Είτε διαχειρίζεστε έναν προϋπολογισμό νοικοκυριού με τη χρήση προσωπικού λογαριασμού ελέγχου είτε εργάζεστε στο λογιστικό τμήμα μιας επιχείρησης, οι πιθανότητες είναι ότι οι περισσότεροι άνθρωποι θα ασχολούνται με τη συμφιλίωση λογαριασμών σε τακτική βάση. Ουσιαστικά, αυτή η διαδικασία έχει να κάνει με τη διασφάλιση ότι το ποσό των ρευστών περιουσιακών στοιχείων που εμφανίζονται στο βιβλίο επιταγών είναι πανομοιότυπο με το υπόλοιπο λογαριασμού που εμφανίζεται σε κατάσταση τραπεζικού λογαριασμού την ίδια ημερομηνία.
Ένα από τα πρώτα εργαλεία που απαιτούνται για την αποτελεσματική εναρμόνιση λογαριασμών είναι η τεκμηρίωση για κάθε συναλλαγή που πραγματοποιήθηκε στο χρονικό διάστημα που εξετάζεται. Οι άνθρωποι πρέπει να διατηρούν όλα τα αποδείγματα κατάθεσης, αρχεία αναλήψεων από ΑΤΜ, ηλεκτρονικές πληρωμές, ακυρωμένες επιταγές και το τελευταίο σύνολο τραπεζικών καταστάσεων μαζί, μέχρι να συμβιβαστούν με την εν λόγω περίοδο. Το να είναι σε θέση να επαληθεύσει γρήγορα το αρχικό υπόλοιπο για την περίοδο και στη συνέχεια να καταγράψει κάθε συναλλαγή με ένα έγγραφο, θα επιταχύνει τη διαδικασία είτε να επιβεβαιώσει ότι ο κάτοχος του λογαριασμού και η τράπεζα συμφωνούν, είτε θα την βοηθήσει να εντοπίσει γρήγορα τυχόν αποκλίσεις.
Εάν ο κάτοχος του λογαριασμού διαπιστώσει ασυμφωνία οποιουδήποτε είδους, θα πρέπει να χρησιμοποιήσει τα έγγραφά της για να απομονώσει την προέλευση του ζητήματος και να επικοινωνήσει αμέσως με την τράπεζα. Για παράδειγμα, μπορεί να παρατηρήσει ότι το αρχικό υπόλοιπο για την περίοδο δεν ταιριάζει με το τελικό υπόλοιπο της προηγούμενης περιόδου, παρόλο που όλα συμφιλιώθηκαν εκείνη τη στιγμή. Αυτό είναι ένα σημάδι ότι μπορεί να χρειαστεί να μιλήσει με το χρηματοπιστωτικό της ίδρυμα και να μάθει τι συνέβη. Οι πιθανότητες είναι ότι πρόκειται για ένα απλό σφάλμα που θα διορθωθεί μόλις παρουσιαστεί στην τράπεζα. Ωστόσο, χωρίς να υπάρχουν τα έγγραφα σε τάξη και να συμβιβάζεται ο λογαριασμός, η διαφορά θα μπορούσε να περάσει απαρατήρητη για μήνες και να γίνει πολύ δύσκολο να εντοπιστεί.
Οι κάτοχοι λογαριασμών θα πρέπει να θυμούνται να διαθέτουν συγκεκριμένο χρόνο κάθε μήνα για τη συμφιλίωση λογαριασμών. Η αναβολή της εργασίας θα το κάνει πιο δύσκολο. Παρόλο που αυτό μπορεί να μην είναι ένα μεγάλο πρόβλημα στην αρχή, οι άνθρωποι πρέπει να έχουν κατά νου ότι, εάν υπάρχει κάτι για έρευνα, είναι πολύ πιο εύκολο να γίνει η έρευνα νωρίτερα παρά αργότερα. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τις επιχειρήσεις, όπου ένας υπάλληλος με εξουσιοδοτημένη χρεωστική κάρτα σε ταξιδιωτικό λογαριασμό ενδέχεται να απέτυχε να παραδώσει απόδειξη. Το τζόκινγκ στη μνήμη του και η λήψη ενός αντιγράφου της απόδειξης θα είναι πολύ πιο εύκολο αν το συμβάν συνέβη τις τελευταίες δύο εβδομάδες και όχι πριν από δύο μήνες.
SmartAsset.