Με απλά λόγια, μια οικονομική έκθεση έργου είναι ένα έγγραφο που καθορίζει τη συνολική απόδοση ενός έργου, το χρονικό του πλαίσιο και τον προϋπολογισμό του. Πολλές εταιρείες και επιχειρήσεις τα χρησιμοποιούν για να παρακολουθούν την κερδοφορία και τα έξοδα διαφόρων προσπαθειών και είναι επίσης χρήσιμα για κυβερνήσεις και άλλους οργανισμούς. Οι ιδιαιτερότητες του τι εμπλέκεται συνήθως ποικίλλουν κάπως ανάλογα με τη φύση του υπό εξέταση έργου, αλλά στις περισσότερες περιπτώσεις τα βασικά στοιχεία όλων των εκθέσεων είναι περίπου τα ίδια: όλα ορίζουν τα βασικά έσοδα και τα έξοδα, για παράδειγμα, καθώς και τον καθορισμό μέθοδοι κατανομής· Τις περισσότερες φορές προσδιορίζουν επίσης τους πρωταρχικούς στόχους και τις προσδοκίες του έργου που προχωρούν. Συχνά απαιτούνται εκθέσεις από εξωτερικά μέρη που έχουν οικονομικό συμφέρον για τα έργα που περιγράφονται, και σε πολλές περιπτώσεις η επιτυχία και η συνεχής χρηματοδότηση των επιχειρήσεων εξαρτάται από το εάν οι επενδυτές είναι ή όχι ικανοποιημένοι με τους αριθμούς και τα στατιστικά στοιχεία που διαβιβάζονται. Μερικές φορές οι αναφορές περιλαμβάνονται στη μεγαλύτερη ετήσια έκθεση μιας εταιρείας, η οποία συνήθως παρέχεται στους μετόχους, αλλά συνήθως μπορεί επίσης να ζητηθεί και να δημοσιευτεί ανεξάρτητα. Ο χρόνος εξαρτάται συνήθως από το πότε ολοκληρώνεται το έργο ή, εναλλακτικά, από το πότε οι μεγάλοι επενδυτές θέλουν μια αναφορά προόδου.
Κατανόηση των Οικονομικών Καταστάσεων και Αναφορών Γενικά
Οι οικονομικές καταστάσεις είναι κρίσιμες για όλες τις επιχειρηματικές προσπάθειες, είτε μεγάλες είτε μικρές και είτε για κέρδος είτε όχι. Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι, σε μεγάλο βαθμό για να ευθυγραμμιστούν με πολλούς διαφορετικούς στόχους. Μια κατάσταση κερδών και ζημιών, επίσης γνωστή ως αναφορά εσόδων και δαπανών ή κερδών και εξόδων, είναι ένα παράδειγμα. ένα άλλο είναι ένας ισολογισμός ή μια αναφορά ισοζυγίου λογαριασμού. Μια αναφορά ταμειακών ροών είναι λιγότερο συχνή σε μικρότερες οντότητες και σπάνια δημιουργείται από ιδιώτες.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό που κάνει μια συγκεκριμένη οικονομική έκθεση έργου μοναδική είναι το εύρος της. Και οι τρεις βασικοί τύποι οικονομικών καταστάσεων μπορούν να χρησιμοποιηθούν είτε ευρέως είτε συγκεκριμένα, και όλα μπορούν να συμπεριληφθούν σε μια αναφορά έργου εάν χρησιμοποιούνται για τη λεπτομέρεια των προοπτικών ή της απόδοσης ενός συγκεκριμένου, μεμονωμένου έργου.
