Μια επιχειρηματική απόδειξη είναι ένα αρχείο συναλλαγής. Τις περισσότερες φορές, τεκμηριώνει μια πώληση, αλλά μια επιχείρηση μπορεί να εκδώσει απόδειξη για οτιδήποτε θέλει να αποδείξει ότι έλαβε ή διαχειρίστηκε, όπως δωρεά αγαθών, ώρες εργασίας ή παρακολούθηση. Οι επιχειρήσεις δημιουργούν αποδείξεις για να συμμορφώνονται με τους νόμους περί προστασίας των καταναλωτών και να δημιουργούν αρχεία για φορολογικούς σκοπούς. Εφόσον μια απόδειξη παρουσιάζει ορισμένες βασικές πληροφορίες, μπορεί να χρησιμοποιήσει σχεδόν οποιαδήποτε μορφή. Συνήθως, οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν χαρτάκια που παράγονται από υπολογιστή ως αποδείξεις στις λιανικές πωλήσεις και τιμολόγια σε συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων.
Ο πιο συνηθισμένος τύπος επιχειρηματικής απόδειξης είναι το αρχείο που εκδίδεται για λιανική πώληση. Οι περισσότερες δικαιοδοσίες απαιτούν από τις επιχειρήσεις να παρέχουν αποδείξεις στους πελάτες εάν η πώληση υπερβαίνει ένα ορισμένο όριο. Οι αποδείξεις παρέχουν στους πελάτες απόδειξη της συναλλαγής και αποδεικνύουν στις φορολογικές αρχές ότι η επιχείρηση παρακολουθεί τις πωλήσεις για φορολογικούς σκοπούς. Μια τυπική απόδειξη υποδεικνύει την ημέρα και την ώρα της συναλλαγής, τα πωλούμενα είδη ή τις παρεχόμενες υπηρεσίες, την τιμή, τυχόν εκπτώσεις, το ποσό του φόρου που εφαρμόζεται και τον τρόπο πληρωμής. Με τον πολλαπλασιασμό των μηχανογραφημένων ταμειακών μηχανών και των ηλεκτρονικών μεθόδων πληρωμής, οι περισσότεροι λιανοπωλητές διαθέτουν σύστημα σημείων πώλησης που δημιουργεί αυτόματα μια τυπωμένη εγγραφή ως μέρος της συναλλαγής.
Οι επιχειρήσεις που αγοράζουν από άλλες επιχειρήσεις συνήθως ολοκληρώνουν τη συναλλαγή χρησιμοποιώντας μια εντολή αγοράς και ένα τιμολόγιο. Το τιμολόγιο παραθέτει τα προς πώληση είδη και έχει μια γραμμή υπογραφής όπου ο αγοραστής δηλώνει ότι τα προϊόντα παραλήφθηκαν σε καλή κατάσταση. Αν και το τιμολόγιο διαφέρει ως προς τη μορφή από το αρχείο λιανικών πωλήσεων, ισχύει εξίσου ως επίσημη απόδειξη επιχείρησης.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια επιχείρηση δημιουργεί αποδείξεις για συναλλαγές που δεν είναι τόσο τυπικές όσο μια πώληση. Η επιχειρηματική απόδειξη σε αυτές τις περιπτώσεις είναι πιθανότατα μια φόρμα που συμπληρώνεται στο χέρι με τις πληροφορίες που είναι συγκεκριμένες για το συμβάν. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση που λαμβάνει δωρεά αγαθά μπορεί να εκδώσει απόδειξη στον δωρητή για φορολογικούς σκοπούς. Συχνά, αυτή η απόδειξη συμπληρώνεται στο χέρι με τα στοιχεία της δωρεάς καθώς τα αγαθά ελέγχονται κατά τη μεταφορά.
Παραδοσιακά, μια επιχειρηματική απόδειξη είναι ένα φυσικό κομμάτι χαρτί που ανταλλάσσεται μεταξύ των μερών. Με τη διάδοση του Διαδικτύου, του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των υπολογιστών μέσω κινητών, οι επιχειρήσεις έχουν αναπτύξει νεότερους τρόπους για να παρέχουν στους πελάτες αρχεία συναλλαγών. Ορισμένες επιχειρήσεις προσφέρουν να αποστέλλουν email στους πελάτες ή να μεταφέρουν ηλεκτρονικά τις πληροφορίες χρησιμοποιώντας εφαρμογές κινητού τηλεφώνου. Αυτές οι νεότερες μέθοδοι έχουν αλλάξει τη φύση της επιχειρηματικής απόδειξης ενώ εξοικονομούν πόρους στη διαδικασία.
SmartAsset.