Οι προτάσεις έργου είναι έγγραφα που έχουν σχεδιαστεί για να παρουσιάζουν ένα σχέδιο δράσης, να περιγράφουν τους λόγους για τους οποίους η δράση είναι απαραίτητη και να πείθουν τον αναγνώστη να συμφωνήσει και να εγκρίνει την εφαρμογή των ενεργειών που συνιστώνται στο σώμα του εγγράφου. Σε πολλές περιπτώσεις, το έγγραφο συντάσσεται ως απάντηση σε ένα αίτημα πρότασης (RFP) που εκδίδεται από έναν τρέχοντα ή μελλοντικό πελάτη. Ωστόσο, ένα έγγραφο αυτού του τύπου μπορεί επίσης να ετοιμαστεί για να εξυπηρετήσει έναν εσωτερικό σκοπό, ειδικά όταν κάποιος μέσα στην εταιρεία έχει μια ιδέα για το πώς να κάνει την εταιρεία πιο κερδοφόρα ή αποδοτική και χρειάζεται άδεια και υποστήριξη για την υλοποίηση της δράσης.
Σε κάθε περίπτωση, μια πρόταση έργου θα διευθετηθεί με σαφήνεια, έτσι ώστε οι αναγνώστες να μπορούν να ακολουθήσουν μια λογική εξέλιξη της σκέψης μέχρι το τέλος. Πολλά δείγματα προτάσεων προσφέρουν μια βασική κατευθυντήρια γραμμή που μπορεί να βοηθήσει ακόμη και τους αρχάριους να μπουν στην πορεία της αποτελεσματικής σύνταξης προτάσεων. Οι κατευθυντήριες γραμμές συνήθως προσδιορίζουν πέντε βασικά στοιχεία ή ενότητες οποιασδήποτε πρότασης έργου: την εισαγωγή, το ιστορικό, τη στρατηγική, τον προϋπολογισμό ή τη χρηματοδότηση και το αποτέλεσμα.
Με την εισαγωγική ενότητα μιας πρότασης έργου, η ιδέα είναι να πούμε στους αναγνώστες τι είναι το έργο και γιατί αξίζει να αφιερώσετε χρόνο για να εξετάσετε το έργο εξαρχής. Ουσιαστικά, αυτή η ενότητα χρησιμεύει για την επικύρωση του χρόνου και της προσπάθειας που δαπανήθηκε για την παρουσίαση των δεδομένων καθώς και του χρόνου που απαιτείται για την ανάγνωση και την εξέταση των πλεονεκτημάτων και της σκοπιμότητας του ίδιου του έργου. Η εισαγωγή δεν είναι ο τόπος για να παρουσιάσετε τα καρύδια του έργου, μόνο για να διαπιστώσετε τις δυνατότητές του και να καλλιεργήσετε αρκετό ενδιαφέρον για να ενθαρρύνετε τον αναγνώστη να μάθει περισσότερα.
Το υπόβαθρο εκθέτει τα βασικά σημεία της εισαγωγής, αναφέροντας συχνά συγκεκριμένους λόγους για τους οποίους το σχέδιο έργου είναι καλό, με βάση ιστορικά δεδομένα, προβλέψεις μελλοντικών αναγκών και επιδόσεων και τις τρέχουσες συνθήκες της επιχείρησης. Το υπόβαθρο βοηθά στην οικοδόμηση της υπόθεσης για το πώς το έργο μπορεί να καλύψει τις ανάγκες που έχουν προκύψει λόγω προηγούμενων ενεργειών, ενώ παράλληλα προβλέπονται μελλοντικές ανάγκες και αντιμετωπίζονται έγκαιρα. Ως επί το πλείστον, η ενότητα του ιστορικού θα καθιερώσει σταθερά ότι κάτι πρέπει να γίνει και θα ανοίξει το δρόμο για να μάθετε πώς μπορεί να επιτευχθεί αυτό.
Με την ενότητα στρατηγικής της πρότασης έργου, στόχος είναι να περιγραφούν όλες οι διαδικασίες που είναι απαραίτητες για την επιτυχία του έργου. Συχνά, η στρατηγική βοηθά στον καθορισμό βραχυπρόθεσμων και μακροπρόθεσμων στόχων για το έργο, εξηγεί πώς να ολοκληρώσετε συστηματικά κάθε βήμα και τι είδους απόδοση μπορεί να αναμένεται από την προσπάθεια. Εδώ, ο αναγνώστης αρχίζει να αποκτά μια ιδέα για το πόσο σημαντικό είναι το έργο και τις δυνατότητες που έχει για να βοηθήσει την εταιρεία να κάνει καλύτερη χρήση των διαθέσιμων πόρων ενώ τοποθετείται για το μέλλον.
Το τμήμα προϋπολογισμού καταλήγει στο τι πρέπει να γνωρίζουν οι περισσότεροι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων πριν εγκρίνουν οποιοδήποτε έργο: ποιο είναι το κόστος που συνεπάγεται η υλοποίηση της πρότασης έργου. Σε αυτήν την ενότητα, η λεπτομέρεια πρέπει να υποστηρίζεται με γεγονότα και αριθμούς που έχουν ερευνηθεί καλά και καλύπτουν κάθε πιθανή πτυχή της χρηματοδότησης που απαιτείται για την έναρξη και τη διατήρηση του έργου με την πάροδο του χρόνου. Πολλές προτάσεις αποτυγχάνουν εδώ, λόγω έλλειψης λεπτομερειών και αποδεικτικών στοιχείων για τη λεπτομέρεια που περιλαμβάνεται.
Τέλος, η πρόταση έργου επισημαίνει το αποτέλεσμα της εφαρμογής του έργου. Αυτή είναι η ενότητα όπου όλα τα οφέλη περιγράφονται με σαφήνεια. Τα πλεονεκτήματα μπορεί να περιλαμβάνουν στοιχεία όπως η μείωση του λειτουργικού κόστους, η αύξηση του δημόσιου προφίλ της επιχείρησης, η δημιουργία περισσότερων πωλήσεων ή η αύξηση των κερδών λόγω της αποτελεσματικότερης χρήσης των διαθέσιμων πόρων. Όπως και με τη λεπτομέρεια του προϋπολογισμού, είναι σημαντικό κάθε όφελος που αναφέρεται να μπορεί να υποστηρίζεται από άλλα δεδομένα προκειμένου να ληφθεί σοβαρά υπόψη.
Η σύνταξη μιας πρότασης είναι μερικές φορές ευκολότερη όταν παρέχεται ένας επίσημος RFP. Συχνά, το RFP καθορίζει τη βασική δομή της πρότασης, παρέχει ανεκτίμητες ενδείξεις για συγκεκριμένες πληροφορίες που ενδιαφέρουν τον πιθανό πελάτη και καθορίζει τη σειρά με την οποία παρουσιάζονται τα δεδομένα. Όταν παρέχεται RFP, είναι απαραίτητο να ακολουθείτε κατά γράμμα τις προδιαγραφές του εγγράφου. Διαφορετικά, η πρόταση θα ακυρωθεί και σε έναν από τους άλλους προμηθευτές που ακολούθησαν πιστά τις διατάξεις θα ανατεθεί η επιχείρηση.
SmartAsset.