Οι θυρίδες τηλεφωνητή είναι λογαριασμοί μηνυμάτων σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα φωνητικών μηνυμάτων. Όταν ένας χρήστης τηλεφωνητή λαμβάνει μια κλήση και ο καλών αποφασίσει να αφήσει ένα μήνυμα, το μήνυμα καταγράφεται και αποθηκεύεται έως ότου ο χρήστης αποφασίσει να το ανακτήσει και στη συνέχεια να το διαγράψει ή να το αποθηκεύσει. Ενώ η λέξη “κουτί” μπορεί να ενθαρρύνει τους ανθρώπους να οραματιστούν ένα φυσικό δοχείο που μπορεί να περιέχει μηνύματα, αυτό δεν ισχύει. Αντίθετα, το “box” χρησιμοποιείται μόνο για να σημαίνει ένα καθορισμένο τμήμα του συστήματος που καταγράφει και αποθηκεύει τον αυτόματο τηλεφωνητή. Οι θυρίδες τηλεφωνητή προστατεύονται συνήθως με κωδικούς πρόσβασης ή κωδικούς πρόσβασης για τη διασφάλιση του απορρήτου και συνήθως παρέχουν περιορισμένη χωρητικότητα για αποθήκευση μηνυμάτων.
Όταν ένα άτομο λέει ότι πρέπει να ελέγξει τη θυρίδα τηλεφωνητή του, αυτό συνήθως σημαίνει ότι πρέπει να καλέσει έναν αριθμό τηλεφώνου ή να συνδεθεί σε έναν ιστότοπο για να ακούσει τα ηχογραφημένα μηνύματα που του άφησαν οι καλούντες σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα. Το τμήμα αυτού του μηχανογραφημένου συστήματος που προορίζεται μόνο για αυτόν και τα μηνύματά του είναι αυτό που οι άνθρωποι αποκαλούν κιβώτιο τηλεφωνητή. Δεν υπάρχει φυσικό πλαίσιο που να μπορεί να έχει πρόσβαση κάποιος για να ανακτήσει τέτοιου είδους μηνύματα. Ωστόσο, αυτό το γραμματοκιβώτιο λειτουργεί ως χώρος αποθήκευσης για τα φωνητικά του μηνύματα με τον ίδιο τρόπο που ένα κανονικό γραμματοκιβώτιο παρέχει ένα χώρο για τη διατήρηση και την ανάκτηση της ταχυδρομικής αλληλογραφίας κάποιου.
Συνήθως, ένας χρήστης αυτόματου τηλεφωνητή δημιουργεί έναν κωδικό πρόσβασης για την ανάκτηση μηνυμάτων από τη θυρίδα τηλεφωνητή του. Η προστασία με κωδικό πρόσβασης εξυπηρετεί δύο βασικούς σκοπούς. Πρώτον, παρέχει ένα σύστημα οργάνωσης για την εταιρεία τηλεφωνητή — οι συνδυασμοί ονόματος χρήστη και κωδικού πρόσβασης επιτρέπουν στην εταιρεία να διαχωρίζει συγκεκριμένες περιοχές για κάθε χρήστη, επιτρέποντάς τους να έχουν άμεση πρόσβαση στα δικά τους μηνύματα. Δεύτερον, η απαίτηση από ένα άτομο να έχει κωδικό πρόσβασης για πρόσβαση στα μηνύματά του βοηθά στη διασφάλιση του απορρήτου. Εφόσον δεν μοιράζεται τον κωδικό πρόσβασής του με κανέναν άλλο, του επιτρέπει να διατηρεί τον λογαριασμό του και τα μηνύματά του ιδιωτικά.
Είναι ενδιαφέρον ότι οι θυρίδες τηλεφωνητή έχουν συχνά περιορισμένη χωρητικότητα. Με αυτόν τον τρόπο, είναι παρόμοια με τα κανονικά γραμματοκιβώτια. Οι θυρίδες τηλεφωνητή έχουν συνήθως αρκετό χώρο μόνο για συγκεκριμένο αριθμό λεπτών ή ωρών μηνυμάτων. Εάν ένα άτομο υπερβαίνει τον χώρο που έχει παραχωρηθεί για τα μηνύματά του, οι καλούντες του ενδέχεται να λάβουν ένα ηχογραφημένο μήνυμα που τους ενημερώνει ότι το γραμματοκιβώτιο του χρήστη αυτόματου τηλεφωνητή είναι γεμάτο. Για να επιτρέψει στους καλούντες του να αφήνουν επιπλέον μηνύματα, ο χρήστης θα πρέπει συνήθως να διαγράψει ορισμένα από αυτά που έχουν αποθηκευτεί στο σύστημα.