Όπως μπορεί να επιβεβαιώσει οποιοσδήποτε έχει αναπηδήσει ποτέ μια επιταγή, η ικανότητα εξισορρόπησης ενός βιβλίου επιταγών μπορεί να είναι κρίσιμη. Οι τράπεζες κάνουν λάθη περιστασιακά και οι επιταγές μπορεί να μην εκκαθαρίσουν τον λογαριασμό σας τόσο έγκαιρα όσο ελπίζατε. Με την αυξημένη δημοτικότητα των χρεωστικών καρτών, είναι επίσης πολύ πιθανό να ξεχάσετε μια συναλλαγή ή δύο. Η εξισορρόπηση ενός βιβλιαρίου επιταγών σε τακτική βάση μπορεί κυριολεκτικά να γλιτώσει έναν κάτοχο λογαριασμού όψεως από την επιβολή χρεώσεων επιστρεφόμενων επιταγών και την κοινωνική αμηχανία της σύνταξης μιας ακατάλληλης επιταγής ή της απόρριψης μιας αγοράς χρεωστικής κάρτας σε ένα τοπικό κατάστημα.
Για να ισορροπήσετε σωστά ένα βιβλιάριο επιταγών, θα χρειαστείτε πρώτα ορισμένες πληροφορίες λογαριασμού. Οι τράπεζες γενικά ταχυδρομούν μια μηνιαία κατάσταση στην οποία αναφέρονται όλες οι επιταγές και οι συναλλαγές με χρεωστικές κάρτες που έχουν εκκαθαριστεί, μαζί με τον συνολικό αριθμό και τα ποσά των καταθέσεων που έγιναν κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Μπορείτε επίσης να έχετε πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες μέσω μιας τηλεφωνικής υπηρεσίας που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης ή ενός ιδιωτικού ιστότοπου ηλεκτρονικής κίνησης τραπεζικού λογαριασμού. Ο πιο σημαντικός αριθμός που πρέπει να σημειωθεί είναι το τελικό υπόλοιπο της τράπεζας. Ως επί το πλείστον, το υπόλοιπο του λογαριασμού της τράπεζας θα πρέπει να θεωρείται η απόλυτη αλήθεια όταν εξισορροπείτε ένα βιβλιάριο επιταγών. Ωστόσο, μπορεί να μην περιλαμβάνει κάθε συναλλαγή.
Όταν εξισορροπείτε ένα βιβλιάριο επιταγών, στην πραγματικότητα εναρμονίζετε τα προσωπικά σας τραπεζικά αρχεία, δηλαδή το μητρώο επιταγών σας, με αυτά της τράπεζας που διατηρεί τον λογαριασμό σας. Αναζητάτε τυχόν αποκλίσεις σχετικά με τα ποσά των καταθέσεων, τις εκκαθαρισμένες επιταγές, τις εκκρεμείς επιταγές, τις τραπεζικές προμήθειες, τις πληρωμές τόκων και ούτω καθεξής. Όταν είστε έτοιμοι να εξισορροπήσετε το βιβλιάριο επιταγών σας, βοηθάει να έχετε στη διάθεσή σας όλα τα αντίγραφα κίνησης της τράπεζας, συμπεριλαμβανομένων των αντιγράφων των εκκαθαρισμένων επιταγών και των καταθέσεων.
Το πρώτο βήμα κατά την εξισορρόπηση ενός βιβλιαρίου επιταγών είναι να προσδιορίσετε το τελικό υπόλοιπο της τράπεζας και να συγκρίνετε αυτόν τον αριθμό με το δικό σας μητρώο βιβλιαρίου επιταγών. Μερικές φορές το τελικό υπόλοιπο της τράπεζας ταιριάζει με το τελικό υπόλοιπο του βιβλίου με την πένα, αλλά πιθανότατα οι δύο αριθμοί δεν θα ταιριάζουν στην αρχή. Αυτό δεν είναι ασυνήθιστο, ειδικά εάν στέλνετε έναν σημαντικό αριθμό επιταγών κάθε μήνα ή έχετε πολλούς εξουσιοδοτημένους χρήστες μιας χρεωστικής κάρτας.
