Ένας διαχειριστής διοικητικών υπηρεσιών είναι υπεύθυνος για τις υπηρεσίες που υποστηρίζουν προσωπικό, πελάτες και πελάτες μιας εταιρείας. Σε αντίθεση με έναν διευθυντή τμήματος που επικεντρώνεται σε έναν συγκεκριμένο τομέα, όπως ανθρώπινο δυναμικό, έλεγχο αποθεμάτων ή λογιστική, αυτή η θέση συνεπάγεται ταυτόχρονη εποπτεία υποστήριξης για πολλά τμήματα. Η θέση μπορεί να συνεπάγεται προμήθεια υλικών ή ιδιοκτησίας, κατανομή χώρου εργαζομένων, ανάγκες συντήρησης της εταιρείας και διαχείριση αρχείων. Αυτή η θέση μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνη για τη διασφάλιση της τήρησης συμβάσεων, κανονισμών και προτύπων για την ασφάλεια και την ασφάλιση. Ο αριθμός των τμημάτων που ανατίθενται στον διαχειριστή διοικητικών υπηρεσιών εξαρτάται από το μέγεθος και τη δομή της εταιρείας.
Όλοι οι τύποι εταιρειών μπορούν να απασχολούν διαχειριστή διοικητικών υπηρεσιών. Οι μικρές έως μεγάλες εταιρείες μπορούν να επωφεληθούν από ένα άτομο που κατευθύνει αποτελεσματικά υπηρεσίες υποστήριξης για πολλά τμήματα. Όταν οι υπηρεσίες κατευθύνονται από συγκεκριμένα τμήματα μιας εταιρείας, μπορεί να υπάρξει σύγκρουση και διπλή προσπάθεια. Ένας αποτελεσματικός διαχειριστής διοικητικών υπηρεσιών αποτρέπει αυτές τις καταστάσεις.
Σε μια μικρή εταιρεία, αυτή η θέση περιλαμβάνει τη διαχείριση υπηρεσιών τόσο για το προσωπικό όσο και για τα τμήματα φυσικής διοίκησης. Οι υπηρεσίες προσωπικού επικεντρώνονται σε εσωτερικές λειτουργίες, όπως μισθοδοσία και διοικητική υποστήριξη. οι υπηρεσίες φυσικής διοίκησης περιλαμβάνουν λειτουργικά τμήματα, όπως η διανομή αλληλογραφίας, οι τηλεπικοινωνίες και ο χώρος στάθμευσης. Αυτά τα τμήματα αποτελούνται συνήθως από λίγους υπαλλήλους και απαιτούν μόνο ένα άτομο να διαχειριστεί με επιτυχία τις απαιτήσεις υπηρεσιών υποστήριξης.
Οι μεγαλύτερες εταιρείες συχνά απασχολούν διάφορους διαχειριστές υπηρεσιών διοίκησης. Σε αυτά τα περιβάλλοντα, η ιεραρχία διαχείρισης των διοικητικών υπηρεσιών μπορεί να δομηθεί σύμφωνα με τις απαιτήσεις διαχείρισης εισόδου, μέσου και ανώτερου επιπέδου. Κάθε επίπεδο διοίκησης έχει συνήθως έναν διαχειριστή διοικητικών υπηρεσιών που επικεντρώνεται σε συγκεκριμένες ανάγκες υπηρεσιών.
Ορισμένες εταιρείες απαιτούν από τους υπαλλήλους σε αυτήν τη θέση να κάνουν διπλό καθήκον. Μερικές φορές θεωρούνται ότι έχουν μικρό φόρτο εργασίας, απλώς διαχειρίζονται υπηρεσίες. Εξαιτίας αυτού, ενδέχεται να απαιτείται να υπηρετούν σε άλλες διευθυντικές ικανότητες που ταιριάζουν με τις δεξιότητές τους, όπως προσωπικό, αγορές, διαχείριση συμβάσεων ή εργασίες.
Ένας διαχειριστής διοικητικών υπηρεσιών εποπτεύει συνήθως διαφορετικά τμήματα όπως ο χειρισμός υλικών, η επεξεργασία δεδομένων, η γραμματειακή υποστήριξη, η συντήρηση εγκαταστάσεων και η μισθοδοσία. Έχοντας ένα υπόβαθρο σε οποιονδήποτε ή σε όλους αυτούς τους τομείς μπορεί να την βοηθήσει να αποκτήσει δουλειά ως διαχειριστής διοικητικών υπηρεσιών. Οποιαδήποτε εμπειρία διαχείρισης θεωρείται επίσης εξαιρετικό προσόν για τη θέση.
Η ικανότητα αποτελεσματικής ιεράρχησης προτεραιοτήτων των έργων είναι ένα πλεονέκτημα για αυτή τη δουλειά. Είναι επίσης χρήσιμο να έχετε επιτυχημένη εμπειρία σε πολλαπλές εργασίες και επίλυση συγκρούσεων. Η αποτελεσματική επικοινωνία με όλα τα επίπεδα διοίκησης και προσωπικού είναι ιδιαίτερα επιθυμητή. Η εμπειρία σε διοικητική ή εκτελεστική υποστήριξη αποτελεί πλεονέκτημα.
Ένα πτυχίο στη διοίκηση επιχειρήσεων ή ένας τομέας που σχετίζεται με τις δραστηριότητες της εταιρείας είναι χρήσιμος για τη διασφάλιση μιας θέσης διαχείρισης διοικητικών υπηρεσιών. Το υπόβαθρο στη διαχείριση μπορεί να γίνει αποδεκτό αντί πτυχίου. Αυτή η θέση είναι συχνά μια προτιμώμενη μεταβατική κίνηση εντός μιας εταιρείας όπου είναι επιθυμητή η πρόοδος στη διοίκηση.