Μια βάση κατανομής κόστους είναι μια στρατηγική που χρησιμοποιείται κατά τον εντοπισμό των πιο λογικών μέσων για την ανάθεση ή την κατανομή του κόστους σε συγκεκριμένα αντικείμενα κόστους. Ένα αντικείμενο κόστους μπορεί να είναι ένα έργο, ένα τμήμα ή ακόμα και μια λειτουργία μέσα σε ένα τμήμα. Δημιουργώντας μια λειτουργική βάση για αυτήν την κατανομή δαπανών με τρόπο που να συνάδει με τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές, είναι δυνατό να δημιουργηθεί μια βάση κατανομής κόστους που λαμβάνει υπόψη τον αριθμό των αντικειμένων κόστους και τον τρόπο με τον οποίο ορισμένα είδη δαπανών να κατανεμηθούν μεταξύ αυτών των αντικειμένων. Όπως και με την ίδια τη διαδικασία κατανομής κόστους, το αντικείμενο δεν είναι απαραίτητα να εκχωρηθούν συγκεκριμένα ποσά κόστους αλλά να καθοριστεί πού θα κατανεμηθούν αυτοί οι τύποι κόστους με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.
Μια βάση κατανομής κόστους μπορεί να λάβει διάφορες μορφές. Για παράδειγμα, η βάση μπορεί να έχει να κάνει με τον αριθμό των ωρών εργασίας που σχετίζονται με την εκτέλεση μιας συγκεκριμένης λειτουργίας εντός ενός τμήματος ή πιθανώς του τμήματος στο σύνολό του. Μια άλλη προσέγγιση είναι να ληφθούν υπόψη οι πρώτες ύλες που χρησιμοποιούνται στην παραγωγή κάθε μονάδας προϊόντος που παράγεται σύμφωνα με τις τρέχουσες διαδικασίες παραγωγής. Αυτός ο τύπος βάσης κατανομής μπορεί να εστιάζεται σε ένα μεμονωμένο αντικείμενο κόστους ή να περιλαμβάνει την εξέταση πολλαπλών αντικειμένων κόστους, ανάλογα με τους λόγους για τους οποίους συμμετέχετε στη δραστηριότητα.
Ένα από τα κύρια οφέλη του προσδιορισμού μιας βάσης κατανομής κόστους είναι ότι η διαδικασία βοηθά στην καλύτερη κατανόηση των τύπων δαπανών που σχετίζονται με συγκεκριμένες δραστηριότητες ή λειτουργίες εντός της επιχειρησιακής δομής της εταιρείας. Τα δεδομένα που συγκεντρώνονται για να γίνει χρήση της βάσης μπορούν συχνά να βοηθήσουν στον εντοπισμό περιοχών της επιχείρησης στους οποίους κάποια βελτίωση των γενικών λειτουργικών διαδικασιών θα μπορούσε να ωφελήσει την επιχείρηση με την πάροδο του χρόνου. Από αυτή την άποψη, μια ισορροπημένη και καλά προγραμματισμένη βάση κατανομής κόστους χρησιμεύει ως πλαίσιο για την αξιολόγηση των δαπανών καθώς και για την ανάθεσή τους με λογικό τρόπο.
Η χρήση αυτής της προσέγγισης είναι δυνατή με οποιονδήποτε τύπο ή μέγεθος επιχειρηματικής λειτουργίας. Οι μικρότερες εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη διαδικασία για να πληρούν τις προϋποθέσεις και να εκχωρούν διαφορετικές κατηγορίες δαπανών για τον καλύτερο δυνατό τρόπο και να χρησιμοποιούν τα δεδομένα για να παρακολουθούν το κόστος που σχετίζεται με κάθε φάση ή αντικείμενο της λειτουργίας. Οι μεγαλύτερες εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν το μοντέλο για να προσδιορίσουν και να κατανοήσουν τις διαδικασίες που χρησιμοποιούνται για την κατανομή των δαπανών όχι μόνο σε τμήματα αλλά και σε κάθε εγκατάσταση εντός της εταιρικής δομής. Η προσέγγιση είναι αρκετά ευέλικτη ώστε να επιτρέπει την προσαρμογή της χρήσης μιας βάσης κατανομής κόστους σε σχεδόν οποιοδήποτε περιβάλλον, συμπεριλαμβανομένης μιας εταιρείας που δραστηριοποιείται τόσο με εγχώριες όσο και διεθνείς τοποθεσίες.