Το εκ των προτέρων σημείωμα αποστολής (ASN) είναι μια ειδοποίηση για την επικείμενη παράδοση ενός πακέτου. Είναι επίσης γνωστό ως προειδοποίηση αποστολής, ειδοποίηση παράδοσης ή εκ των προτέρων σημείωμα πλοίου. Το έγγραφο αποστέλλεται συνήθως αυτόματα, μέσω ηλεκτρονικών μέσων, όταν δημιουργείται ένα δελτίο συσκευασίας. Ένα τυπικό σημείωμα προκαταβολής αποστολής θα περιλαμβάνει μια λεπτομερή λίστα των αντικειμένων που αποστέλλονται, εκτός από τον αναμενόμενο χρόνο παράδοσης και τις μεθόδους.
Είναι σύνηθες για μια εκ των προτέρων σημείωση αποστολής να ενημερώνει τον πελάτη για το πώς έχει συσκευαστεί ένα πακέτο εκτός από αυτό που περιέχει. Αυτό συνήθως θα είναι μια απάντηση ή επιβεβαίωση των οδηγιών που έχει δώσει ο πελάτης στον προμηθευτή κατά την πραγματοποίηση της παραγγελίας. Πολλοί προμηθευτές έχουν συγκεκριμένες οδηγίες για τη συσκευασία και την παρασκευή ASN σύμφωνα με τις οδηγίες της εταιρείας και τις προδιαγραφές ορισμένων πελατών.
Οι περισσότερες εκ των προτέρων σημειώσεις αποστολής αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων (EDI), το οποίο είναι ένα σύστημα ανταλλαγής μηνυμάτων παρόμοιο με το email. Αυτό το είδος συστήματος συνήθως δημιουργείται μεταξύ πελάτη και προμηθευτή προκειμένου να επιταχυνθεί η μεταφορά διαφόρων ειδών πληροφοριών. Για να λειτουργήσει το σύστημα, ο πωλητής και ο πελάτης πρέπει να συμφωνήσουν σχετικά με το είδος του συστήματος που θα χρησιμοποιήσουν και πώς θα το χρησιμοποιήσουν. Δύο από τα πιο δημοφιλή συστήματα EDI είναι τα UN/EDIFACT και ANSI X.12. Ενώ υπάρχουν πολλές ομοιότητες μεταξύ των συστημάτων EDI, είναι σύνηθες για κάθε εταιρεία που τα χρησιμοποιεί να έχει επίσης συγκεκριμένες οδηγίες για τον τρόπο χρήσης τους για την αποστολή πληροφοριών, όπως τα ASN.
Συνήθως δημιουργείται μια σημείωση προκαταβολής αποστολής μόλις δημιουργηθεί ένα δελτίο συσκευασίας από το σύστημα του προμηθευτή. Αυτός είναι επίσης συνήθως ένας τρόπος για να ενημερώσετε τον πελάτη ότι το πακέτο βρίσκεται σε μεταφορά. Μέρος του δελτίου συσκευασίας μπορεί να καταρτιστεί καθώς συντάσσεται η παραγγελία, όπως σε μια αποθήκη. Η λίστα συλλογής, η οποία δημιουργείται από πληροφορίες στην παραγγελία του πελάτη, επιτρέπει στους υπαλλήλους που προετοιμάζουν το πακέτο να γνωρίζουν ποια στοιχεία θα συμπεριλάβουν. Οι πληροφορίες από αυτήν τη λίστα μπορούν συχνά να μεταφερθούν απευθείας στο ASN.
Μία από τις πιο συχνά χρησιμοποιούμενες εκδόσεις της λίστας ηλεκτρονικών συσκευασιών είναι το EDI 856. Αυτό το έγγραφο παραθέτει όλα όσα θα εμφανιστούν στην εκτυπωμένη λίστα που θα λάβει ο πελάτης με το πακέτο. Τα περισσότερα ASN θα έχουν επίσης πληροφορίες για τον πελάτη, όπως διεύθυνση, τηλέφωνο και αριθμό πελάτη και πληροφορίες παραγγελίας, συμπεριλαμβανομένων των τιμών, της ποσότητας και του αριθμού προμηθευτή.
SmartAsset.