιδιοκτήτη ήταν νόμιμες και/ή αναγκαίες.
Μια επιστολή κατάθεσης ασφαλείας δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη ή να έχει σκληρό τόνο. Αντίθετα, απλά θα πρέπει να ζητήσει επιστροφή χρημάτων της κατάθεσης και να παρέχει μια τρέχουσα διεύθυνση. Η επιστολή κατάθεσης ασφαλείας μπορεί επίσης να υπενθυμίζει στον ιδιοκτήτη πότε ο ενοικιαστής μετακόμισε. Δεν είναι απαραίτητο η επιστολή να αναφέρεται στο δίκαιο της δικαιοδοσίας. Είναι υποχρέωση του ιδιοκτήτη του ακινήτου να γνωρίζει τη νομοθεσία σχετικά με τις καταθέσεις ασφαλείας, συμπεριλαμβανομένης της προθεσμίας για την αποστολή της επιταγής επιστροφής χρημάτων. Οποιεσδήποτε διαφορές σχετικά με την κατάθεση μπορούν να επιλυθούν στο δικαστήριο.