Η προμήθεια προσφορών είναι ένα σύστημα στο οποίο οι εταιρείες που αναζητούν ένα προϊόν ή μια υπηρεσία επιτρέπουν σε άλλες εταιρείες ή ιδιώτες να υποβάλλουν ανταγωνιστικές προσφορές προκειμένου να κερδίσουν το δικαίωμα να παρέχουν το ζητούμενο προϊόν ή υπηρεσία. Η διαδικασία είναι επίσης γνωστή ως “πρόσκληση υποβολής προσφορών”, καθώς η εταιρεία που χρειάζεται το προϊόν ή την υπηρεσία καλεί τους παρόχους να υποβάλουν την καλύτερη προσφορά τους. Η προμήθεια συχνά διεκπεραιώνεται από τον αντιπρόσωπο αγορών για την εταιρεία που αναζητά ένα προϊόν ή μια υπηρεσία. Αυτό το άτομο έχει την εξουσία να αναθέτει συμβάσεις σε προμηθευτές της προσφοράς που κέρδισε.
Οι περισσότερες εταιρείες που βασίζονται σε προϊόντα ή υπηρεσίες τρίτων έχουν τμήμα προμηθειών. Αυτές οι εταιρείες περιλαμβάνουν εκείνες που χρειάζονται πρώτες ύλες για την παραγωγή του τελικού τους προϊόντος, όπως κατασκευαστικές εταιρείες ή συναρμολογητές ή μεταπωλητές υπολογιστών, μεταξύ άλλων. Η εταιρεία που ζητά τις προσφορές θα περιγράφει επίσης τις απαιτήσεις κάθε προσφοράς σε ένα έγγραφο που ονομάζεται αίτηση για πρόταση (RFP). Το αίτημα για πρόταση περιγράφει τη διαδικασία που πρέπει να ακολουθήσουν οι υποψήφιοι για να υποβάλουν τις προσφορές τους. Αυτό περιλαμβάνει γενικά την τιμή που θα προμηθεύσει ο προμηθευτής ένα προϊόν ή μια υπηρεσία και τον χρόνο στον οποίο θα παραδοθεί.
Οι κυβερνητικές εγκαταστάσεις χρησιμοποιούν συνήθως το σύστημα προμηθειών για να λάβουν αρκετές δίκαιες προσφορές για οποιοδήποτε προϊόν ή υπηρεσία χρειάζονται. Αυτό γίνεται για να διασφαλιστεί ότι δεν συντελείται ακατάλληλη κατά την ανάθεση οποιασδήποτε συγκεκριμένης σύμβασης. Για παράδειγμα, η Γενική Υπηρεσία Υπηρεσιών των Ηνωμένων Πολιτειών (GSA) έχει πολλά τμήματα που διαχειρίζονται το σύστημα προμήθειας προσφορών. Το GSA διαθέτει έναν ιστότοπο στον οποίο αναφέρονται όλες οι ευκαιρίες επικοινωνίας και οι σχετικές οδηγίες υποβολής προσφορών.
Τα περισσότερα συστήματα προμηθειών προσφοράς απαιτούν τον νικητή να είναι η χαμηλότερη τιμή. Ωστόσο, ορισμένα συστήματα βασίζονται σε συνδυασμό μεταβλητών, όπως ο χρόνος παράδοσης, η πιθανότητα αθέτησης προμηθευτή και η πίστωση προμηθευτή. Για την υποβολή προσφοράς, ένας δυνητικός προμηθευτής χρειάζεται μόνο να εγγραφεί στην εταιρεία που ζητά την πρόταση προσφοράς και να προετοιμάσει την προσφορά του σύμφωνα με τους ειδικούς κανόνες και οδηγίες της σύμβασης.
Ο νικητής πλειοδότης ειδοποιείται από τον υπεύθυνο προμήθειας προσφοράς και ανατίθεται επίσημα η σύμβαση. Ο προμηθευτής διαθέτει ένα ορισμένο χρονικό διάστημα για να παραδώσει το προϊόν ή την υπηρεσία του. Εάν το προϊόν ή η υπηρεσία δεν μπορεί να παραδοθεί εγκαίρως, η επαφή μπορεί να κηρυχθεί άκυρη και η διαδικασία προμήθειας προσφορών να ξεκινήσει από την αρχή. Ο προμηθευτής που δεν μπορούσε να παραδώσει εγκαίρως συνήθως αποκλείεται από την υποβολή περαιτέρω προσφορών για την ίδια σύμβαση.
SmartAsset.