Ο αυτοματοποιημένος τηλεφωνητής είναι ένας συγκεκριμένος τύπος συστήματος τηλεφωνικών μηνυμάτων. Παρόμοια με τη λήψη τηλεφωνικών μηνυμάτων από έναν αυτόματο τηλεφωνητή, ο αυτοματοποιημένος τηλεφωνητής παραδίδει ένα φωνητικό μήνυμα ψηφιακά και χωρίς τη χρήση πρόσθετου αυτόνομου εξοπλισμού. Μόλις ένα μήνυμα, γνωστό και ως μήνυμα φωνητικού ταχυδρομείου, αποθηκευτεί σε έναν διακομιστή, οι προβλεπόμενοι παραλήπτες μπορούν να ανακτήσουν αυτά τα μηνύματα συνδέοντας σε ένα σύστημα μέσω τηλεφώνου και ακούγοντας την αναπαραγωγή μιας ηχογράφησης φωνής.
Πέρα από την προσφορά της δυνατότητας αποστολής και λήψης φωνητικών μηνυμάτων, ο αυτοματοποιημένος τηλεφωνητής λειτουργεί και ως τρόπος δρομολόγησης εισερχόμενων κλήσεων. Αυτό χρησιμοποιείται συνήθως σε επιχειρήσεις και οργανισμούς με πολλούς υπαλλήλους ή τμήματα. Προσφέροντας στους καλούντες πολλαπλές επιλογές τηλεφωνητή, τα άτομα μπορούν να επιλέξουν πώς θα καθοδηγούν τις κλήσεις τους στα κατάλληλα μέρη. Αυτό γίνεται επιλέγοντας μία ή περισσότερες προτροπές που απαιτούν από τους καλούντες να πατήσουν τους αντίστοιχους αριθμούς στο πληκτρολόγιο κλήσης ενός τηλεφώνου πριν προωθηθεί μια κλήση.
Μερικές φορές αναφέρονται ως τράπεζες φωνής, ο αυτοματοποιημένος τηλεφωνητής χρησιμοποιείται συνήθως στη θέση ενός ζωντανού ατόμου που έχει ανατεθεί να απαντά σε εισερχόμενες κλήσεις, να λαμβάνει μηνύματα και να δρομολογεί κλήσεις. Ενώ οι εταιρείες εξακολουθούν να απασχολούν τακτικά ρεσεψιονίστ και τηλεφωνητές, το αυτοματοποιημένο φωνητικό ταχυδρομείο χρησιμοποιείται συχνά για κλήσεις εκτός ωραρίου ή για λήψη μηνυμάτων όταν ένας υπάλληλος έχει απομακρυνθεί από το γραφείο του. Τα μηνύματα αυτόματου τηλεφωνητή εμποδίζουν τους καλούντες να λαμβάνουν σήματα απασχολημένου ή εμποδίζουν τον παρατεταμένο κουδούνισμα ενός τηλεφώνου όταν ένα άτομο δεν μπορεί να απαντήσει. Ταυτόχρονα, οι καλούντες μπορούν να αφήνουν μηνύματα σχετικά με τη φύση της κλήσης τους, καθώς και τα καλύτερα στοιχεία επικοινωνίας τους, ώστε ο λόγος της κλήσης τους να μπορεί να αντιμετωπιστεί με μια ανταπόκριση.
Εκτός από την επαγγελματική χρήση, ο αυτοματοποιημένος αυτόματος τηλεφωνητής είναι ένα κοινό χαρακτηριστικό στα περισσότερα προσωπικά κινητά τηλέφωνα και χρησιμοποιείται συχνά σε οικιακά συστήματα σταθερής τηλεφωνίας και τηλεφωνίας VoIP. Ορισμένοι τύποι συστημάτων τηλεειδοποίησης προσφέρουν επίσης μια επιλογή τηλεφωνητή, όπως και οι εταιρείες που προσφέρουν εικονικούς αριθμούς τηλεφώνου. Δεν είναι ασυνήθιστο για ένα άτομο να έχει περισσότερες από μία συσκευές ή αριθμούς τηλεφώνου με συσχετισμένο λογαριασμό τηλεφωνητή για τη συλλογή εισερχόμενων μηνυμάτων.
Ενώ ένας αυτοματοποιημένος τηλεφωνητής χρησιμοποιείται κυρίως για τη δρομολόγηση κλήσεων και τη συλλογή τηλεφωνικών μηνυμάτων, τα εξερχόμενα μηνύματα μπορούν επίσης να ηχογραφηθούν. Τέτοια μηνύματα περιλαμβάνουν συνήθως αιτήματα για έναν καλούντα να αφήσει ένα μήνυμα αφού του ζητηθεί από έναν ειδικό τόνο, αλλά πολλά εξερχόμενα μηνύματα περιέχουν σχετικές πληροφορίες που οι χρήστες μπορεί να βρουν χρήσιμες για επαγγελματικούς λόγους ή για προσωπική γνώση. Παραδείγματα περιλαμβάνουν εξερχόμενα αυτοματοποιημένα μηνύματα αυτόματου τηλεφωνητή σχετικά με ειδικές εκδηλώσεις, πού βρίσκεται ένας υπάλληλος ή σημαντικά μηνύματα εξυπηρέτησης πελατών.