Η περίοδος είσπραξης οφειλετών είναι το χρονικό διάστημα που απαιτείται για τους πελάτες μιας επιχείρησης για να λάβουν τιμολόγηση για αγαθά και υπηρεσίες που παρέχονται, να προγραμματίσουν την πληρωμή για αυτά τα τιμολόγια και τελικά να υποβάλουν την πληρωμή στον πάροχο. Συνήθως, η περίοδος είσπραξης ξεκινά από την ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου και λήγει την ημερομηνία που καταχωρείται η πληρωμή για αυτό το τιμολόγιο. Οι εταιρείες θα παρακολουθούν τόσο την περίοδο είσπραξης των οφειλετών για κάθε μεμονωμένο πελάτη και επίσης θα λαμβάνουν περιοδικά ένα στιγμιότυπο της μέσης περιόδου καθώς σχετίζεται με ολόκληρη τη πελατειακή βάση. Με αυτόν τον τρόπο καθίσταται δυνατός ο προσδιορισμός πότε η περίοδος υφίσταται κάποιου είδους αύξηση και επιτρέπει στην εταιρεία να λάβει τα κατάλληλα μέτρα για να μειώσει την περίοδο σε έναν μέσο όρο που είναι πιο συμφέρων.
Ο βασικός τύπος για τον υπολογισμό οποιουδήποτε τύπου περιόδου είσπραξης οφειλετών για μια πελατειακή βάση ως σύνολο ξεκινά με τον προσδιορισμό του μέσου αριθμού οφειλετών που σχετίζεται με την υπό εξέταση χρονική περίοδο. Αυτό γίνεται με τον προσδιορισμό του αριθμού των ενεργών οφειλετών την πρώτη ημέρα της περιόδου καθώς και των ενεργών οφειλετών την τελευταία ημέρα της περιόδου. Αυτοί οι δύο αριθμοί προστίθενται και στη συνέχεια διαιρούνται με δύο προκειμένου να ληφθεί ο απαραίτητος μέσος όρος.
Μόλις καθοριστεί ο μέσος αριθμός οφειλετών για την περίοδο, προσδιορίζεται η διάρκεια της υπό εξέταση περιόδου. Ανάλογα με τον λόγο για τον υπολογισμό, η διάρκεια μπορεί να είναι ένα πλήρες ημερολογιακό έτος, ένα τέταρτο ή ακόμη και μια εβδομάδα. Ο πολλαπλασιασμός του μέσου αριθμού οφειλετών με τη διάρκεια, εκφραζόμενη στον αριθμό των ημερών που εμπλέκονται στην περίοδο, θα δώσει το τελικό αποτέλεσμα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να είναι σκόπιμο να υπολογιστεί η περίοδος είσπραξης των οφειλετών χρησιμοποιώντας 12 μήνες αντί για 365 ημέρες, ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο θα χρησιμοποιηθούν τα προκύπτοντα δεδομένα για την ανάλυση της γήρανσης των τιμολογίων στους λογαριασμούς εισπρακτέων. Ο αριθμός αυτός διαιρείται στη συνέχεια με τον συνολικό αριθμό των πωλήσεων που πραγματοποιήθηκαν κατά την υπό εξέταση περίοδο για να προσδιοριστεί η μέση περίοδος είσπραξης των οφειλετών για το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.
Στην ιδανική περίπτωση, ο στόχος είναι να επιτευχθεί μια περίοδος είσπραξης οφειλετών που είναι μικρότερη παρά μεγαλύτερη. Για παράδειγμα, εάν ο υπολογισμός υποδεικνύει ότι η μέση περίοδος είσπραξης οφειλετών είναι 60 ημέρες ή λιγότερο, αυτό αποτελεί ένδειξη υγιούς κύκλου εργασιών στους λογαριασμούς εισπρακτέων που είναι πιθανό να παρέχει ένα δίκαιο ποσό ταμειακών ροών. Από την άλλη πλευρά, εάν η μέση περίοδος συλλογής είναι μεγαλύτερη των 90 ημερών, οι ιδιοκτήτες και οι διευθυντές εταιρειών θα θέλουν να εξετάσουν προσεκτικά τις τρέχουσες πολιτικές και διαδικασίες, καθώς και να εντοπίσουν συγκεκριμένους πελάτες που μπορεί να συμβάλλουν σημαντικά στη μεγαλύτερη διάρκεια. προκαλώντας πιθανά προβλήματα με τις ταμειακές ροές.