Η εταιρική εντολή αγοράς (PO) είναι ένα έγγραφο που αποστέλλεται από μια εταιρεία σε προμηθευτή προϊόντων ή υπηρεσιών. Αναφέρει τι ακριβώς αγοράζεται και σε τι τιμή. Αφού ο προμηθευτής λάβει και αποδεχτεί την εντολή αγοράς, λειτουργεί ως σύμβαση μεταξύ της εταιρείας και του πωλητή. Οι εταιρικές εντολές αγοράς καθιστούν σαφές μεταξύ των δύο μερών τι αναμένεται και πόσο θα κοστίσει.
Οι παραγγελίες αγοράς ξεπερνούν τις μεθόδους για την τοποθέτηση παραγγελιών. Στις περισσότερες εταιρείες, η εντολή αγοράς είναι το πρώτο βήμα σε μια λογιστική διαδικασία. Η έκδοση εντολής αγοράς γίνεται συνήθως από το λογιστήριο και θα δημιουργήσει το αρχείο των πληρωτέων λογαριασμών. Δημιουργεί επίσης μια συσκευή παρακολούθησης για εκκρεμείς παραγγελίες. Σε εταιρείες που πραγματοποιούν εκατοντάδες ή χιλιάδες αγορές μηνιαίως, αυτό γίνεται ένας απαραίτητος μηχανισμός παρακολούθησης.
Από την πλευρά του πωλητή, μια εταιρική εντολή αγοράς παρέχει σαφήνεια και λογιστικό μηχανισμό. Η λήψη μιας εταιρικής εντολής αγοράς όχι μόνο δίνει στον προμηθευτή μια γραπτή σύμβαση με τον αγοραστή, αλλά γίνεται επίσης το πρώτο βήμα στη δημιουργία μιας διαδρομής απαιτήσεων λογαριασμών. Αυτές οι εντολές αγοράς είναι σημαντικές όταν προσπαθείτε να λάβετε χρηματοδότηση ή επιχειρηματικά δάνεια καθώς ο πωλητής τεκμηριώνει πόσα χρήματα θα εισρεύσουν στην εταιρεία και πότε αναμένεται να ληφθούν.
Τα τυπικά στοιχεία μιας εταιρικής εντολής αγοράς περιλαμβάνουν την ημερομηνία. Αριθμός PO το όνομα, τη διεύθυνση και τις πληροφορίες τηλεφώνου και των δύο μερών · και περιγραφή των αγαθών και υπηρεσιών με τιμές και σύνολα. Τόσο για τον αγοραστή όσο και για τον πωλητή, ο αριθμός PO γίνεται ο κύριος μηχανισμός παρακολούθησης για όλες τις παραγγελίες που πραγματοποιούνται μεταξύ των δύο.
Μια παραλλαγή της εταιρικής εντολής αγοράς είναι μια πάγια εντολή που δημιουργεί μια παραγγελία για ένα χρονικό διάστημα. Αυτό επιτρέπει εκπτώσεις ποσότητας για προϊόντα ή υπηρεσίες που δεν χρειάζεται να παραδοθούν ταυτόχρονα. Αυτοί οι τύποι ΟΠ συνήθως αφορούν προϊόντα ή υπηρεσίες που παραδίδονται περιοδικά κατά τη διάρκεια ενός έτους. Για παράδειγμα, μια εντολή αγοράς θα μπορούσε να εκδοθεί για μηνιαία παράδοση προμηθειών χαρτιού ή τριμηνιαία συντήρηση μονάδας κλιματισμού.
Για τις μικρότερες εταιρείες, η δημιουργία μιας διαδικασίας παραγγελίας αγοράς μπορεί να φαίνεται υπερβολική, αλλά αφού έχει εκτελεστεί σωστά, εξοικονομεί χρόνο και χρήμα. Δίνει στους αγοραστές και τους πωλητές έναν αριθμό PO που διευκολύνει την παρακολούθηση των παραγγελιών. Δημιουργεί επίσης ένα νομικό έγγραφο μεταξύ των δύο μερών που εγγυάται στον αγοραστή την τιμή που είχε διαπραγματευτεί και δίνει στον πωλητή ένα έγγραφο που νομίμως το δικαιούται στα οφειλόμενα κεφάλαια.
SmartAsset.