Η οργάνωση της γνώσης είναι η συνολική διαδικασία «οργάνωσης» και τακτοποίησης όλων των πληροφοριών και των γνώσεων που συλλέγονται από μια εταιρεία ή μια εταιρεία. Με αυτόν τον τρόπο, μια εταιρεία μπορεί να έχει πολύ πιο εύκολο χρόνο να λάβει δεδομένα και πόρους όταν είναι απαραίτητο. Αυτή η διαδικασία βοηθά επίσης μια εταιρεία να προσδιορίσει πόση γνώση έχει και πόση της λείπει. Η έννοια της οργάνωσης της γνώσης, επομένως, αντιμετώπισε τη «γνώση» ως ένα περιουσιακό στοιχείο που πρέπει να διατηρηθεί και να αυξηθεί προς όφελος της εταιρείας.
Η μέθοδος οργάνωσης της γνώσης περιλαμβάνει διάφορα βήματα, τα οποία μπορούν να συμβούν τόσο με αλληλοεπικάλυψη όσο και ταυτόχρονα. Το πρώτο βήμα είναι η ταξινόμηση, όπου τα έγγραφα μπορούν πρώτα να ταξινομηθούν και να ομαδοποιηθούν σύμφωνα με τους κοινούς παράγοντες τους. Ακολουθεί χαρτογράφηση γνώσης, στην οποία προσδιορίζονται όλες οι πιθανές πηγές γνώσης – άνθρωποι, ιδρύματα και τεχνολογία. Αυτό βοηθά στην αύξηση της διαθέσιμης γνώσης σε ποιότητα και ποσότητα.
Η ευρετηρίαση όλης της γνώσης είναι το επόμενο βήμα στην οργάνωση της γνώσης. Σε αυτό το στάδιο, αποθηκεύονται όλα τα δεδομένα και τα έγγραφα που συλλέγονται. Συνήθως, η κατηγοριοποίηση συμβαίνει ταυτόχρονα με την ευρετηρίαση, για τον προσδιορισμό και την επισήμανση όλων των ομάδων γνώσης που ταξινομήθηκαν αρχικά. Η παρακολούθηση αυτών των βημάτων μπορεί να είναι δύσκολο να επιτευχθεί όταν γίνεται χειροκίνητα, οπότε οι εταιρείες χρησιμοποιούν συνήθως λογισμικό και εφαρμογές υπολογιστών για να διευκολύνουν τις εργασίες. Τα προγράμματα υπολογιστών είναι επίσης πιο προσβάσιμα όσον αφορά την αναζήτηση και ανάκτηση όλων των ειδών των εγγράφων και της “γνώσης”.
Ο οργανισμός γνώσης ασχολείται όχι μόνο με τη γνώση που μπορεί να εισαχθεί στην εταιρεία, αλλά και με τις υπάρχουσες γνώσεις και πληροφορίες εντός της ίδιας της εταιρείας. Παραδείγματα εσωτερικών γνώσεων είναι οι αξιολογήσεις των εργαζομένων, τα διαγράμματα ροής εργασίας και οι ετήσιες οικονομικές αναφορές. Όλες αυτές οι γνώσεις βοηθούν μια εταιρεία να καθορίσει πού βρίσκονται τα δυνατά της σημεία και πώς να μειώσει και να βελτιώσει τις αδυναμίες της. Μόλις υπάρξουν όλες οι σχετικές γνώσεις, οι βασικοί αξιωματικοί μπορούν να πραγματοποιήσουν συναντήσεις και συνέδρια ως μέρος του οργανισμού γνώσης.
Αυτή η πρακτική είναι σημαντική όχι μόνο για εταιρείες και τομείς που σχετίζονται με επιχειρήσεις, αλλά είναι επίσης πολύτιμη σε ιδρύματα, ιστορικά αρχεία και μουσεία. Ακόμη και οι βιβλιοθήκες ακολουθούν έναν παραδοσιακό τύπο οργάνωσης γνώσης μέσω καρτών καταλόγου και ευρετηρίων, πολύ πριν από την παρουσία υπολογιστών. Τα μουσεία, ειδικά, έχουν ανάγκη να οργανώσουν όλες τις συγκεντρωμένες γνώσεις για να διασφαλίσουν ότι όλα τα δεδομένα είναι αυθεντικά, αξιόπιστα και προσβάσιμα στο κοινό. Ακόμη και οι εγκυκλοπαίδειες και τα αλμανάκ είναι καθημερινά παραδείγματα όπου έχει εφαρμοστεί η οργάνωση της γνώσης. Συνοψίζοντας, όλοι οι οργανισμοί και οι προσπάθειες που βασίζονται στη γνώση χρειάζονται τη διαδικασία της οργάνωσης της γνώσης για να είναι εύκολο να συλλεχθούν, να ανακτηθούν και να γίνουν κατανοητά όλα τα σχετικά δεδομένα.
SmartAsset.