Η διοικητική αξία είναι η εκτίμηση της σημασίας ενός επιχειρηματικού αρχείου για τις καθημερινές δραστηριότητες. Τα αρχεία που θεωρείται ότι έχουν διοικητική αξία διατηρούνται στο αρχείο ή χρησιμοποιούνται τακτικά για τη διεξαγωγή επιχειρήσεων. Αυτή η κατηγοριοποίηση των επιχειρηματικών αρχείων οδηγεί την πολιτική διατήρησης εγγράφων μιας εταιρείας και μπορεί να έχει νομικές επιπτώσεις σε διάφορες περιστάσεις, όπως σε απάντηση σε αίτημα ανακάλυψης κατά τη διάρκεια δικαστικής διαδικασίας ή βάσει φορολογικού ελέγχου.
Τα επιχειρηματικά αρχεία είναι η ζωτική δύναμη των εργασιών. Το χαρτί των συναλλαγών είναι ο τρόπος με τον οποίο μια εταιρεία εκπληρώνει τις κρατικές της υποχρεώσεις για να αποδείξει τη συμμόρφωση με το νόμο. Οι επιχειρήσεις καλούνται να τεκμηριώσουν τις πωλήσεις για να τεκμηριώσουν την καταβολή φόρων εισοδήματος, καθώς και αρχεία της κατάστασης των εργαζομένων για να αποδείξουν την καταλληλότητα για εργασία και να τεκμηριώσουν τις ώρες εργασίας. Οι πολιτικές και οι διαδικασίες είναι συνήθως δεσμευμένες στο χαρτί, το οποίο δημιουργεί μια ιστορική καταγραφή της αλλαγής των πολιτικών με την πάροδο του χρόνου.
Αυτές οι απαιτήσεις, μαζί με τις εσωτερικές ανάγκες και τα βιομηχανικά πρότυπα, σημαίνουν ότι κάθε αρχείο που παράγει μια εταιρεία πρέπει να αξιολογείται για τη διοικητική του αξία. Μια εταιρεία καθορίζει εάν το αρχείο είναι κάτι που πρέπει ή πρέπει να διατηρηθεί για ορισμένο χρονικό διάστημα ή εάν μπορεί να καταστραφεί χωρίς συνέπειες. Οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις τυπικά θα θεσπίσουν μια πολιτική διατήρησης εγγράφων που θα βοηθά τους εργαζόμενους να καθορίζουν την αξία των εγγράφων, έτσι ώστε τα είδη των επιχειρηματικών αρχείων που τηρούνται να είναι ομοιόμορφα σε όλη την εταιρεία.
Οι μικρότερες εταιρείες σπάνια σχεδιάζουν μια επίσημη πολιτική διατήρησης εγγράφων, αλλά ο καθορισμός της διοικητικής αξίας δεν είναι λιγότερο σημαντικός σε ένα περιβάλλον μικρής επιχείρησης. Η ανεπαρκής τήρηση αρχείων μπορεί να θέσει εκτός λειτουργίας οποιαδήποτε εταιρεία. Για παράδειγμα, μια εταιρεία που συνάπτει συμβάσεις για υπηρεσίες παρέχει συνήθως στον πελάτη το δικαίωμα να ελέγχει τα αρχεία της δραστηριότητας του λογαριασμού της. Εάν δεν τηρούνται τα κατάλληλα διοικητικά αρχεία, ο πελάτης μπορεί να μηνύσει για επιστροφή πληρωμών. Σε ένα περιβάλλον λιανικών πωλήσεων, η επιτυχής υπεράσπιση μιας αγωγής για ολίσθηση και πτώση θα μπορούσε να εξαρτηθεί από τις γραπτές πολιτικές και διαδικασίες που έλαβαν οι εργαζόμενοι στο πλαίσιο της αρχικής τους επαγγελματικής κατάρτισης.
Η διοικητική αξία παίζει επίσης ρόλο σε δημόσιο πλαίσιο για εποπτικούς και ιστορικούς σκοπούς. Το κοινό τυπικά ενδιαφέρεται για τις καθημερινές δραστηριότητες των κυβερνητικών αξιωματούχων και γραφείων και ορισμένες χώρες έχουν νόμους που επιτρέπουν στο κοινό να έχει πρόσβαση σε κρατικά αρχεία, όπως ο νόμος για την ελευθερία της πληροφόρησης στις ΗΠΑ. Η αξιολόγηση της διοικητικής αξίας συχνά καθορίζει ποια αρχεία πρέπει να τηρούνται και τι μπορούν να τεμαχιστούν ενώ συμμορφώνεστε με το νόμο. Χωρίς αυτήν την έμφαση στην αξία ορισμένων επιχειρηματικών εγγράφων, μεγάλο μέρος του ιστορικού συναλλαγών επιχειρήσεων, πρακτορείων και οργανισμών θα χάθηκε.
SmartAsset.