Ένας εργαζόμενος λαμβάνει αποζημίωση ευέλικτου λογαριασμού δαπανών (FSA) μέσω ενός λογαριασμού εξόδων που χρηματοδοτείται από τον εργοδότη. Για να λάβει την αποζημίωση, το άτομο πρέπει να έχει συγκεντρώσει εξειδικευμένα έξοδα ιατρικής ή εξαρτημένης φροντίδας, σύμφωνα με τους κανόνες της Υπηρεσίας Εσωτερικών Εσόδων των ΗΠΑ (IRS). Γενικά, οι εργοδότες προσφέρουν δύο τύπους ευέλικτων λογαριασμών δαπανών και οι εργαζόμενοι πρέπει να εγγραφούν σε οποιοδήποτε πρόγραμμα για να λάβουν κάλυψη κάθε δεδομένο έτος. Ένας εργαζόμενος μπορεί να λάβει αποζημίωση FSA υποβάλλοντας στον εργοδότη γραπτή απόδειξη των δαπανών που καταβλήθηκαν.
Για να πληροί τις προϋποθέσεις για αποζημίωση FSA, ο εργαζόμενος πρέπει να «επιλέγει» κάθε χρόνο να συμμετέχει σε μια FSA που χρηματοδοτείται από τον εργοδότη. Το FSA, το οποίο περιλαμβάνεται ως μέρος των περισσότερων πακέτων παροχών που προσφέρονται από ορισμένες εταιρείες κάθε χρόνο, είναι ένας λογαριασμός εξόδων που επιτρέπει στον εργαζόμενο να διαθέσει ένα συγκεκριμένο ποσό χρημάτων αφορολόγητο. Τα κεφάλαια για την FSA συνήθως αφαιρούνται από τον μισθό του υπαλλήλου. Οι επιλογές υγειονομικής περίθαλψης και εξαρτημένης φροντίδας είναι δύο τύποι FSA.
Ένας ευέλικτος λογαριασμός δαπανών υγειονομικής περίθαλψης μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την πληρωμή συμπληρωμάτων ιατρικής ασφάλισης και συνταγογραφούμενων φαρμάκων μεταξύ άλλων δαπανών. Μια FSA εξαρτημένης φροντίδας μπορεί να χρησιμοποιηθεί για έξοδα φροντίδας παιδιών ή ηλικιωμένων, για παράδειγμα. Τα ποσά των μέγιστων λογαριασμών εξόδων ενδέχεται να διαφέρουν ανάλογα με τον εργοδότη, τον τύπο FSA, καθώς και το έτος προγράμματος. Όλα τα χρήματα που τοποθετούνται στο FSA πρέπει να χρησιμοποιηθούν μέχρι το τέλος του έτους, διαφορετικά καταπίπτουν, που αναφέρεται επίσης ως ο κανόνας “χρήσιμο-ή-χάστε-το”.
Εκτός από τις συμπληρωματικές πληρωμές και τα συνταγογραφούμενα φάρμακα, οι δαπάνες που σχετίζονται με την υγεία που είναι επιλέξιμες για αποζημίωση FSA περιλαμβάνουν ασφαλιστικές εκπτώσεις, οδοντιατρικά έξοδα και έξοδα όρασης και ψυχιατρικές και χειροπρακτικές υπηρεσίες. Οι δαπάνες που είναι επιλέξιμες στο πλαίσιο μιας FSA εξαρτώμενης φροντίδας περιλαμβάνουν ημερήσια φροντίδα ή άλλες υπηρεσίες για παιδιά κάτω των 13 ετών. Άλλες επιτρεπόμενες δαπάνες περιλαμβάνουν αυτές για άτομα με αναπηρία ή άρρωστα εξαρτώμενα άτομα που δεν είναι σε θέση να φροντίσουν τον εαυτό τους. Το άτομο που πληροί τις προϋποθέσεις πρέπει επίσης να βρίσκεται στο σπίτι του υπαλλήλου για τουλάχιστον οκτώ ώρες την ημέρα.
Ένας εργαζόμενος πρέπει να υποβάλει αξίωση στον εργοδότη για να λάβει αποζημίωση FSA για έξοδα υγείας ή εξαρτημένης φροντίδας. Για να λάβει αποζημίωση FSA στο πλαίσιο της επιλογής υγειονομικής περίθαλψης, ο εργαζόμενος πρέπει να παράσχει γραπτή δήλωση από τρίτο μέρος που να δείχνει το ποσό της δαπάνης, απόδειξη ότι έχει καταβληθεί από την τσέπη του και ότι το ποσό δεν έχει ήδη επιστραφεί. Για παράδειγμα, μια απόδειξη πληρωμής ή ένας λογαριασμός γιατρού μπορεί να υποβληθεί ως μέρος μιας αξίωσης. Μπορεί επίσης να ζητηθεί από τον εργαζόμενο να υπογράψει μια δήλωση που να πιστοποιεί ότι η δαπάνη δεν είναι επιλέξιμη για αποζημίωση υπό οποιαδήποτε άλλη κάλυψη.
Για να αποζημιωθεί για μια FSA εξαρτημένης φροντίδας, ο εργαζόμενος πρέπει επίσης να παράσχει στον εργοδότη μια γραπτή δήλωση που σημειώνει το ποσό της δαπάνης και την απόδειξη πληρωμής. Η δαπάνη δεν πρέπει να έχει προηγουμένως επιστραφεί ή να είναι επιλέξιμη για αποζημίωση βάσει άλλου προγράμματος. Ένα παράδειγμα απόδειξης περιλαμβάνει ένα τιμολόγιο από έναν πάροχο παιδικού σταθμού. Τα ποσά αποζημίωσης FSA ποικίλλουν ανάλογα με τα έξοδα που συγκέντρωσε ο εργαζόμενος κατά τη διάρκεια του έτους προγράμματος.