Η μεταγραφή επιχειρήσεων είναι ένα έγγραφο που παρέχει μια μόνιμη καταγραφή του τι συνέβη σε μια επαγγελματική συνάντηση κάποιου τύπου. Πολλές εταιρείες απαιτούν αυτό το είδος μεταγραφής για ένα ευρύ φάσμα συναντήσεων, συμπεριλαμβανομένων των σχέσεων με τους επενδυτές ή των συνεδριάσεων κερδών, ή ως καταγραφή των γεγονότων σε συνεδριάσεις διοικητικού συμβουλίου ή διευθυντών. Αυτό που παραμερίζει μια επιχειρηματική μεταγραφή από άλλες μορφές μόνιμων αρχείων είναι ότι η λεπτομέρεια είναι συνήθως με τη μορφή μιας κατά λέξη απαγγελίας όσων ειπώθηκαν στη συνάντηση, έναντι της τήρησης πρακτικών που συμπυκνώνουν και ουσιαστικά συνοψίζουν τα γεγονότα.
Η χρήση της επιχειρησιακής μεταγραφής εντοπίζεται με συναντήσεις που πραγματοποιούνται σε ένα ευρύ φάσμα περιβαλλόντων. Αυτές περιλαμβάνουν προσωπικές συναντήσεις σε φυσικές τοποθεσίες, καθώς και συναντήσεις που πραγματοποιούνται μέσω τηλεδιάσκεψης ή ακόμη και διαδικτυακής διάσκεψης. Τις προηγούμενες δεκαετίες, οι μεταγραφείς που είχαν εκπαιδευτεί στη χρήση στενογραφίας συχνά ετοίμαζαν ένα γραπτό αντίγραφο των γεγονότων που συνέβαιναν κατά τη διάρκεια της συνάντησης και στη συνέχεια χρησιμοποιούσαν τις σημειώσεις της στενογραφίας για να προετοιμάσουν μια πλήρη μεταγραφή αργότερα. Πιο πρόσφατα, η προσέγγιση απαιτεί την πραγματοποίηση ηχογράφησης του συμβάντος και στη συνέχεια τη χρήση αυτής της εγγραφής για την προετοιμασία της πληκτρολογημένης επιχειρηματικής μεταγραφής.
Μαζί με τη χρήση επιχειρηματικής μεταγραφής για συναντήσεις υψηλού προφίλ, μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν στη δημιουργία λεπτομερών μόνιμων αρχείων για άλλες εκδηλώσεις. Για παράδειγμα, ένας εθνικός ή περιφερειακός διευθυντής πωλήσεων μπορεί να επιλέξει να παραγγείλει μια μεταγραφή για εβδομαδιαίες ή μηνιαίες διασκέψεις που διεξάγονται με άλλο προσωπικό πωλήσεων εντός του οργανισμού. Με τον ίδιο τρόπο, η προετοιμασία μιας επιχειρηματικής συναλλαγής για συναντήσεις που πραγματοποιούνται από τα μέλη μιας επιτροπής έργου μπορεί επίσης να βοηθήσει στη δημιουργία μόνιμου αρχείου για το τι συζητήθηκε στη συνάντηση και σε ποιο πλαίσιο.
Ενώ πολλές εταιρείες διαχειρίζονται εσωτερικά τη διαδικασία μεταγραφής επιχειρήσεων, είναι επίσης δυνατό να χρησιμοποιηθούν ανεξάρτητες υπηρεσίες μεταγραφής για τη διαχείριση της διαδικασίας. Πολλές εταιρείες τηλεπικοινωνιών που παρέχουν προϊόντα ήχου και διαδικτυακής διάσκεψης προσφέρουν επίσης αυτόν τον τύπο υπηρεσίας. Ένα γραπτό έγγραφο προετοιμάζεται από την ηχογράφηση της συνάντησης, και στη συνέχεια προωθείται σε μια βασική επαφή εντός του οργανισμού του πελάτη. Οι περισσότεροι πάροχοι θα υποβάλουν τη μεταγραφή με έναν από τους διάφορους τρόπους, με βάση τις ανάγκες του πελάτη. Η υποβολή μπορεί να είναι με τη μορφή ηλεκτρονικού εγγράφου που επισυνάπτεται σε ένα email, ενός εγγράφου που δημοσιεύεται σε ασφαλή τοποθεσία για ανάκτηση από άτομα με τη σωστή εξουσιοδότηση ή ακόμη και προετοιμασία και προώθηση ενός CD-R που περιέχει το ηλεκτρονικό αρχείο.
Η σημασία της επιχειρηματικής μεταγραφής δεν μπορεί να υπερεκτιμηθεί. Δεδομένου ότι η μεταγραφή θα περιλαμβάνει πλήρεις λεπτομέρειες σχετικά με το ποιος είπε τι σε μια συνάντηση, η λεπτομέρεια μπορεί συχνά να είναι πολύ χρήσιμη για τον καθορισμό του πλαισίου για τις δηλώσεις που έγιναν. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν χρησιμοποιείτε τη μεταγραφή προκειμένου να διευθετηθούν ζητήματα που επηρεάζουν τη λειτουργία της επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένων τυχόν νομικών ζητημάτων που μπορεί να προκύψουν κάποια στιγμή μετά τη συνάντηση.
SmartAsset.