Ο προγραμματισμός προμηθειών είναι η διαδικασία που χρησιμοποιείται από εταιρείες ή ιδρύματα για τον προγραμματισμό της δραστηριότητας αγορών για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Αυτό συνήθως ολοκληρώνεται κατά τη διαδικασία του προϋπολογισμού. Κάθε χρόνο, τα τμήματα υποχρεούνται να ζητούν προϋπολογισμό για το προσωπικό, τα έξοδα και τις αγορές. Αυτό είναι το πρώτο βήμα στη διαδικασία προγραμματισμού προμηθειών.
Στη συνέχεια, οι προϋπολογισμοί για όλα τα τμήματα αναθεωρούνται και σε έναν οργανισμό που έχει δεσμευτεί για τον προγραμματισμό προμηθειών, οι λογιστές αφιερώνουν χρόνο για να βρουν κοινές απαιτήσεις αγορών. Με βάση τους προϋπολογισμούς που υποβλήθηκαν, μπορούν να κατευθύνουν τα τμήματα να συνεργαστούν με τις κεντρικές αγορές για να συνδυάσουν τις προγραμματισμένες δαπάνες τους για συγκεκριμένα προϊόντα. Αυτή η διαδικασία λειτουργεί καλύτερα σε έναν οργανισμό που έχει δεσμευτεί να μειώσει το κόστος. Τα ζητήματα σχετικά με τις ημερομηνίες παράδοσης, τη συμμόρφωση με τη σύμβαση και τα θέματα εξυπηρέτησης πελατών πρέπει να επιλύονται εσωτερικά πριν από τη σύναψη συμβολαίου.
Η πρωταρχική ιδέα των προμηθειών είναι ότι ο προηγμένος σχεδιασμός, ο προγραμματισμός και η ομαδική αγορά θα οδηγήσουν σε εξοικονόμηση κόστους, αποτελεσματικότερη λειτουργία των επιχειρήσεων και συνεπώς αυξημένη κερδοφορία. Υπάρχουν τέσσερα βήματα που αποτελούν τη βάση του προγραμματισμού προμηθειών: ομαδική αγορά, έγκαιρη παράδοση, χονδρική διαπραγμάτευση τιμών και μειωμένη διοικητική επιβάρυνση.
Η ομαδική αγορά είναι η διαδικασία συνδυασμού των συνολικών απαιτήσεων πόρων για διαφορετικά τμήματα και δημιουργίας μιας εντολής αγοράς. Τα τμήματα μπορούν να βρίσκονται φυσικά σε μια σειρά κτιρίων, με τις ημερομηνίες παράδοσης, τις ποσότητες και τους όρους που αναφέρονται στην παραγγελία αγοράς. Αυτή η πρακτική είναι όλο και πιο κοινή σε κυβερνητικές και δημόσιες επιχειρήσεις, όπου το ίδιο αντικείμενο μπορεί να αγοραστεί για μια σειρά διαφορετικών ιδρυμάτων.
Η έγκαιρη παράδοση είναι ένα κεντρικό στοιχείο του προγραμματισμού προμηθειών. Σύμφωνα με αυτό το μοντέλο, το κόστος αποθήκευσης επιβαρύνει τον προμηθευτή. Είναι υπεύθυνοι για να διασφαλίσουν ότι οι αγορασμένες ποσότητες υλικών είναι έτοιμες και διαθέσιμες για παράδοση στις καθορισμένες ημερομηνίες και ώρες. Αυτός ο τύπος απαίτησης παράδοσης συνήθως συνδυάζεται με ομαδικές αγορές, διατηρώντας το κόστος αποθήκευσης χαμηλό.
Η μαζική τιμολόγηση και η διαπραγμάτευση είναι πολύ σημαντική κατά την ολοκλήρωση του προγραμματισμού προμηθειών. Οι οργανισμοί που συνδυάζουν τη συνολική ποσότητα που απαιτείται για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο μπορούν να λάβουν χαμηλότερη τιμή, με βάση ένα συγκεκριμένο επίπεδο παραγγελίας. Οι διαπραγματεύσεις ολοκληρώνονται συνήθως από τον διευθυντή προμηθειών ή τον ανώτερο αντιπρόσωπο αγοράς.
Τα διοικητικά έξοδα είναι το κόστος για τον οργανισμό για ολόκληρο τον κύκλο πληρωμής προμηθειών. Αυτό περιλαμβάνει τους μισθούς και τα έξοδα υποστήριξης για το προσωπικό προμηθειών, την επεξεργασία τιμολογίων, την παραγωγή ελέγχου και την επίλυση ερωτήσεων από προμηθευτές. Μια οργανωμένη, διαχειριζόμενη διαδικασία εξαλείφει ένα σημαντικό μέρος αυτού του κόστους, καθώς πραγματοποιείται μόνο μία φορά για κάθε εμπόρευμα.
SmartAsset.