Οι εγγραφές κλεισίματος είναι οι τελικές λογιστικές εγγραφές που καταχωρούνται στα λογιστικά αρχεία πριν κλείσει η λογιστική περίοδος και προχωρήσουμε στη μεταφορά τόσο των δεδομένων εσόδων όσο και των εξόδων στα αρχεία που θα αντιπροσωπεύουν την επόμενη λογιστική περίοδο. Τα δεδομένα εισόδου κλεισίματος που εισάγονται στο τέλος μιας περιόδου χρησιμεύουν ως δεδομένα έναρξης εισόδου για τη νέα περίοδο. Αυτή η προσέγγιση καθιστά δυνατή την εύκολη αξιολόγηση της οικονομικής κατάστασης της περιόδου και την προετοιμασία για τυχόν προσαρμογές που μπορεί να χρειαστεί να πραγματοποιηθούν την επόμενη περίοδο.
Η χρήση μιας προσέγγισης κλεισίματος καθιστά δυνατή την κατανόηση της επίδρασης τόσο των παραγόμενων εσόδων ή εσόδων όσο και της επίδρασης των εξόδων στην καθαρή θέση της οικονομικής οντότητας. Ως λογιστικό εργαλείο, η καταχώριση κλεισίματος μπορεί να χρησιμοποιηθεί εξίσου αποτελεσματικά με τα μηνιαία λογιστικά βιβλία που παρακολουθούν τον οικιακό προϋπολογισμό όσο και με την πιο περίπλοκη εταιρική λογιστική. Και στις δύο περιπτώσεις, η καταχώριση κλεισίματος παρέχει ένα λογικό σημείο δεδομένων για τον τερματισμό ενός λογιστικού κύκλου και την έναρξη ενός νέου.
Χρησιμοποιώντας μια καταχώριση κλεισίματος, είναι δυνατό να τερματιστεί μια τρέχουσα λογιστική περίοδος με μηδενικό υπόλοιπο. Αυτό συμβαίνει επειδή οποιοδήποτε υπόλοιπο αντιμετωπίζεται ως πίστωση. Όταν γίνεται η μεταφορά προς τα εμπρός στη νέα λογιστική περίοδο, εφαρμόζεται χρέωση στα έσοδα που εμφανίζονται στο ταμείο, έτσι ώστε το υπόλοιπο στον συγκεκριμένο λογαριασμό να μηδενίζεται. Ταυτόχρονα, το μεταφερόμενο υπόλοιπο καταγράφεται ως πίστωση ή προθεσμιακό υπόλοιπο για τη νέα περίοδο, με την προϋπόθεση ότι το υπόλοιπο αντιπροσωπεύει έσοδα. Σε περίπτωση που το μεταφερόμενο υπόλοιπο αντιπροσωπεύει έξοδα, θα εμφανίζεται ως χρέωση ή έξοδο που προωθείται.
Η χρήση της καταχώρησης κλεισίματος ως κοινής λογιστικής εγγραφής συνεχίζεται σήμερα με τη χρήση λογιστικού λογισμικού, καθώς και σε περιπτώσεις που διατηρούνται ακόμη λογιστικά βιβλία παλαιού τύπου. Και στις δύο περιπτώσεις, είναι εύκολο να χρησιμοποιηθεί η καταχώριση κλεισίματος ως εργαλείο τήρησης λογιστικών βιβλίων για την ξεκάθαρη οριοθέτηση μεταξύ των λογιστικών περιόδων, ακόμη και όταν τα βιβλία αξιολογούνται τόσο σε φορολογικά έτη όσο και σε ημερολογιακά έτη.