Ένας ανώτερος διοικητικός βοηθός είναι ένας διοικητικός επαγγελματίας που βοηθά ένα ή περισσότερα διευθυντικά μέλη σε έναν οργανισμό και μπορεί επίσης να επιβλέπει το διοικητικό προσωπικό εισόδου. Καθώς οι οργανισμοί αναπτύσσονται, μπορούν να δουν μια αύξηση στον όγκο των διοικητικών καθηκόντων τους και να απαιτούν περισσότερους από έναν επαγγελματία διοικητικού συμβουλίου. Τυπικά απαιτείται ένας ανώτερος ρόλος σε έναν τέτοιο οργανισμό να συνεργάζεται στενά με τη διοίκηση και να αναλαμβάνει διοικητικά καθήκοντα που φέρουν υψηλότερο επίπεδο ευθύνης από εκείνα του προσωπικού αρχικού επιπέδου.
Τα στελέχη ή οι διευθυντές ενός οργανισμού απαιτούν συχνά έναν ανώτερο διοικητικό βοηθό ή εκτελεστικό βοηθό να ενεργεί ως «φύλακας» ή εκπρόσωπός τους. Ενώ ο ρεσεψιονίστ ή ο υπάλληλος της ρεσεψιόν ενός οργανισμού μπορεί να χαιρετά τους εισερχόμενους καλούντες και επισκέπτες, ένας ανώτερος διαχειριστής είναι συχνά το επόμενο σημείο επαφής για όσους επιθυμούν να επικοινωνήσουν με τη διεύθυνση. Αυτά τα άτομα συχνά διαχειρίζονται χρονοδιαγράμματα, δρομολόγια ταξιδιών και άλλα ραντεβού για διευθυντές σε διάφορα τμήματα, είτε πρόκειται για μάρκετινγκ, ΤΠ ή ανθρώπινο δυναμικό.
Επειδή τείνουν να εκπροσωπούν τη διοίκηση ενός οργανισμού τόσο στη γραπτή όσο και στην προφορική αλληλογραφία, το πιο σημαντικό προσόν για τα άτομα σε αυτή τη θέση είναι ότι έχουν καλές επικοινωνιακές δεξιότητες. Υπό αυτήν την ιδιότητα, οι ευθύνες τους μπορεί να περιλαμβάνουν τη σύνταξη επιστολών και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την πραγματοποίηση τηλεφωνικών κλήσεων και τη συντομογραφία. Ένας ανώτερος διοικητικός βοηθός θα πρέπει επίσης να έχει γενικές γνώσεις εργασίας για όλα τα τμήματα ενός οργανισμού. Αυτό θα τον προετοιμάσει να χειριστεί τις γενικές ερωτήσεις που μπορεί να λάβει ή να τις κατευθύνει στο κατάλληλο προσωπικό του τμήματος.
Για να γίνει κάποιος ανώτερος διοικητικός βοηθός, θα πρέπει να έχει συνδυασμένη εμπειρία τόσο στη γενική διοίκηση γραφείου όσο και στον συγκεκριμένο κλάδο του οργανισμού. Υπό αυτή την έννοια, οι ιδανικοί υποψήφιοι είναι συχνά διοικητικοί επαγγελματίες που απασχολούνται ήδη στον οργανισμό και αναζητούν προαγωγή. Ανάλογα με τις αξίες του οργανισμού, ορισμένοι ανώτεροι ρόλοι μπορεί να δίνουν μεγάλη έμφαση στα ακαδημαϊκά διαπιστευτήρια, ενώ άλλοι μπορεί να ενδιαφέρονται περισσότερο για το επαγγελματικό διοικητικό υπόβαθρο του υποψηφίου. Οι υποψήφιοι που στερούνται επαγγελματικής διοικητικής εμπειρίας αλλά έχουν ακαδημαϊκή εμπειρία σε συναφείς τομείς, όπως μαθήματα δακτυλογράφησης ή γραμματειακής υποστήριξης, ενδέχεται να είναι καλύτερα κατάλληλοι για διοικητική απασχόληση αρχικού επιπέδου πριν υποβάλουν αίτηση για ανώτερη θέση.
SmartAsset.