Ένας εγκεκριμένος κατάλογος προμηθευτών (AVL) είναι ένας κατάλογος διαφόρων τύπων προμηθευτών και παρόχων για τους οποίους μια εταιρεία συμφώνησε ότι πληροί τα πρότυπά της ως προς την ποιότητα και την τιμή και έχει εξουσιοδοτήσει τους αντιπροσώπους αγορών και άλλους στη δομή της εταιρείας να πραγματοποιούν παραγγελίες όταν και ως απαιτείται. Μαζί με εταιρείες, μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί, ακόμη και κυβερνητικά τμήματα, συνήθως συντάσσουν μια λίστα με εγκεκριμένους προμηθευτές που θα χρησιμοποιούν για τα πάντα, από την αποθήκευση των μηχανημάτων αυτόματης πώλησης σε ένα χώρο διαλείμματος εργαζομένων έως την αγορά εξοπλισμού υψηλής τιμής για χρήση σε μια κατασκευαστική επιχείρηση. Συνήθως, κάθε προμηθευτής που επιθυμεί να προστεθεί στον εγκεκριμένο κατάλογο προμηθευτών μιας εταιρείας ή άλλου οργανισμού πρέπει να πληροί και να διατηρεί αυστηρά πρότυπα που ορίζει ο πελάτης.
Ενώ οι απαιτήσεις για ένταξη σε εγκεκριμένο κατάλογο προμηθευτών διαφέρουν από τη μια κατάσταση στην άλλη, η ανάγκη παροχής αγαθών ή υπηρεσιών υψηλής ποιότητας σε ανταγωνιστικές τιμές είναι συχνά απαραίτητη. Οι πελάτες μπορούν επίσης να αξιολογήσουν χαρακτηριστικά όπως η ικανότητα του προμηθευτή να συμπληρώνει άμεσα μεγάλες ποσότητες ως μέρος μιας παραγγελίας, να διαχειρίζεται αποτελεσματικά επαναλαμβανόμενες ή πάγιες παραγγελίες χωρίς αποτυχία και να διαχειρίζεται τη διαδικασία παράδοσης με τρόπο που ο πελάτης θεωρεί έγκαιρη και αποτελεσματική. Οι περισσότερες εταιρείες και κυβερνητικοί οργανισμοί θα έχουν συγκεκριμένα κριτήρια που πρέπει να πληροί κάθε προμηθευτής προτού εξεταστεί για εγγραφή στον κατάλογο και συχνά θα τα μοιράζονται με οποιονδήποτε πάροχο που ενδιαφέρεται να συνεργαστεί με την εταιρεία.
Ένα από τα οφέλη του να είσαι εγκεκριμένος κατάλογος προμηθευτών είναι ότι πολλές εταιρείες με αυτόν τον τύπο συμφωνίας επιμένουν ότι οι παραγγελίες πρέπει να γίνονται μόνο με παρόχους που είναι στη λίστα. Μερικές φορές γνωστό ως συμφωνία προμηθευτή επιλογής, αυτό σημαίνει ότι, εκτός εάν ένας προμηθευτής σε αυτήν την εγκεκριμένη λίστα δεν είναι σε θέση να εκπληρώσει μια παραγγελία εντός του επιτρεπόμενου χρονικού πλαισίου, οι αντιπρόσωποι και άλλοι εντός της εταιρείας που είναι εξουσιοδοτημένοι να κάνουν παραγγελίες πρέπει να χρησιμοποιήσουν έναν εγκεκριμένο προμηθευτή. Αυτό σημαίνει ότι η παρουσία στη λίστα συχνά εξασφαλίζει μια σταθερή ροή του όγκου των επιχειρήσεων από τον πελάτη, υπό τον όρο ότι ο πωλητής δεν κάνει τίποτα για να θέσει σε κίνδυνο αυτήν την εγκεκριμένη κατάσταση.
Προκειμένου να παραχωρηθεί μια θέση σε έναν εγκεκριμένο κατάλογο προμηθευτών, δεν είναι ασυνήθιστο για έναν προμηθευτή να επεκτείνει τις μειωμένες τιμές ή να προσφέρει άλλα προνόμια ως μέσο διασφάλισης της επιχείρησης του πελάτη. Οι όροι που αφορούν την προεξοφλημένη τιμολόγηση και άλλα οφέλη τεκμηριώνονται συνήθως σε κάποιο είδος συμβατικής συμφωνίας, όπως συμφωνία αγοράς όγκου ή κάποιο άλλο είδος εγγράφου που κλειδώνει την τιμολόγηση και τους όρους για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Συνήθως, ένας πελάτης που είναι πρόθυμος να δεσμευτεί για μεγαλύτερο όγκο αγορών κατά τη διάρκεια αυτής της χρονικής περιόδου θα λάβει μεγαλύτερες εκπτώσεις, μια στρατηγική που βοηθά στη διαχείριση του κόστους στο τέλος του πελάτη, ενώ επιτρέπει επίσης στον πωλητή να προβάλει τις ανάγκες παραγωγής και αποθέματος με βάση αυτές τις δεσμεύσεις Το
SmartAsset.