Λεπτομέρειες για τις Αναφορές Έργου που Πρέπει να Αναλυθούν
Μια τυπική οικονομική έκθεση έργου περιλαμβάνει συνήθως μια γραπτή αφήγηση για να ενημερώσει τον αναγνώστη για τους στόχους και την πρόοδο του έργου. Αυτό το μέρος της έκθεσης θα συζητήσει επίσης τις υπερβάσεις έργων και τα προβλήματα που επηρεάζουν την οικονομική απόδοση. Συνήθως συμπεριλαμβάνεται η αναφορά σχετικά με το πόσα χρήματα αποκτήθηκαν ή χάθηκαν κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης χρονικής περιόδου, πώς εμφανίστηκε αυτό το κέρδος ή η ζημία στους διάφορους λογαριασμούς και πόσα χρήματα προήλθαν από δραστηριότητες που παράγουν έσοδα, επενδυτικές δραστηριότητες και δάνεια. Πολλά από αυτά ποικίλλουν ανάλογα με το ίδιο το έργο, με μεγαλύτερες και πιο σύνθετες προσπάθειες που απαιτούν περισσότερα. Ωστόσο, τα βασικά στοιχεία που περιλαμβάνονται είναι συνήθως αρκετά συνεπή.
Έσοδα και Έξοδα
Συνήθως είναι απαραίτητο να κατανέμονται τα έσοδα και τα έξοδα με μεγάλη ακρίβεια στη λογιστική του έργου. Τα έσοδα πρέπει να συνδέονται άμεσα με το έργο, για παράδειγμα. Στις περισσότερες περιπτώσεις τα έξοδα θα κατηγοριοποιηθούν σε δύο μεγάλες ομάδες: άμεσες και έμμεσες δαπάνες.
Οι άμεσες δαπάνες πραγματοποιούνται αποκλειστικά λόγω δραστηριοτήτων του έργου, όπως η εργασία και οι προμήθειες έργων. Οι έμμεσες δαπάνες μοιράζονται με άλλα έργα ή δραστηριότητες. Αυτές περιλαμβάνουν τη διαχείριση πάνω από τη διαχείριση έργου και διάφορες λειτουργίες υποστήριξης, όπως ο ποιοτικός έλεγχος ή το μάρκετινγκ.
Η κατανομή του έμμεσου κόστους είναι συχνά λίγο πιο περίπλοκη. Αν και υπάρχουν πρότυπα για την κατανομή που έχουν αναπτυχθεί από επαγγελματίες λογιστές, αυτά μπορεί να είναι ανοιχτά σε συζήτηση. Ένα παράδειγμα μιας τέτοιας συζήτησης για το κόστος είναι ο σωστός τρόπος κατανομής του χρόνου ενός διαχειριστή τμήματος υποστήριξης εκτός έργου με αρκετούς τεχνικούς που έχουν ανατεθεί σε διάφορους διαχειριστές έργων για ποιοτικό έλεγχο. Εάν ο διευθυντής ποιοτικού ελέγχου δεν χρειάζεται πραγματικά να επανεξετάσει την εργασία που εκτελείται από τον υπάλληλο του, εάν θα πρέπει να διαθέσει μέρος του χρόνου του για τη διαχείριση του υπαλλήλου λόγω του έμμεσου κόστους παροχής χώρου γραφείου, πρόσληψης, εκπαίδευσης και άλλων διοικητικών δαπανών που σχετίζονται Η διάθεση του τεχνικού υπαλλήλου στο έργο είναι κάπως αμφιλεγόμενη — ορισμένες αναφορές περιλαμβάνουν αυτό ενώ άλλες όχι.
Καθορισμός του μεγαλύτερου εύρους
Μια άλλη ανησυχία για την αναθεώρηση μιας οικονομικής έκθεσης έργου είναι ο ορισμός του αντικειμένου του έργου. Τα έργα συχνά επεκτείνονται ή επαναπρογραμματίζονται ή παρουσιάζουν αλλαγή στα επίπεδα χρηματοδότησης. Η δήλωση εργασίας που περιγράφει την εργασία που πρέπει να εκτελεστεί, το χρονοδιάγραμμα και το κόστος πρέπει να αναθεωρηθούν εγκαίρως. Αυτή η διευρυμένη δραστηριότητα εργασίας θα πρέπει να δηλώνεται με σαφήνεια στο γραπτό τμήμα της οικονομικής έκθεσης του έργου, έτσι ώστε η αποτελεσματικότητα και η επιτυχία του έργου να μπορούν να καθοριστούν με σαφήνεια.