Η πράξη προμήθειας είναι ένα σύνολο κανονισμών που υπαγορεύουν τον τρόπο με τον οποίο μια τοπική ή περιφερειακή κυβέρνηση αποκτά αγαθά και υπηρεσίες. Οι πολιτικές και οι διαδικασίες μιας πράξης προμήθειας μπορεί να περιλαμβάνουν τις ευθύνες του συμβουλίου που εγκρίνει τις συμβάσεις για την προμήθεια αγαθών και υπηρεσιών. Επίσης, συνήθως περιγράφει λεπτομερώς τη διαδικασία που πρέπει να ακολουθήσει κάθε επιχειρηματική οντότητα για να υποβάλει προσφορές και να εξασφαλίσει συμβάσεις με την κυβέρνηση. Για ορισμένες τοπικές ή περιφερειακές κυβερνήσεις, ο νόμος μπορεί επίσης να αναφέρει λεπτομερώς τις αρμοδιότητες του κυβερνώντος φορέα που διαχειρίζεται τη σύμβαση.
Οι κανονισμοί προμηθειών για την απόκτηση αγαθών και υπηρεσιών ενδέχεται να διαφέρουν ανάλογα με τη χώρα. Γενικά, οι κανονισμοί περιγράφουν κάθε μέρος της διαδικασίας υποβολής προσφορών και συμβάσεων. Αυτοί οι κανονισμοί συνήθως περιγράφουν το ρόλο του συμβουλίου, τα καθήκοντα της κυβερνητικής υπηρεσίας και τις διαδικασίες για τις επιχειρηματικές οντότητες που συμμετέχουν στη διαδικασία υποβολής προσφορών.
Στις περισσότερες χώρες, το συμβούλιο είναι το διοικητικό όργανο που είναι επιφορτισμένο με την επίβλεψη της προμήθειας αγαθών ή υπηρεσιών μέσω κρατικών συμβάσεων. Το διοικητικό συμβούλιο συνήθως διασφαλίζει μια δίκαιη διαδικασία ανάθεσης κρατικών συμβάσεων σε επιχειρηματικές οντότητες. Γενικά, το διοικητικό συμβούλιο επιλέγει συμβάσεις που είναι ευνοϊκές και οικονομικά αποδοτικές.
Οι μέθοδοι που περιγράφονται στην πράξη προμήθειας συνήθως περιγράφουν τον τρόπο με τον οποίο το διοικητικό συμβούλιο καλεί τις επιχειρήσεις να συμμετάσχουν στη διαδικασία υποβολής προσφορών. Ορισμένοι νόμοι περί προμηθειών απαιτούν ανακοινώσεις ανοιχτές στο κοινό για υποβολή προσφορών για την εξασφάλιση κρατικών συμβάσεων. Άλλοι κανονισμοί ενδέχεται να απαιτούν περιορισμένη υποβολή προσφορών όταν υπάρχει περιορισμένος αριθμός πιθανών προμηθευτών που διαθέτουν τα κατάλληλα προσόντα για την παροχή αγαθών και υπηρεσιών.
Όταν υπάρχουν εξαιρέσεις από τις τυπικές μεθόδους της διαδικασίας υποβολής προσφορών, η πράξη προμήθειας περιγράφει συνήθως τις μεθόδους πρόσκλησης. Αυτές οι εξαιρέσεις συνήθως περιορίζουν την πρόσβαση στη διαδικασία υποβολής προσφορών για μια επιλεγμένη ομάδα επιχειρήσεων. Οι εξαιρέσεις μπορεί να περιλαμβάνουν ειδικά αιτήματα για προτάσεις και αγορές έκτακτης ανάγκης.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι επιχειρηματικές οντότητες που έχουν εκφράσει προηγουμένως ενδιαφέρον για την παροχή συγκεκριμένων αγαθών ή υπηρεσιών λαμβάνουν αιτήματα για προτάσεις (RFP). Η κυβέρνηση μπορεί να ζητήσει από αυτήν την επιλεγμένη ομάδα επιχειρήσεων να υποβάλει πρόταση χωρίς να ζητήσει από άλλες επιχειρήσεις. Το συμβούλιο μπορεί να εφαρμόσει τις τυπικές μεθόδους έγκρισης για την ανάθεση σύμβασης από RFP.
Συνήθως, μια αγορά έκτακτης ανάγκης είναι αποδεκτή όταν υπάρχει επείγουσα ανάγκη για αγαθά και υπηρεσίες. Περιστάσεις πέρα από τον έλεγχο της κυβέρνησης που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τη δημόσια ασφάλεια μπορεί να πληρούν τις προϋποθέσεις για την προμήθεια υπηρεσιών έκτακτης ανάγκης, όπως μια φυσική καταστροφή. Η συμπερίληψη αυτής της εξαίρεσης στους κανονισμούς προμηθειών μπορεί να δώσει στο διοικητικό συμβούλιο περιθώριο για την παροχή αγαθών ή υπηρεσιών στο κοινό. Η διατήρηση της ποιότητας ζωής τους υπερισχύει του χρόνου που απαιτείται για την ολοκλήρωση της τυπικής διαδικασίας υποβολής προσφορών.
Οι περισσότεροι κανονισμοί για τις προμήθειες μπορεί να περιγράφουν τις λειτουργίες και τις αρμοδιότητες της κρατικής υπηρεσίας που εκτελεί τη σύμβαση με μια επιχειρηματική οντότητα. Το προσωπικό του οργανισμού συνήθως διαχειρίζεται τις μεθόδους πληρωμής και παροχής που απαιτούνται για τις συμβάσεις που ανατίθενται. Η κρατική υπηρεσία μπορεί επίσης να διασφαλίσει ότι οι επιχειρηματικές οντότητες συμμορφώνονται με τους κανονισμούς προμηθειών κατά την παροχή αγαθών και υπηρεσιών.