Η μείωση των δεδομένων είναι ένας όρος που εφαρμόζεται στην επιχειρηματική πρακτική της συσσώρευσης, ανάλυσης και τελικά μετατροπής τεράστιων όγκων δεδομένων σε μια σειρά συνοπτικών αναφορών. Η ιδέα πίσω από τη διαδικασία μείωσης δεδομένων είναι η παροχή μιας πλήρους, αλλά κάπως απλουστευμένης μορφής που μπορεί να χρησιμοποιηθεί με σχετική ευκολία στις επιχειρηματικές ρυθμίσεις. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν πολλές διαφορετικές προσεγγίσεις στη διαδικασία, με την επιλογή τεχνικών και συστημάτων μείωσης δεδομένων ανάλογα με τη φύση των δεδομένων και τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να δομηθούν αυτές οι συνοπτικές εκθέσεις προκειμένου να παρέχεται πλήρης και ολοκληρωμένη αναπαράσταση αυτών των δεδομένων.
Ένα από τα πρωταρχικά καθήκοντα σε κάθε είδους προσπάθεια μείωσης δεδομένων είναι η οργάνωση όλων των δεδομένων που συλλέγονται για τον σκοπό αυτό. Μερικές φορές αυτό το τμήμα της διαδικασίας επικεντρώνεται στην καθιέρωση κάποιου είδους τάξης στα δεδομένα που περιλαμβάνει την ιεράρχηση προτεραιοτήτων με συνεπή τρόπο, χρησιμοποιώντας καλά καθορισμένα κριτήρια για να βοηθήσει στη δραστηριότητα. Ανάλογα με τον τύπο των δεδομένων που εμπλέκονται, δεν είναι ασυνήθιστο να περιλαμβάνεται κάποια στρογγυλοποίηση ορισμένων αριθμών, προκειμένου να διευκολυνθεί η επεξεργασία των πληροφοριών κατά τη σύνοψη. Τέλος, η διάταξη των δεδομένων σε πίνακες, αναφορές στήλης ή άλλους τύπους επισήμανσης ή μορφοποίησης μπορεί να είναι απαραίτητη για να επιτρέπεται στους παραλήπτες των αναφορών να παρακολουθούν με σχετική ευκολία τα logistics των απλουστευμένων πληροφοριών.
Στο παρελθόν, η διαδικασία διεξαγωγής διαθέσιμων δεδομένων και ιεράρχησης και οργάνωσης των πληροφοριών σε χρήσιμες μορφές γινόταν χειροκίνητα. Ανάλογα με τον όγκο των δεδομένων και το κοινό -στόχο για αυτά τα δεδομένα, η διαδικασία μπορεί να διαρκέσει μήνες ή και χρόνια. Χάρη στη δημιουργία πακέτων λογισμικού σήμερα που έχουν σχεδιαστεί για να αντιμετωπίζουν δεδομένα που είναι σε διάφορες μορφές, οι αναφορές μπορούν να προετοιμαστούν σε ημέρες ή εβδομάδες. Οι περισσότεροι τύποι λογισμικού μπορούν να αντλήσουν πληροφορίες από πολλές διαφορετικές βάσεις δεδομένων και να βοηθήσουν στη διαδικασία ταξινόμησης, καθιστώντας πολύ ευκολότερη και ταχύτερη την προετοιμασία απλοποιημένων δεδομένων τόσο χρήσιμων όσο και εύληπτων.
Η χρήση μεθόδων επεξεργασίας δεδομένων για την απλοποίηση πληροφοριών για παρουσίαση σε αναφορές ευανάγνωστες είναι σημαντική για επιχειρήσεις σχεδόν οποιουδήποτε μεγέθους. Τα χρησιμοποιούμενα συστήματα μείωσης δεδομένων μπορούν να βοηθήσουν στην προετοιμασία αναφορών αποδοτικότητας και παραγωγής που είναι χρήσιμα για τους διαχειριστές ή να βοηθήσουν τις δυνάμεις πωλήσεων να κατανοήσουν καλύτερα την αποτελεσματικότητα των τρέχοντων καμπανιών ή διαδικασιών πωλήσεων που απαιτούνται από την εταιρεία. Η επεξεργασία και η κωδικοποίηση δεδομένων μπορούν επίσης να αποδειχθούν χρήσιμες όταν πρόκειται να αποδείξετε στους επενδυτές τις δυνατότητες που σχετίζονται με την κυκλοφορία ενός νέου προϊόντος.
SmartAsset.