Ένας προωθητής εκδηλώσεων δημιουργεί μια «φασαρία» για τις εκδηλώσεις των πελατών με σκοπό να ωθήσει τους ανθρώπους να τις παρακολουθήσουν. Η εκδήλωση θα μπορούσε να είναι μια συναυλία, το άνοιγμα μιας νέας επιχείρησης, μια έκθεση καριέρας, ένας αθλητικός διαγωνισμός ή πολλές άλλες δυνατότητες. Οι ταλαντούχοι υποστηρικτές εκδηλώσεων είναι ειδικευμένοι στη στρατηγική διαφήμισης και δημοσίων σχέσεων. Πάνω απ ‘όλα, ένας αποτελεσματικός προωθητής εκδηλώσεων πρέπει να έχει την ικανότητα να δημιουργεί ιδέες δημιουργικών έργων που μπορεί να ολοκληρώσει μέσω καλών εργασιακών σχέσεων με άλλους ανθρώπους.
Οι υπεύθυνοι εκδηλώσεων πρέπει να συνεργάζονται με πολλά διαφορετικά άτομα σε όλα τα μέρη ενός έργου προώθησης εκδηλώσεων. Για παράδειγμα, η δημιουργική πλευρά του έργου της προώθησης είναι πιθανό να απαιτεί από έναν γραφίστα και έναν κειμενογράφο να δημιουργήσουν διαφημιστικό υλικό που θα μπορούσε να περιλαμβάνει κουπόνια, αφίσες ή διαφημιστικά φυλλάδια καθώς και διαφημίσεις εφημερίδων, ραδιοφώνου, τηλεόρασης ή περιοδικών. Η διατήρηση στενής επαφής με άτομα που χειρίζονται τη λογιστική είναι σημαντική για έναν διοργανωτή εκδηλώσεων καθώς πρέπει να διατηρεί πάντα τις δημιουργικές ιδέες σύμφωνα με έναν καθορισμένο προϋπολογισμό. Αυτό είναι ένα σημαντικό μέρος της εργασίας του υπεύθυνου εκδήλωσης, επειδή οι εταιρείες που πληρώνουν τους φορείς εκδήλωσης για να προωθήσουν δημιουργικά τις εκδηλώσεις τους το κάνουν με έναν προκαθορισμένο προϋπολογισμό. Εάν οι υποστηρικτές υπερβούν αυτόν τον προϋπολογισμό, τους κοστίζει επιπλέον χρήματα που μειώνουν το κέρδος τους από το έργο.
Έχοντας υπόψη τους περιορισμούς του προϋπολογισμού, είναι εύκολο να καταλάβουμε γιατί πολλές προσφορές για εκδηλώσεις περιλαμβάνουν την προσφορά φθηνών ειδών, όπως δωρεάν χοτ ντογκ και όχι δωρεάν μπριζόλα για τα μεγάλα εγκαίνια ενός νέου καταστήματος. Εάν η εκδήλωση είναι το άνοιγμα ενός ψητοπωλείου, ωστόσο, τότε οι υποστηρικτές μπορούν να δημιουργήσουν έναν διαγωνισμό με βραβεία όπως ένα δείπνο μπριζόλας για δύο ή τέσσερα άτομα, καθώς η προσφορά δωρεάν μπριζόλας σε πολλούς ανθρώπους θα ήταν πολύ ακριβή. Τα μπαλόνια και η ζωγραφική προσώπου είναι συνηθισμένοι, φθηνοί τρόποι για να προσελκύσουν την προσοχή σε μια εκδήλωση όπως ένα φεστιβάλ κοινότητας. