Ο όρος ηλεκτρονική διοίκηση αναφέρεται στη μέθοδο αυτοματοποίησης βασικών διοικητικών λειτουργιών χρησιμοποιώντας ηλεκτρονικές και βασισμένες σε υπολογιστές τεχνολογίες. Ο κύριος στόχος της ηλεκτρονικής διοίκησης είναι να περιορίσει τη σπατάλη χαρτιού και χώρου με τη μετατροπή σημαντικών εγγράφων και αρχείων σε ηλεκτρονικά αρχεία. Αυτή η στρατηγική έχει γίνει δημοφιλής σε πολλές βιομηχανίες όπου η βαριά γραφειοκρατία αποτελεί σημαντικό μέρος της επιχειρηματικής δραστηριότητας, όπως η υγειονομική περίθαλψη, οι νομικοί, οι επιστημονικοί και οι κρατικοί φορείς. Οι ιδιωτικές εταιρείες έχουν επίσης υιοθετήσει την ηλεκτρονική διοίκηση σε μια προσπάθεια εξοικονόμησης χρόνου και πόρων.
Σε εταιρείες που χρησιμοποιούν ηλεκτρονική διαχείριση, χάνεται ή γίνεται λάθος χειρισμός από μη εξουσιοδοτημένα άτομα. Τα αρχεία ανακτώνται ηλεκτρονικά, επομένως υπάρχει ένας ηλεκτρονικός κωδικός για να παρακολουθείτε ποιος είχε πρόσβαση στα έγγραφα. Αυτό το σύστημα μπορεί να παρέχει ασφάλεια σε μια εταιρεία περιορίζοντας το ποιος μπορεί να δει ορισμένα αρχεία και απαιτώντας άδεια για οποιονδήποτε άλλο χρειάζεται να έχει πρόσβαση σε ορισμένα αρχεία. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε κλάδους όπου η εμπιστευτικότητα των ασθενών ή των πελατών είναι σημαντική.
Η ηλεκτρονική διαχείριση γίνεται επίσης μια συνηθισμένη πρακτική στον επιχειρηματικό κόσμο, καθώς περισσότεροι επαγγελματίες χρησιμοποιούν email, επεξεργασία κειμένου και δικτύωση κοινωνικών μέσων. Αυτές οι ηλεκτρονικές μέθοδοι επικοινωνίας επιτρέπουν στους ανθρώπους να μοιράζονται πληροφορίες, έγγραφα και αρχεία απρόσκοπτα μέσω του Διαδικτύου αντί να περιμένουν παραδοσιακές υπηρεσίες αλληλογραφίας και ταχυμεταφορών. Με αυτοματοποιημένες πρακτικές γραφείου, τα μηνύματα μεταφέρονται με ταχύτητα αστραπής, γεγονός που καθιστά τις διαδικασίες πολύ πιο αποτελεσματικές. Η ηλεκτρονική διαχείριση εξαλείφει τα προβλήματα εκτύπωσης, αποστολής, αρχειοθέτησης και παράδοσης εγγράφων.
Οι καταναλωτές επωφελούνται από την ηλεκτρονική διαχείριση καθώς επηρεάζει τον τρόπο που ψωνίζουν, αγοράζουν και πωλούν αγαθά ή έχουν πρόσβαση στα αρχεία. Οι ιδιώτες μπορούν να λάβουν υποστήριξη από κυβερνητικές υπηρεσίες και χρηματοπιστωτικούς οργανισμούς μέσω Διαδικτύου μέσω ηλεκτρονικών διαδικασιών, αντί να αναγκάζονται να ταξιδεύουν σε κτίρια γραφείων. Οι πολίτες μπορούν να πληρώνουν φόρους, να παίρνουν κάρτες ταυτότητας αντικατάστασης και να κάνουν αλλαγές διεύθυνσης ηλεκτρονικά μέσω τηλεφώνου ή υπολογιστή. Οι καταναλωτές μπορούν να αναζητήσουν τα απαραίτητα και να ζητήσουν πληροφορίες ή να κάνουν αγορές με τον ίδιο περίπου τρόπο.
Σε ορισμένους κλάδους η ηλεκτρονική διοίκηση είναι απαίτηση. Ως μέρος του νόμου περί φορητότητας και λογοδοσίας ασφάλισης υγείας (HIPAA) του 1996, το Κογκρέσο των Ηνωμένων Πολιτειών απαίτησε ότι όλες οι εγκαταστάσεις υγειονομικής περίθαλψης αποθηκεύουν αρχεία ασθενών σε ένα ασφαλές ηλεκτρονικό σύστημα. Αυτό άνοιξε το δρόμο για άλλες βιομηχανίες να ακολουθήσουν το παράδειγμα στην ανάπτυξη παρόμοιων πολιτικών. Αυτό έχει αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο πολλές επιχειρήσεις χειρίζονται τα αρχεία και πιθανότατα θα γίνει απαίτηση για όλους τους οργανισμούς στο μέλλον.
SmartAsset.