Ο εκτός ισολογισμού είναι ένας τρόπος παρακολούθησης ενός περιουσιακού στοιχείου ή ενός χρέους χωρίς να περιλαμβάνεται στο κύριο λογιστικό σύστημα. Οι περισσότερες εταιρείες έχουν δύο μεθόδους διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων και χρεών, γνωστές ως εντός και εκτός ισολογισμού, και μερικές φορές αναφέρονται ως λογιστική εντός και εκτός λογιστικού. Τα εντός ισολογισμού περιουσιακά στοιχεία και χρέη είναι τυπικές συναλλαγές που η εταιρεία κατέχει και είναι άμεσα υπεύθυνη, ενώ οι εκτός ισολογισμού συναλλαγές αφορούν περιπτώσεις όπου η εταιρεία δεν έχει άμεση κυριότητα των χρημάτων. Αυτός ο όρος είναι επίσης ένας κοινός τρόπος περιγραφής παράνομων λογιστικών πρακτικών.
Η μεγαλύτερη διαφορά μεταξύ περιουσιακών στοιχείων ή χρεών εντός και εκτός ισολογισμού είναι η ιδιοκτησία. Όταν ένα περιουσιακό στοιχείο ή ένα χρέος ανήκει σε μια εταιρεία, η εταιρεία μπορεί να κάνει σχεδόν οτιδήποτε θέλει με τα χρήματα, όπως ρευστοποίηση περιουσιακών στοιχείων και να ξοδέψει τα χρήματα, να επανεπενδύσει στη δική της εταιρεία ή να πουλήσει χρέη σε άλλα ιδρύματα. Αν τα χρήματα δεν ανήκουν στην εταιρεία, δεν μπορεί να κάνει τίποτα χωρίς την έγκριση του ιδιοκτήτη.
Κοινές χρήσεις
Οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν σχεδόν αποκλειστικά ένα σύστημα on-book. Μέρη όπως καταστήματα λιανικής και εστιατόρια δεν έχουν κοινή ανάγκη για λογιστική εκτός βιβλίου. τα μόνα μέρη όπου η πρακτική είναι κοινή είναι σε χρηματοπιστωτικά ιδρύματα και χρηματιστηριακές εταιρείες. Αυτές οι εταιρείες συχνά κατέχουν χρήματα και περιουσιακά στοιχεία για άλλα μέρη, και ενώ αυτά τα περιουσιακά στοιχεία βρίσκονται στο σύστημα της εταιρείας, στην πραγματικότητα δεν ανήκουν στην εταιρεία.
Ενώ πολλές τράπεζες χρησιμοποιούν το σύστημα εκτός ισολογισμού, δεν απαιτείται για κάθε τραπεζική συναλλαγή. Για παράδειγμα, όταν ένα άτομο δίνει χρήματα σε μια τράπεζα, είναι μέρος μιας σύμβασης που συνήψε όταν άνοιξε έναν λογαριασμό. Τα χρήματα που έχει η τράπεζα ανήκουν στην πραγματικότητα στο άτομο και μπορεί να τα χρησιμοποιήσει όπως θέλει. Όταν το άτομο λαμβάνει χρήματα στην τράπεζα, στην πραγματικότητα του επιστρέφονται τα δικά του χρήματα, πράγμα που σημαίνει ότι η συναλλαγή θεωρείται στην πραγματικότητα ως μέρος του συστήματος on-book. Ως αποτέλεσμα, η πλειονότητα της λογιστικής του ιδρύματος γίνεται με τον ισολογισμό.
Μια συναλλαγή καταχωρείται σε εκτός ισολογισμού μόνο εάν το ίδρυμα που κατέχει τα χρήματα δεν έχει κανέναν έλεγχο εκτός του άμεσου συμβατικού οφέλους. Αυτή η κατάσταση εμφανίζεται στην πραγματικότητα σε λίγες μόνο περιπτώσεις, και οι περισσότερες από αυτές περιλαμβάνουν τη διατήρηση χρημάτων σε εμπιστοσύνη. Για παράδειγμα, εάν ένας χρηματιστηριακός οίκος κατέχει ένα μικρό ποσό χρημάτων ενός επενδυτή ως εγγύηση έναντι μιας πτώσης στο χρηματιστήριο, αυτά τα χρήματα στην πραγματικότητα δεν ανήκουν στην εταιρεία μέχρι να τα βγάλει για να καλύψει μια ζημία. Μέχρι εκείνο το σημείο, τα χρήματα βρίσκονται στους λογαριασμούς της χρηματιστηριακής εταιρείας, αλλά η εταιρεία δεν μπορεί να τα χρησιμοποιήσει.
Καταγραφή Παράνομων Συναλλαγών
Το εκτός ισολογισμού είναι επίσης μια συνηθισμένη μέθοδος περιγραφής των παράνομων συναλλαγών. Αυτές οι συναλλαγές πραγματοποιούνται εκτός των επίσημων βιβλίων της εταιρείας. Ανεξάρτητα από την προέλευσή τους, κάθε χρήμα που μπαίνει ή βγαίνει πρέπει να λογιστικοποιείται. Στο παρελθόν, αυτό οδήγησε στην πρακτική της χρήσης δύο λογιστικών βιβλίων, ενός επίσημου και ενός μη, δημιουργώντας ένα σύστημα εντός και εκτός βιβλίου.