Μια πρόσκληση για προσφορά είναι ένα αίτημα από μια εταιρεία, οργανισμό ή εταιρεία για προμηθευτές να υποβάλουν προσφορές για την ολοκλήρωση ενός έργου ή την κάλυψη των συνεχιζόμενων αναγκών προμήθειας. Κάθε προσφορά θα πρέπει να περιέχει λεπτομερή ανάλυση του τι θα παρασχεθεί και με ποιο κόστος. Συνήθως, η χαμηλότερη προσφορά κερδίζει, αν και άλλοι παράγοντες μπορεί να παίζουν ρόλο στη διαδικασία λήψης απόφασης για τον τρόπο ανάθεσης μιας σύμβασης. Οι προσκλήσεις για προσφορές αναφέρονται συχνά σε εφημερίδες και σε δημόσιους πίνακες ανακοινώσεων και μπορούν επίσης να ληφθούν μέσω του γραφείου ενός οργανισμού.
Γνωστό και ως πρόσκληση υποβολής προσφοράς, αυτό το αίτημα απλώς ζητά πληροφορίες τιμολόγησης. Αυτό διαφέρει από ένα αίτημα για πρόταση, όπου το έγγραφο περιλαμβάνει μια συζήτηση για το τι χρειάζεται και καλεί τους πωλητές όχι μόνο να παράσχουν μια εκτίμηση τιμής, αλλά και να συζητήσουν πώς θα καλύψουν μια ανάγκη. Σε αιτήματα για πρόταση, επιτρέπεται μεγαλύτερο περιθώριο τιμολόγησης, καθώς ένας πλειοδότης μπορεί να δείξει ότι μια πιο ακριβή μέθοδος έχει μακροπρόθεσμα οφέλη ή ότι είναι πιο ικανή να καλύψει την ανάγκη από έναν άλλο προμηθευτή.
Η διαδικασία πρόσκλησης υποβολής προσφορών είναι συχνά σφραγισμένη. Οι πλειοδότες λαμβάνουν τεκμηρίωση σχετικά με τις προδιαγραφές και έχουν ορισμένο χρονικό διάστημα για να υποβάλουν προσφορά. Σε μια δεδομένη ημερομηνία και ώρα, το προσωπικό ανοίγει όλες τις προσφορές ταυτόχρονα, καταγράφει τις σχετικές λεπτομέρειες και καθορίζει ποιος πλειοδότης θα λάβει τη σύμβαση. Στην περίπτωση των κρατικών υπηρεσιών, αυτές οι πληροφορίες είναι ανοιχτές στο κοινό και οποιοσδήποτε πωλητής μπορεί να ζητήσει να δει τις προσφορές, συμπεριλαμβανομένης της προσφοράς που κέρδισε.
Σε περιπτώσεις όπου η σύμβαση δεν έχει τη χαμηλότερη προσφορά, αυτό συνήθως οφείλεται σε ανησυχίες σχετικά με την ικανότητα του πωλητή να παραδώσει. Μια πρόσκληση για προσφορά μπορεί να είναι ύποπτα χαμηλή ή μπορεί να προέρχεται από μια εταιρεία με κακή φήμη. Κυρίως οι κυβερνητικές υπηρεσίες δεν μπορούν να συναλλάσσονται με προμηθευτές σε ορισμένα έθνη ή που σχετίζονται με συγκεκριμένα καθεστώτα, και επομένως ενδέχεται να απορρίψουν μια φαινομενικά λογική προσφορά εάν υπάρχουν ηθικές ή πολιτικές ανησυχίες. Εάν η χαμηλότερη προσφορά απορριφθεί, το πρακτορείο πρέπει να παράσχει έναν ισχυρό λόγο για την αποφυγή κατηγοριών για ευνοιοκρατία ή διάκριση.
Είναι σημαντικό να διαβάσετε προσεκτικά την πρόσκληση υποβολής προσφορών. Οι εταιρείες που είναι εξοικειωμένες με τη διαδικασία ενδέχεται να έχουν προσωπικό που επικεντρώνεται στην εξέταση όλων των ανοιχτών αιτημάτων, στην εύρεση αυτών που θα ήταν κατάλληλες για την εταιρεία και στην προετοιμασία των προσφορών. Τα έγγραφα πρέπει να τηρούνται επακριβώς και η προσφορά να είναι πλήρης και πλήρης. Εάν υπάρχει σφάλμα με την πρόσκληση υποβολής προσφορών, η εταιρεία πρέπει να το διορθώσει το συντομότερο δυνατό, καθώς η προσφορά μπορεί να αποτελέσει βάση για μια σύμβαση και ένα λάθος μπορεί να γίνει πολύ δαπανηρό.
SmartAsset.