Μια εναρκτήρια συνάντηση είναι μια συνάντηση στην οποία όλα τα υπεύθυνα μέλη της ομάδας ενημερώνονται για ένα νέο έργο. Οι δραστηριότητες μπορούν να περιλαμβάνουν μια συζήτηση για την πρόθεση του έργου, τον καθορισμό ενός χρονοδιαγράμματος, την κατανομή του κόστους και του προϋπολογισμού, καθώς και την ανάθεση καθηκόντων του έργου. Οι συναντήσεις έναρξης συχνά περιλαμβάνουν μέλη της ομάδας σε διάφορους λειτουργικούς τομείς και ενδέχεται, περιστασιακά, να περιλαμβάνουν εκπρόσωπο πελατών.
Ο σκοπός μιας συνάντησης έναρξης είναι να διασφαλιστεί ότι ένα έργο θα προχωρήσει όσο το δυνατόν πιο ομαλά, διασφαλίζοντας ότι όλα τα μέλη της ομάδας βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Τέτοιες συναντήσεις είναι μια ευκαιρία για τον διαχειριστή του έργου να μοιραστεί πληροφορίες σχετικά με το έργο. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει σκληρά γεγονότα όπως η ημερομηνία λήξης του έργου, οι προδιαγραφές και ο προϋπολογισμός, αλλά μπορεί επίσης να περιλαμβάνει μαλακές πληροφορίες, όπως ιδιαιτερότητες και προτιμήσεις πελατών.
Ο διαχειριστής του έργου είναι συχνά υπεύθυνος για τη δημιουργία μιας συνάντησης έναρξης. Συνήθως αναλαμβάνει την κατοχύρωση και την παρακολούθηση της ατζέντας. Αυτό περιλαμβάνει τον προγραμματισμό μιας ώρας κατά την οποία όλα τα απαιτούμενα μέρη μπορούν να συναντηθούν. κράτηση θέσης · και στην περίπτωση μακροχρόνιων συναντήσεων που πραγματοποιούνται κατά τη διάρκεια ενός μεσημεριανού διαλείμματος, παραγγελία γεύματος για τα μέλη της ομάδας.
Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, ο διαχειριστής του έργου θα κρατήσει προσεκτικές σημειώσεις για όλα τα θέματα που συζητήθηκαν, τις αποφάσεις που ελήφθησαν και τις ερωτήσεις που θα απαντηθούν αργότερα. Θα είναι υπεύθυνη για να διασφαλίσει ότι όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη συμφωνούν με τους όρους, τα χρονοδιαγράμματα και το κόστος και ότι κατανοούν πλήρως τι απαιτείται από αυτούς. Στη συνέχεια, ο διαχειριστής του έργου θα πρέπει να διανείμει αμέσως σαφείς, συνοπτικές σημειώσεις συνάντησης.
Μία από τις πιο σημαντικές λειτουργίες μιας συνάντησης έναρξης είναι να ορίσετε μια λίστα με τα παραδοτέα. Αυτή είναι μια λίστα με όλα τα στοιχεία που οφείλονται στον πελάτη και τις συγκεκριμένες ενέργειες που απαιτούνται για την ικανοποίηση κάθε παραδοτέου. Για παράδειγμα, ένα παραδοτέο πελάτη μπορεί να είναι να παράγει μια πινακίδα εισόδου για μια τοποθεσία λιανικής. Για να επιτευχθεί αυτό, η πινακίδα πρέπει να σχεδιαστεί, τα υλικά πρέπει να προμηθευτούν και να παραγγελθούν, πρέπει να παραχθούν, να επαληθευτεί η ποιότητα και η πινακίδα να αποσταλεί ή/και να εγκατασταθεί. Ο ειδικός στις προμήθειες δεν μπορεί να παραγγείλει υλικά μέχρι ο σχεδιαστής να σχεδιάσει την πινακίδα και εάν κάποιο από αυτά τα βήματα δεν ολοκληρωθεί σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα, ο εγκαταστάτης δεν θα είναι σε θέση να τηρήσει την ημερομηνία λήξης.
Η ανάθεση καθηκόντων είναι πολύ σημαντική για τη διαδικασία, επομένως οι σημειώσεις της σύσκεψης για μια εναρκτήρια συνάντηση θα πρέπει να περιλαμβάνουν μια λίστα με στοιχεία δράσης, ημερομηνίες λήξης και υπεύθυνα μέρη. Εάν οποιοδήποτε μέρος έχει πρόβλημα με τις ημερομηνίες λήξης, τις προδιαγραφές ή τις τιμές, η έναρξη της συνάντησης είναι η ώρα να το συζητήσετε. Αυτή η συνάντηση παρέχει ένα ανοιχτό φόρουμ για όλα τα εμπλεκόμενα μέρη για να διασφαλίσουν ότι παίρνουν αυτό που χρειάζονται για να παράγουν ένα επιτυχημένο έργο.
SmartAsset.