Ο προσδιορισμός των καλύτερων συμβούλων μηχανικών για ένα έργο είναι ευκολότερος εάν ακολουθούνται επίσημες διαδικασίες διαχείρισης έργου κατά τη διαδικασία επιλογής. Προσλαμβάνονται σύμβουλοι μηχανικών για μια μεγάλη ποικιλία θέσεων εργασίας που κυμαίνονται από δραστηριότητες εφαρμοσμένης έρευνας έως το σχεδιασμό και την κατασκευή μεγάλων εγκαταστάσεων. Οι υπηρεσίες των συμβούλων αποκτώνται με την προετοιμασία αιτήματος για πρόταση (RFP) και την επακόλουθη αξιολόγηση των απαντήσεων. Η διαδικασία RFP, η οποία μπορεί να συνταχθεί και από συμβούλους, πρέπει να διαχειρίζεται άτομα που είναι καλά καταρτισμένα στον τομέα τους και γνωρίζουν τα επιθυμητά αποτελέσματα. Τα μέτρα ποιοτικού ελέγχου απαιτούν από την ομάδα επιλογής να αξιολογεί τις αναφορές προηγούμενων εργασιών των κορυφαίων υποψηφίων για τη θέση εργασίας.
Οι διαδικασίες διαχείρισης του έργου που ακολουθούνται από την ομάδα επιλογής περιλαμβάνουν την έγκαιρη προετοιμασία του RFP, τη δημιουργία ενός μέσου επικοινωνίας με τους ενδιαφερόμενους πλειοδότες και έναν μηχανισμό που επιτρέπει ή δεν επιτρέπει πρόσθετες εργασίες ή διαφορετική προσέγγιση από τον πλειοδότη. Επιπλέον, οι σχεδιαστές πρέπει να κοινοποιήσουν το πρόγραμμά τους για υποβολή και ανάλυση των απαντήσεων. Συχνά, αν και όχι πάντα, αποκαλύπτονται και τα κριτήρια αξιολόγησης.
Το RFP είναι το έγγραφο που μεταφέρει το έργο στους ενδιαφερόμενους συμβούλους μηχανικούς. Το εύρος της εργασίας είναι το μοναδικό πιο αποφασιστικό στοιχείο της RFP και της διαδικασίας επιλογής στο σύνολό της. Όταν ο στόχος του έργου είναι σαφώς καθορισμένος, οι ίδιοι οι μηχανικοί συχνά αρνούνται να υποβάλουν προσφορά εάν συνειδητοποιήσουν ότι το έργο δεν εμπίπτει στον τομέα της εμπειρογνωμοσύνης τους.
Το πεδίο εφαρμογής καθορίζει τα σημεία έναρξης και λήξης του έργου. Θα περιλαμβάνει ό,τι είναι γνωστό και άγνωστο για τη διαδικασία ή το έργο, επιτρέποντας στους μηχανικούς να πραγματοποιήσουν τη δοκιμή ή την πειραματική εργασία που θα συμπεριλάβουν στην πρότασή τους. Ένα καλογραμμένο πεδίο θα απεικονίζει το αποτέλεσμα του έργου με τόση λεπτομέρεια που είναι εύκολο για όλα τα μέρη να γνωρίζουν πότε το έργο έχει ολοκληρωθεί και αποδεκτής ποιότητας. Το υπόλοιπο της RFP θα περιγράφει την εργασία που πρέπει να εκτελεστεί, τα παραδοτέα, τις προσδοκίες ποιοτικού ελέγχου και τις απαιτούμενες ημερομηνίες λήξης για διάφορα ορόσημα.
Τα καθήκοντα εργασίας συνήθως περιγράφονται σε μια ιεραρχία στόχων και υποστόχων που ονομάζεται πρόγραμμα ανάλυσης εργασιών (WBS). Η εργασία για τη σύνταξη ενός WBS διαβεβαιώνει τους σχεδιαστές ότι το έργο είναι ολοκληρωμένο και ότι κανένα στοιχείο δεν έχει ξεχαστεί. Οι πλειοδότες χρησιμοποιούν το WBS ως έναν εύκολα κατανοητό τρόπο για να παρουσιάσουν την απάντησή τους και μια λίστα ελέγχου για πληρότητα.
Η επιτροπή επιλογής πρέπει να αξιολογήσει τους υποψηφίους σε περισσότερα από τα γραπτά έγγραφα για να έχει εμπιστοσύνη ότι επιλέγονται οι καλύτεροι σύμβουλοι μηχανικών. Προηγούμενα έργα παρόμοιας φύσης, εάν είναι διαθέσιμα, θα πρέπει να μελετηθούν για να προσδιοριστεί η ικανότητα των συμβούλων να παρέχουν έγκαιρα αποτελέσματα υψηλής ποιότητας. Πολλά έργα ενσωματώνουν ενδιάμεσα σημεία αξιολόγησης για να καθορίσουν εάν τα αποτελέσματα είναι στοχευμένα. Μερικές φορές εφαρμόζονται κίνητρα για την προώθηση της τήρησης των χρονοδιαγραμμάτων.
Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία RFP, το έργο ενδέχεται να μην ανατεθεί απαραίτητα. Πολλές φορές, η διοίκηση ανακαλύπτει ελλείποντα κρίκους στο έργο που έγιναν εμφανείς κατά την εξέταση των απαντήσεων. Η επανεξέταση του έργου από πολλές μη εμπλεκόμενες ομάδες εμπειρογνωμόνων μπορεί να επισημάνει ελλείψεις ή ελλιπείς πληροφορίες. Μερικές φορές, οι καλύτεροι σύμβουλοι μηχανικών ανακαλύπτονται διαβάζοντας την απάντηση που απαριθμεί τα ελλιπή δεδομένα ή τις κακές υποθέσεις του αρχικού RFP.