Η μεταπληροφορία είναι απλώς μικρά τμήματα πληροφοριών σχετικά με πληροφορίες. Η κύρια λειτουργία της μεταπληροφορίας είναι να παρέχει ορισμένες γενικές λεπτομέρειες σχετικά με την εστίαση και το περιεχόμενο ενός μεγαλύτερου όγκου πιο ολοκληρωμένων πληροφοριών. Στο πλαίσιο του αναδυόμενου τομέα της διαχείρισης γνώσης, οι περίμετροι για τον χαρακτηρισμό ενός συγκεκριμένου τμήματος ως μεταπληροφορίας έχουν καθοριστεί αρκετά καλά.
Ουσιαστικά, η μεταπληροφορία ή τα μεταδεδομένα συχνά χρησιμεύουν ως πρόδρομος ή ως σύνοψη των δεδομένων και των πληροφοριών που περιέχονται σε ένα μεγαλύτερο σώμα λεπτομερειών. Για παράδειγμα, το σώμα μιας εργασίας όρου θα εννοηθεί ότι περιέχει δεδομένα και πληροφορίες. Ωστόσο, ο τίτλος, η περιγραφή ή η σύνοψη του θέματος για την εργασία ή οποιοσδήποτε τύπος επισκόπησης θα θεωρηθεί μεταπληροφορία.
Κατά μία έννοια, η μεταπληροφορία χρησιμεύει ως teaser για το τι πρόκειται να έρθει. Τα κοινά στοιχεία που ταξινομούνται ως μεταπληροφορίες παρέχουν μια ματιά στο τι είναι το μεγαλύτερο σύνολο πληροφοριών, χωρίς να αποκαλύπτουν πολλά γεγονότα. Έτσι, η χρήση της μεταπληροφορίας είναι συνήθως μια συσκευή για να δελεάσει τον αναγνώστη να προχωρήσει και να αρχίσει να διαβάζει το μεγαλύτερο έργο.
Η κατασκευή της μεταπληροφορίας βασίζεται συχνά σε όλα τα στοιχεία που προσδιορίζονται στον κλάδο της διαχείρισης γνώσης. Η μεταπληροφορία θα κάνει χρήση δεδομένων, τα οποία είναι απλώς πραγματολογικά στοιχεία. Οι πληροφορίες, οι οποίες είναι ουσιαστικά συμπεράσματα που προκύπτουν από τα παρουσιαζόμενα δεδομένα, μπορεί επίσης να πληροφορήσουν εν μέρει τη δομή της μεταπληροφορίας. Τέλος, συχνά περιλαμβάνεται και το συστατικό της γνώσης. Η γνώση σε αυτό το πλαίσιο θεωρείται ότι είναι το στοιχείο που περιλαμβάνει τη χρήση των δεδομένων και των πληροφοριών για την προβολή ενός αποτελέσματος.
Ενώ ο πραγματικός προσδιορισμός τίτλων, θεματικών γραμμών και η χρήση μιας σύνοψης ως μεταπληροφορίας είναι ένα σχετικά νέο φαινόμενο, η έννοια υπάρχει εδώ και αιώνες. Πολλοί συγγραφείς επιλέγουν να κάνουν τους τίτλους κάπως περιγραφικούς, ειδικά σε επιστημονικά ερευνητικά έργα. Η χρήση μιας απλής σύνοψης μιας ή δύο προτάσεων είναι κοινή σε πολλά επιστημονικά και επιχειρηματικά έγγραφα. Ασφαλώς, η ιδέα της εξαγωγής συμπερασμάτων και της χρήσης των δεδομένων που περιλαμβάνονται για την προβολή μελλοντικών γεγονότων είναι επίσης κοινό στοιχείο των γραπτών εργασιών ανά τους αιώνες. Η κατανόηση αυτών των λογοτεχνικών κατασκευών με όρους μεταπληροφορίας απλώς διευκολύνει τον εντοπισμό αυτών των κοινών στοιχείων με όρους που είναι εύκολα κατανοητοί στον σημερινό κόσμο.