Ένας νόμιμος υπάλληλος είναι ένας εργαζόμενος που ξεπερνά το χάσμα μεταξύ του να είναι αυτοαπασχολούμενος και να θεωρείται τακτικός υπάλληλος. Τα άτομα που εργάζονται σε πολλά διαφορετικά επαγγέλματα μπορεί να θεωρούνται νόμιμοι υπάλληλοι για φορολογικούς σκοπούς και οι φόροι τους πρέπει να αντιμετωπίζονται με ειδικό τρόπο. Οι φορολογικές αρχές παρέχουν συνήθως συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με το ποια είδη εργαζομένων θα θεωρούνται νόμιμοι, έτσι ώστε οι φορολογούμενοι και οι εργοδότες να μπορούν να επιβεβαιώσουν ότι οι φόροι αντιμετωπίζονται σωστά.
Νόμιμος υπάλληλος είναι ένα άτομο που δραστηριοποιείται για τον εαυτό του, αλλά εργάζεται κυρίως ή εξ ολοκλήρου για μια συγκεκριμένη εταιρεία. Οι ταξιδιώτες πωλητές είναι ένα παράδειγμα. Οι οδηγοί αντιπροσώπων ή προμηθειών μπορεί να είναι μια άλλη μορφή νόμιμου υπαλλήλου. Οι άνθρωποι που κάνουν κομματιαία στο σπίτι τους ταξινομούνται επίσης ως νόμιμοι υπάλληλοι για φορολογικούς σκοπούς.
Όταν κάποιος θεωρείται νόμιμος υπάλληλος, ο εργοδότης αντιμετωπίζει το άτομο σαν κανονικό εργαζόμενο, πληρώνοντας φόρους επί των μισθών αυτού του εργαζομένου και παρακράτηση για τις φορολογικές υπηρεσίες. Ωστόσο, όταν το άτομο συμπληρώσει τους δικούς του φόρους, ο νόμιμος υπάλληλος επιτρέπεται να υποβάλλει εκπτώσεις σαν να είναι αυτοαπασχολούμενος, ακόμη κι αν ο φορολογούμενος δεν υποβάλλει φόρο αυτοαπασχόλησης. Αυτό αναγνωρίζει ότι οι νόμιμοι υπάλληλοι επιβαρύνονται με έξοδα ειδικής φύσης κατά τη διάρκεια της εργασίας τους. Ο εργαζόμενος μπορεί επίσης να έχει εισόδημα από άλλες πηγές τα οποία αντιμετωπίζονται διαφορετικά στους φόρους.
Μερικές φορές μπορεί να είναι δύσκολο να προσδιοριστεί εάν κάποιος πρέπει να θεωρείται νομίμως υπάλληλος ή ανεξάρτητος εργολάβος. Από την πλευρά του εργοδότη, ένας ανεξάρτητος εργολάβος μπορεί να είναι ευκολότερος να αντιμετωπίσει. Οι ανεξάρτητοι εργολάβοι απλώς πληρώνονται για την εργασία τους και διαχειρίζονται μόνοι τους όλους τους φόρους τους. ο εργοδότης δεν πληρώνει φόρους στον εργαζόμενο, παρακρατεί φόρους και ούτω καθεξής. Ωστόσο, οι φορολογικές αρχές μπορούν να πατάξουν τους εργοδότες που ταξινομούν εσφαλμένα άτομα ως ανεξάρτητους εργολάβους, ενώ στην πραγματικότητα είναι νόμιμοι υπάλληλοι.
Οι δικηγόροι με εμπειρία στον τομέα του φορολογικού δικαίου μπορούν να παρέχουν συμβουλές και συμβουλές σε άτομα που δεν είναι βέβαιοι για τον τρόπο κατάταξης τους, καθώς και παροχή βοήθειας σε εργοδότες που θέλουν να επιβεβαιώσουν ότι τα άτομα που εργάζονται για αυτούς αντιμετωπίζονται κατάλληλα. Οι εκπρόσωποι των φορολογικών υπηρεσιών μπορούν επίσης να παρέχουν βοήθεια σε εργοδότες και μεμονωμένους φορολογούμενους που θέλουν να βεβαιωθούν ότι οι ταξινομήσεις είναι σωστές και ότι οι φόροι αντιμετωπίζονται σωστά. Οι άνθρωποι δεν θα τιμωρηθούν για ένα έντιμο λάθος, αλλά η σκόπιμη εσφαλμένη ταξινόμηση των εργαζομένων μπορεί να κάνει έναν εργοδότη να υπόκειται σε νομικές κυρώσεις.