Η λίστα προμηθευτών είναι μια ομάδα ατόμων ή εταιρειών που χρησιμοποιεί μια επιχείρηση για να αγοράσει αντικείμενα και υπηρεσίες. Σε αντίθεση με τη λίστα πελατών, αυτή η λίστα θα δείχνει σε όλους τους προμηθευτές στους οποίους η εταιρεία πληρώνει χρήματα σε τακτική βάση για να λαμβάνει τα είδη και τις υπηρεσίες που χρειάζονται για να διατηρήσουν την επιχείρησή τους. Όταν χρησιμοποιείται λογισμικό λογιστικής, αυτός ο κατάλογος θα εισαχθεί στο πρόγραμμα, με έναν αριθμό που θα του ανατεθεί, έτσι ώστε ο λογιστής ή ο λογιστής να μπορεί να παρακολουθεί τις οφειλές και τις πληρωμένες οφειλές. Συνήθως πρόκειται για μια ομάδα την οποία ο κάτοχος ή ο επικεφαλής διαχειριστής έχει εγκρίνει για χρήση, όπου παίζει ρόλο ο όρος εγκεκριμένος κατάλογος προμηθευτών.
Ένας εγκεκριμένος κατάλογος προμηθευτών εμφανίζει τα κύρια άτομα ή εταιρείες που χρησιμοποιεί η επιχείρηση σε τακτική βάση και που έχουν επιλεγεί ως τα προτιμώμενα από αυτά, τα οποία συνήθως ονομάζονται λίστα προτιμώμενων προμηθευτών. Φυσικά, όταν ο κύριος προμηθευτής είναι εκτός αποθέματος για κάτι ή έχει αυξήσει τις τιμές του πολύ ψηλά, τότε μπορείτε να επιλέξετε άλλους προμηθευτές από τη λίστα. Πρόκειται για εφεδρικούς προμηθευτές και χρησιμοποιούνται μόνο όταν είναι απαραίτητο. Καθώς βγαίνουν νέα στοιχεία και τίθενται σε ισχύ οι αλλαγές τιμών, αυτές οι επαφές μπορεί να αλλάξουν από κύρια σε δευτερεύουσα και αντίστροφα.
Ένα άλλο σύνολο επαφών που μπορούν να απαριθμηθούν στη λίστα προμηθευτών είναι οι εργολάβοι που χρησιμοποιούνται για επισκευές και υπηρεσίες. Αυτά τα άτομα ή οι εταιρείες, θα έχουν ξεχωριστούς αριθμούς, ώστε ο λογιστής να μπορεί να κάνει διάκριση μεταξύ πωλητών ειδών και πωλητών υπηρεσιών. Ωστόσο, δεδομένου ότι η επιχείρηση πληρώνει χρήματα για αυτές τις εξειδικευμένες υπηρεσίες, εξακολουθούν να θεωρούνται προμηθευτές και ως εκ τούτου θα συμπεριληφθούν στον κατάλογο, ώστε να μπορούν να προσδιοριστούν λεπτομερώς οι υπηρεσίες και οι επισκευές που παρέχουν.
Παρόλο που πολλοί άνθρωποι πιστεύουν ότι η λίστα πελατών είναι μια ξεχωριστή ενότητα στη λίστα, η αλήθεια είναι ότι είναι τελείως διαφορετικοί. Ένας πωλητής είναι ένα πρόσωπο ή οντότητα στο οποίο η επιχείρηση πληρώνει χρήματα για υπηρεσίες και αγαθά. Πελάτης είναι αυτός που πληρώνει την εταιρεία για τους ίδιους λόγους. Η λίστα προμηθευτών θα περιλαμβάνει μόνο τα άτομα στα οποία η εταιρεία πληρώνει χρήματα, ενώ τα άτομα ή οι εταιρείες από τις οποίες λαμβάνουν χρήματα θα διατηρούνται σε μια εντελώς διαφορετική λίστα και θα καταχωρούνται σε ξεχωριστό τμήμα του λογιστικού λογισμικού, εάν υπάρχουν χρησιμοποιείται.
SmartAsset.