Το επόμενο βήμα είναι να συγκρίνετε τον αριθμό των επιταγών που έχετε γράψει με τον αριθμό των επιταγών που έχουν εκκαθαρίσει την τράπεζα. Αναζητήστε κενά στους αριθμούς επιταγών που αναφέρονται στην κίνηση τραπεζικού λογαριασμού. Αυτές οι επιταγές που λείπουν μπορεί να σας έχουν επιστραφεί χωρίς επεξεργασία ή μπορεί να είναι ακόμη σε εκκρεμότητα. Αφαιρέστε το συνολικό ποσό τυχόν εκκρεμών επιταγών από το δηλωμένο υπόλοιπο της τράπεζας για να προσδιορίσετε το πραγματικό υπόλοιπό σας μόλις εκκαθαριστούν όλες οι εκκρεμείς επιταγές.
Ο αριθμός και τα ποσά των καταθέσεων θα πρέπει επίσης να ελέγχονται διπλά έναντι του τραπεζικού λογαριασμού. Αυτό το σύνολο θα πρέπει ήδη να ενσωματωθεί στο τελικό υπόλοιπο της τράπεζας, αλλά θα μπορούσε να υπάρχει πιθανότητα να μην είχε πιστωθεί μια πρόσφατη κατάθεση κατά τη δημιουργία του λογαριασμού. Προσθέστε τυχόν καταθέσεις που έχουν καταγραφεί στο βιβλιάριο επιταγών σας και δεν εμφανίζονται στο αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού λογαριασμού στο τελικό υπόλοιπο.
Ενδέχεται να περιλαμβάνονται ορισμένες τραπεζικές χρεώσεις, πληρωμές τόκων ή άλλες χρεώσεις στο αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού λογαριασμού, τις οποίες δεν καταγράψατε στο δικό σας μητρώο επιταγών. Αναζητήστε αυτά τα ποσά στο αντίγραφο κίνησης της τράπεζας και προσθέστε τα στο δικό σας μητρώο επιταγών. Αφαιρέστε αυτό το ποσό από το υπόλοιπο του βιβλιαρίου επιταγών σας και συγκρίνετε ξανά το τελικό υπόλοιπο της τράπεζας με το δικό σας μητρώο επιταγών. Τα δύο ποσά πρέπει τώρα να ταιριάζουν, ιδανικά με την πένα. Μόλις το υπόλοιπο του μητρώου του βιβλιαρίου επιταγών σας συγχρονιστεί περισσότερο με το τελικό υπόλοιπο του μηνιαίου λογαριασμού της τράπεζας, έχετε εξισορροπήσει με επιτυχία το βιβλιάριο επιταγών σας.
Τυχόν σημαντικές αποκλίσεις που ενδέχεται να ανακαλύψετε κατά τη διαδικασία εξισορρόπησης του βιβλιαρίου επιταγών θα πρέπει να συζητηθούν με την τράπεζά σας. Η τράπεζα μπορεί να έχει κάνει ένα λογιστικό λάθος ή μια παλαιότερη επιταγή που εκκρεμεί μπορεί τελικά να έχει παρουσιαστεί στην τράπεζα για επεξεργασία. Μπορεί επίσης να υπάρχει κάποια μη εξουσιοδοτημένη χρήση χρεωστικής κάρτας ή ζήτημα κλοπής ταυτότητας. Η απόδειξη τέτοιων αποκλίσεων γίνεται πολύ πιο εύκολη αφού αφιερώσετε χρόνο για να εξισορροπήσετε ένα βιβλιάριο επιταγών στο μέγιστο των δυνατοτήτων σας.