Πολλοί τύποι επιχειρήσεων διαχειρίζονται τις υποθέσεις τους διατηρώντας λογαριασμούς. Αυτές περιλαμβάνουν τράπεζες, εταιρείες πιστωτικών καρτών και εταιρείες κοινής ωφέλειας. Οι λογαριασμοί που διατηρούν αυτές οι επιχειρήσεις είναι στην πραγματικότητα εξατομικευμένα αρχεία. Για να διαφοροποιηθεί ένα αρχείο από ένα άλλο, σε κάθε αρχείο δίνεται γενικά ένας αριθμός λογαριασμού για την αναγνώρισή του.
Οι αριθμοί λογαριασμών είναι γενικά πολύ χρήσιμα και αποτελεσματικά εργαλεία διαχείρισης αρχείων. Εάν ένα άτομο πάει σε μια τράπεζα για να ανοίξει έναν λογαριασμό όψεως, θα πρέπει να του δοθεί ένας αριθμός λογαριασμού όψεως. Ο σκοπός αυτού του αριθμού είναι η διαχείριση συναλλαγών που αφορούν συγκεκριμένα τις συναλλαγές του συγκεκριμένου πελάτη. Αν χρειαστεί να κάνει κατάθεση, θα χρησιμοποιήσει τον αριθμό λογαριασμού της, ώστε τα χρήματα να πιστωθούν σε αυτήν και όχι σε κάποιον άλλο. Αν χρειαστεί να κάνει ανάληψη χρημάτων, θα χρειαστεί τον αριθμό λογαριασμού της για να διασφαλίσει ότι δεν παίρνει χρήματα που δεν της ανήκουν.
Οι εταιρείες που διαχειρίζονται αρχεία πελατών χρησιμοποιώντας αριθμούς λογαριασμού συχνά το βρίσκουν πιο εύκολο να αναγνωρίσουν ένα αρχείο πελάτη χρησιμοποιώντας αυτόν τον αριθμό. Τα ονόματα, για παράδειγμα, μπορεί να δημιουργήσουν πρόβλημα επειδή μπορεί να υπάρχουν πολλά άτομα με το ίδιο όνομα. Οι αριθμοί λογαριασμού, ωστόσο, θα πρέπει να είναι μοναδικοί. Οι διπλοί αριθμοί λογαριασμών σε μια εταιρεία είναι γενικά λάθος και μπορούν να δημιουργήσουν πολλά προβλήματα.
Οι αριθμοί λογαριασμού μπορεί να είναι εντελώς αριθμητικοί ή αλφαριθμητικοί. Κάθε εταιρεία μπορεί γενικά να αποφασίσει πώς να μορφοποιήσει τους αριθμούς των λογαριασμών της. Οι επιχειρήσεις γενικά δομούν αυτούς τους αριθμούς, έτσι ώστε ένας αριθμός λογαριασμού από άλλη εταιρεία να μην μπορεί να εκληφθεί εσφαλμένα με έναν δικό τους. Για παράδειγμα, μια τράπεζα θα πρέπει να είναι σε θέση να αναγνωρίσει εύκολα ότι έχει γίνει λάθος εάν ένας πελάτης χρησιμοποιεί τον αριθμό λογαριασμού της πιστωτικής κάρτας της.
Ανάλογα με τον τύπο του λογαριασμού, μπορεί να υπάρχει σημαντικός κίνδυνος απώλειας ή κοινής χρήσης ενός αριθμού λογαριασμού. Υπάρχουν πολλοί λόγοι για αυτό. Ένας κύριος λόγος είναι ότι το αρχείο ενός πελάτη περιέχει συχνά εμπιστευτικές πληροφορίες, όπως τον αριθμό ταυτότητάς του, τα στοιχεία πίστωσης και τη διεύθυνση κατοικίας του. Ένας άλλος λόγος που η προστασία των αριθμών λογαριασμών είναι σημαντική είναι επειδή, εάν άγνωστοι αποκτήσουν τους αριθμούς, μπορεί να αποκτήσουν πρόσβαση στους πόρους ενός ατόμου, όπως τα οικονομικά του.
Δεδομένου ότι πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν αριθμούς λογαριασμών, οι περισσότερες εταιρείες προσπαθούν να διευκολύνουν τους πελάτες να τους διαχειρίζονται. Αυτό το κάνουν συμπεριλαμβάνοντας τον αριθμό λογαριασμού κάθε πελάτη στα αντίγραφα κίνησης και στους λογαριασμούς που του αποστέλλονται. Ο αριθμός τυπώνεται συχνά σε κάθε επιταγή όταν ένα άτομο έχει λογαριασμό όψεως. Ορισμένες επιχειρήσεις εκδίδουν κάρτες σε κάθε πελάτη που περιέχουν τον μοναδικό αριθμό του.