Το μηνιαίο αντίγραφο είναι ένας γενικός όρος για ένα εξατομικευμένο οικονομικό αρχείο που ενημερώνει τακτικά έναν παραλήπτη για την κατάσταση του λογαριασμού του. Συνήθως αποστέλλεται στον παραλήπτη την ίδια ημέρα κάθε μήνα ή κοντά. Υπάρχουν τόσοι διαφορετικοί τύποι αυτών των δηλώσεων όσοι και τύποι λογαριασμών.
Για έναν λογαριασμό όψεως, μια μηνιαία κατάσταση θα εμφανίζει το τρέχον υπόλοιπο στον λογαριασμό κατά την ημερομηνία του λογαριασμού. Ο πελάτης μπορεί να ελέγξει ότι όλες οι χρεώσεις του λογαριασμού είναι ακριβείς και ότι έχουν εφαρμοστεί όλες οι καταθέσεις ή οι πιστώσεις που έχουν πραγματοποιηθεί από την κίνηση του προηγούμενου μήνα. Εάν ο λογαριασμός είναι υπερανάληψης, αυτό θα εμφανίζεται και στο αντίγραφο κίνησης. Μια κατάσταση λογαριασμού ταμιευτηρίου εμφανίζει επίσης το τρέχον υπόλοιπο που συσσωρεύτηκε και τις καταθέσεις ή τα μερίσματα τόκων που εφαρμόστηκαν στη δραστηριότητα του τρέχοντος μήνα. Εάν έχουν γίνει ανάληψη χρημάτων από τον λογαριασμό ταμιευτηρίου τις προηγούμενες 28-31 ημέρες, αυτό θα πρέπει επίσης να εμφανίζεται στο αντίγραφο κίνησης.
Ενώ ένα αντίγραφο κίνησης τράπεζας αναφέρει τα χρήματα που έχουν συσσωρευτεί σε έναν συγκεκριμένο λογαριασμό, μια μηνιαία κατάσταση πιστωτικής κάρτας αναφέρει το χρέος που έχει συσσωρευτεί σε μια συγκεκριμένη πιστωτική κάρτα. Στην περίπτωση τρέχοντος υπολοίπου, η μηνιαία κατάσταση επιτρέπει στον πελάτη να δει το υπόλοιπο του προηγούμενου μήνα και τυχόν πιστώσεις που έχουν εφαρμοστεί έκτοτε. Αναφέρονται επίσης χρεώσεις, μαζί με την τρέχουσα οφειλόμενη πληρωμή και την ημερομηνία λήξης.
Σχεδόν κάθε τύπος συμφωνίας δανείου ενσωματώνει μια μηνιαία κατάσταση. Οι πληρωμές στεγαστικών δανείων, οι πληρωμές αυτοκινήτων και άλλα στοιχεία μεγάλου εισιτηρίου που δεν έχουν εξοφληθεί πλήρως κατά τη στιγμή της αγοράς θα χρησιμοποιήσουν το αντίγραφο κίνησης για να διευκολύνουν την εξόφληση του χρέους. Ασφάλιση αυτοκινήτου, ιατρικοί λογαριασμοί και άλλα αγαθά και υπηρεσίες χρησιμοποιούν επίσης αυτό το σύστημα.
Ορισμένες μικρές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν μια άτυπη μηνιαία δήλωση ως εργαλείο χρέωσης. Ο κηπουρός μπορεί να αφήσει μια δήλωση στο γραμματοκιβώτιό σας που δεν είναι άλλη από μια χειρόγραφη απόδειξη των παρεχόμενων υπηρεσιών, με το υπόλοιπο που οφείλεται. Για εκείνες τις μικρές επιχειρήσεις που παρέχουν μια υπηρεσία ή ένα προϊόν και απαιτούν πελάτες χρέωσης, μπορούν να προσληφθούν λογιστικές υπηρεσίες για τη διεκπεραίωση της χρέωσης. Σε αυτήν την περίπτωση, το τρίτο μέρος προετοιμάζει και αποστέλλει μηνιαίες δηλώσεις στους πελάτες και ενδέχεται επίσης να εισπράττει σε ληξιπρόθεσμους λογαριασμούς ανάλογα με τη συμφωνία.
Με την έλευση του Διαδικτύου, ορισμένοι πλέον επιλέγουν ηλεκτρονικά μηνιαία αντίγραφα κίνησης και ηλεκτρονικές πληρωμές. Αυτό ισοδυναμεί με λήψη και πληρωμή μέσω Διαδικτύου με ηλεκτρονική τραπεζική μεταφορά ή πιστωτική κάρτα. Λόγω πιθανών κινδύνων για την ασφάλεια, άλλοι προτιμούν την παραδοσιακή μέθοδο ταχυδρομικής αλληλογραφίας.