Ένας ευέλικτος προϋπολογισμός είναι ένας λειτουργικός προϋπολογισμός που περιλαμβάνει εναλλακτικές εκτιμήσεις για διάφορα στοιχεία γραμμής. Η ιδέα πίσω από τις εναλλακτικές είναι ότι σχεδιάζοντας πιθανές αλλαγές στο κόστος παραγωγής ή στον όγκο πωλήσεων, η επιχείρηση μπορεί να ανταποκριθεί γρήγορα και να διατηρήσει την εταιρεία κερδοφόρα. Μερικές φορές αναφέρεται ως μεταβλητός ή δυναμικός προϋπολογισμός, τα νοικοκυριά και οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί μπορούν επίσης να κάνουν χρήση αυτής της συγκεκριμένης προσέγγισης στον προϋπολογισμό.
Όπως όλοι οι προϋπολογισμοί, ο ευέλικτος προϋπολογισμός περιλαμβάνει τη δημιουργία στοιχείων γραμμής που αντιμετωπίζουν κάθε είδος δαπανών που πραγματοποιούνται για μια δεδομένη οικονομική περίοδο. Ένα όριο ή μια τιμή εκχωρείται σε κάθε στοιχείο γραμμής, με το συνολικό ποσό του προϋπολογισμού να ανέρχεται σε κάτι λιγότερο από το αναμενόμενο εισόδημα για την ίδια περίοδο. Στην ιδανική περίπτωση, το ποσό που κατανέμεται για κάθε στοιχείο του προϋπολογισμού θα επαρκεί για την κάλυψη όλων των σχετικών δαπανών και τα επίπεδα εισοδήματος θα είναι επαρκή για να επιτρέψουν στον προϋπολογισμό να παραμείνει ως έχει.
Το μοντέλο ευέλικτου προϋπολογισμού είναι λίγο διαφορετικό λόγω της ενσωματωμένης προσέγγισης έκτακτης ανάγκης που καθιστά δυνατή τη γρήγορη τροποποίηση των στοιχείων γραμμής σε περίπτωση κάποιας απρόβλεπτης επιπλοκής. Για παράδειγμα, εάν οι αποστολές πρώτων υλών καθυστερήσουν και επηρεάσουν αρνητικά τους ρυθμούς παραγωγής που σχετίζονται με ένα ή περισσότερα προϊόντα, είναι δυνατό να προσαρμόσετε τα διάφορα είδη γραμμής που θα επηρεαστούν από αυτήν την επιβράδυνση του προϊόντος και να διατηρήσετε τον προϋπολογισμό ισορροπημένο. Σε περίπτωση που ο όγκος των πωλήσεων μειωθεί ξαφνικά, επηρεάζοντας το ποσό των παραγόμενων εσόδων, η ευέλικτη μορφή διευκολύνει τη γρήγορη αλλαγή των ποσών που σχετίζονται με συγκεκριμένα στοιχεία γραμμής, ώστε να αντικατοπτρίζουν το νέο σύνολο συνθηκών.
Η δυνατότητα γρήγορης προσαρμογής ενός ευέλικτου προϋπολογισμού για να ληφθούν υπόψη οι αλλαγές στα επίπεδα παραγωγής ή οι αλλαγές στο εισόδημα σημαίνει ότι μια επιχείρηση ή άλλη οντότητα μπορεί να κινηθεί γρήγορα για να ανταποκριθεί στις νέες συνθήκες. Αντίθετα, ένας άκαμπτος προϋπολογισμός που βασίζεται σε ένα ενιαίο σύνολο προβολών και δεν αφήνει περιθώρια για προσαρμογές χωρίς να περάσει από μια περίπλοκη διαδικασία έγκρισης σπαταλά πολύτιμο χρόνο και χρήμα που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν αποτελεσματικά. Για το λόγο αυτό, οι επιχειρήσεις και οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί που λειτουργούν σε κάπως ασταθείς συνθήκες είναι πολύ πιθανό να χρησιμοποιήσουν αυτήν την προσέγγιση στον προϋπολογισμό.
Ακόμη και τα νοικοκυριά μπορούν να επωφεληθούν από τη χρήση αυτού του τύπου προσέγγισης στον προϋπολογισμό. Ένας ευέλικτος προϋπολογισμός για το σπίτι θα επέτρεπε ξαφνικά γεγονότα όπως η απώλεια εργασίας, η ανάγκη αντικατάστασης μιας κύριας συσκευής ή μια εκτεταμένη ασθένεια ενός από τους σημαντικότερους οικονομικούς συντελεστές στη συντήρηση του νοικοκυριού. Επειδή οι εναλλακτικές στρατηγικές μπορούν να εφαρμοστούν αμέσως, ο αρνητικός αντίκτυπος απρόβλεπτων γεγονότων μπορεί να ελαχιστοποιηθεί, επιτρέποντας στο νοικοκυριό να συνεχίσει να λειτουργεί με κάπως κανονικό τρόπο.