Η κατάσταση τραπεζικής συμφωνίας είναι ένα έγγραφο που χρησιμοποιείται για τη σύγκριση των προσωπικών λογιστικών εγγραφών με εκείνα μιας τράπεζας. Η συμφωνία χρησιμοποιείται τόσο από ιδιώτες όσο και από επιχειρήσεις για να επιβεβαιώσει ότι τα τραπεζικά αρχεία ταιριάζουν με τα δικά τους. Είναι σύνηθες να εναρμονίζονται οι λογαριασμοί σε μηνιαία βάση και οι έμπειροι μπορούν συχνά να ολοκληρώσουν τη διαδικασία πολύ γρήγορα επειδή είναι εξοικειωμένοι με αυτήν και μεγάλο μέρος της δουλειάς έχει ήδη γίνει.
Δεν είναι ασυνήθιστο να εμφανίζονται αποκλίσεις μεταξύ των λογιστικών αρχείων και των αρχείων στην τράπεζα. Ο σκοπός μιας δήλωσης συμφωνίας τραπεζών είναι να ανακαλύψει γιατί υπάρχουν αποκλίσεις, ώστε να ληφθούν διορθωτικά μέτρα εάν είναι απαραίτητο. Μια απλή αιτία μπορεί να είναι ένα σφάλμα μεταφοράς, μια χρέωση ή πίστωση που δεν έχει εκκαθαριστεί το έτος ή η αδυναμία καταγραφής μιας συναλλαγής. Πιο προβληματικές αιτίες μιας ασυμφωνίας σε μια κατάσταση τραπεζικής συμφωνίας μπορεί να είναι ένα σφάλμα εκ μέρους της τράπεζας ή η δόλια δραστηριότητα στον λογαριασμό.
Με μια δήλωση συμφωνίας τραπεζών, οι άνθρωποι τεκμηριώνουν τις εγγραφές που έχουν στα βιβλία τους και τις εγγραφές που έχει η τράπεζα και τις συγκρίνουν. Μερικοί άνθρωποι συμβιβάζονται απλώς συγκρίνοντας τις δηλώσεις τους με τα βιβλιάρια επιταγών τους. Άλλοι στην πραγματικότητα προετοιμάζουν ένα νέο έγγραφο, εμφανίζοντας τις εγγραφές και στις δύο στήλες και σημειώνοντας τυχόν παραλλαγές μεταξύ των δύο. Το αντίγραφο τραπεζικής συμφωνίας χρησιμοποιείται επίσης για να επιβεβαιώσει ότι οι τόκοι που κερδήθηκαν, οι προμήθειες και άλλες επιβαρύνσεις που εμφανίζονται μόνο στο αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού λογαριασμού μεταφέρονται στα λογιστικά αρχεία.
Εάν εντοπιστεί μια ασυμφωνία και δεν μπορεί να λογιστικοποιηθεί ή υπάρχει προφανώς πρόβλημα στην τράπεζα, όπως για παράδειγμα εάν μια επιταγή γραμμένη για $100 δολάρια Ηνωμένων Πολιτειών (USD) έχει καταγραφεί ως επιταγή για $1,000 USD, θα πρέπει να προσκομιστεί την προσοχή της τράπεζας το συντομότερο δυνατό. Οι άνθρωποι μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις καταστάσεις τραπεζικής συμφωνίας για να δείξουν τη φύση του σφάλματος και η τράπεζα μπορεί να διερευνήσει. Οι διορθωτικές ενέργειες μπορεί να περιλαμβάνουν πίστωση λογαριασμού που χρεώθηκε κατά λάθος ή έναρξη έρευνας για απάτη.
Ένα πράγμα που πρέπει να γνωρίζετε με τα προσωπικά οικονομικά είναι ότι μερικές φορές οι επιταγές χρειάζονται πολύ χρόνο για να εκκαθαριστούν. Τα άτομα που διαθέτουν λογιστικό λογισμικό μπορούν συνήθως να δημιουργήσουν γρήγορα μια λίστα με απλήρωτες επιταγές για να συγκρίνουν με μια απροσδόκητη εγγραφή σε ένα αντίγραφο κίνησης τραπεζών, αλλά όσοι τηρούν έντυπα αρχεία μπορεί να προβληματιστούν σχετικά με τη δραστηριότητα του λογαριασμού χωρίς να συνειδητοποιήσουν ότι αντικατοπτρίζει μια επιταγή που γράφτηκε πριν από αρκετούς μήνες που τελικά κάποιος κατέθεσε. Ορισμένες τράπεζες σημειώνουν βοηθητικά όταν οι επιταγές είναι εκτός σειράς για να στείλουν μια κόκκινη σημαία, ώστε κάποιος να ξέρει να ελέγξει περαιτέρω στα αρχεία του για την αρχική λογιστική εγγραφή.