Στους περισσότερους μεγάλους οργανισμούς, το τμήμα προμηθειών είναι υπεύθυνο για τη δημιουργία και τη συντήρηση της λίστας προτιμώμενων προμηθευτών. Αυτή η λίστα παρέχεται στα τμήματα και τους υπαλλήλους αγορών για να βοηθήσουν στην πτυχή της τοποθέτησης παραγγελιών της προμήθειας ή της αγοράς. Ο πρωταρχικός σκοπός αυτής της λίστας είναι να βοηθήσει τους αγοραστές να επιλέξουν προμηθευτές που έχουν ολοκληρώσει μια διεξοδική διαδικασία ελέγχου.
Η διαδικασία που απαιτείται για την προσθήκη ενός προμηθευτή στη λίστα προτιμώμενων προμηθευτών διαφέρει ανάλογα με τον οργανισμό. Συνήθως, το χρονικό διάστημα που απαιτείται και το είδος της επανεξέτασης καθορίζονται από την αξία δολαρίου του εμπορεύματος. Οι περισσότερες εταιρείες έχουν μια λίστα με προϊόντα που πρέπει να αγοράζουν σε τακτική βάση. Αντί να εκδώσουν αίτημα για πρόταση (RFP) και να επιλέξουν έναν προμηθευτή, παρέχουν μια λίστα προτιμώμενων προμηθευτών στο προσωπικό.
Ως ελάχιστο κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας ελέγχου, προσδιορίζεται το νόμιμο όνομα και η διεύθυνση του πωλητή, μαζί με τους φορολογικούς αριθμούς, τα εμπορεύματα που προσφέρουν ή τις υπηρεσίες. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν μια υπηρεσία αξιολόγησης, όπως οι Dunn και Bradstreet ή εταιρείες αξιολόγησης που αφορούν συγκεκριμένους κλάδους, για να επιβεβαιώσουν τη νομιμότητα της εταιρείας και να καθορίσουν εάν υπάρχουν γνωστά ζητήματα με την εταιρεία.
Στις περισσότερες εταιρείες, μια λεπτομερής ανασκόπηση του προμηθευτή ολοκληρώνεται πριν προστεθεί στη λίστα προτιμώμενων προμηθευτών. Το πρώτο βήμα σε αυτήν τη διαδικασία είναι η υποβολή συμπληρωμένης φόρμας αιτήματος από τον πωλητή. Οι απαιτούμενες πληροφορίες μπορεί να περιλαμβάνουν αντίγραφο οικονομικής κατάστασης, όγκο υλικών που παράγονται, πηγές ανταλλακτικών, συνδικαλιστικές σχέσεις και κατάλογο στελεχών της εταιρείας.
Αυτές οι πληροφορίες ελέγχονται από το προσωπικό προμηθειών, το οποίο είναι υπεύθυνο για τη διασφάλιση της ακρίβειάς του. Εκτός από αυτή τη συλλογή πληροφοριών, πολλές εταιρείες απαιτούν επιτόπιο έλεγχο. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, ένα μέλος του τμήματος προμηθειών κάνει μια λεπτομερή περιήγηση στις εγκαταστάσεις, συναντά το προσωπικό και εξετάζει τις διαδικασίες διασφάλισης ποιότητας.
Δεν είναι ασυνήθιστο για τις εταιρείες να επαναξιολογούν τη λίστα προτιμώμενων προμηθευτών κάθε τρία έως πέντε χρόνια. Σκοπός της επιθεώρησης είναι να εξετάσει τυχόν αλλαγές στις διαδικασίες, τους προμηθευτές και άλλες σχετικές πληροφορίες. Εάν η ποιότητα των προϊόντων μιας εταιρείας μειωθεί, μπορεί να αφαιρεθεί από τη λίστα.
Είναι ευθύνη του προσωπικού προμηθειών να διαχειρίζεται και να παρακολουθεί την απόδοση των προμηθευτών. Οι αναφορές για τις αγοραστικές δραστηριότητες, τα τιμολόγια, τα τεύχη και τις αποστολές συχνά συλλέγονται σε τριμηνιαία βάση και αναθεωρούνται. Η συνεχής αφοσίωση στη διαχείριση των προμηθευτών θεωρείται η καλύτερη πρακτική στον οργανισμό αγορών.
SmartAsset.