Η προμήθεια RFP είναι η διαδικασία έκδοσης αιτήματος για πρόταση (RFP) για τη λήψη προσφορών για την προμήθεια αγαθών ή υπηρεσιών. Η διαδικασία προμηθειών RFP χρησιμοποιείται ευρέως διεθνώς ως το κατάλληλο μέσο για συγκεκριμένους τύπους δραστηριοτήτων προμηθειών ή αγορών. Παρόλο που οι τιμές ποικίλλουν ανά εταιρεία, οι αγορές ή τα συμβόλαια πάνω από μια συγκεκριμένη αξία δολαρίου διαχειρίζονται μέσω RFP. Ανάλογα με τη βιομηχανία, οι προμήθειες RFP χρησιμοποιούνται επίσης για: έργα υψηλού κύρους, έργα μεγάλης αξίας δολαρίου, συμβάσεις για καλάθι αγαθών ή υπηρεσιών και για έργα όπου ενδέχεται να υπάρξει σύγκρουση συμφερόντων.
Σε μια διαδικασία RFP, ο πελάτης είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία του εγγράφου με όλες τις απαραίτητες προδιαγραφές, λεπτομέρειες και προθεσμίες. Στη συνέχεια, αυτές οι πληροφορίες παρέχονται είτε σε μια προκαταρκτική λίστα δυνητικών προμηθευτών είτε δημοσιεύονται σε ανοιχτό δίκτυο, έτσι ώστε όλοι οι προμηθευτές να έχουν πρόσβαση στο αίτημα. Οι προμηθευτές έχουν ένα συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο για να απαντήσουν, μαζί με το πρωτόκολλο και τις διαδικασίες που περιβάλλουν την ανάθεση της σύμβασης.
Σύμφωνα με το δίκαιο των συμβάσεων, η διαδικασία RFP αναγνωρίζεται ως μια δίκαιη και δίκαιη μέθοδος για τη συλλογή απαντήσεων των πωλητών και την ανάθεση σύμβασης. Η κύρια βάση για αυτήν την κρίση βασίζεται στη διαφάνεια της διαδικασίας. Οι πελάτες που αναθέτουν συμβάσεις σε προμηθευτές χωρίς υποστηρικτικά δεδομένα που βασίζονται στη διαδικασία RFP μπορούν να κινηθούν ενώπιον του αστικού δικαστηρίου. Ο πελάτης έχει το βάρος να παράσχει τεκμηρίωση και απόδειξη ότι η διαδικασία ανάθεσης ήταν δίκαιη και δίκαιη. Η μη παροχή αυτών των υποστηρικτικών πληροφοριών θα οδηγήσει σε μεγάλα πρόστιμα, τα οποία καταβάλλονται στον ανεπιτυχή προμηθευτή.
Τα έργα υψηλού προφίλ ή υψηλής αξίας δολαρίου ωφελούνται από μια διαδικασία RFP, καθώς ενθαρρύνει τους προμηθευτές να παρέχουν τον καλύτερο δυνατό συνδυασμό τιμής, ποιότητας και υπηρεσίας. Η διαδικασία λήψης αποφάσεων είναι ευκολότερη, καθώς τα κριτήρια είναι σαφή και όλοι οι προμηθευτές καλούνται να παρέχουν τις ίδιες πληροφορίες. Επιπλέον, αυτή η διαδικασία διαχειρίζεται την αλληλεπίδραση μεταξύ του προσωπικού πωλήσεων και του πελάτη, επιτρέποντας και στις δύο πλευρές να επικεντρωθούν στα βασικά ζητήματα και απαιτήσεις.
Η σύμβαση για ένα καλάθι αγαθών είναι αρκετά περίπλοκη. Αυτή η προσέγγιση χρησιμοποιείται συνήθως κατά την επιλογή ενός προμηθευτή για αγορές πολλαπλών χρήσεων και όχι ενός συγκεκριμένου προϊόντος. Για παράδειγμα, οι συμβάσεις προμηθειών γραφείου ανατίθενται βάσει ενός συνδυασμού τιμής, παράδοσης και εξυπηρέτησης. Προκειμένου να συγκριθούν δίκαια οι τιμές, η απάντηση βασίζεται σε ένα συγκεκριμένο καλάθι αγαθών. Αυτή η εστίαση παρέχει το απαραίτητο εργαλείο για να περιορίσει την εστίαση σε μια ποσοτικοποιήσιμη τιμή.
Μια σύγκρουση συμφερόντων μπορεί να συμβεί όταν το άτομο που είναι υπεύθυνο για την προμήθεια ή η ομάδα χρηστών έχει προσωπικές σχέσεις με εταιρείες που παρέχουν αυτήν την υπηρεσία ή το προϊόν. Η χρήση προμηθειών RFP επιτρέπει στην εταιρεία να καλύψει τα ονόματα των ερωτηθέντων, να προσθέσει διαφορετικά άτομα στην επιτροπή αξιολόγησης ή να χρησιμοποιήσει άλλο προσωπικό για να λάβει την απόφαση. Αυτός είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να αποφύγετε τις δαπανηρές διαφορές.
SmartAsset.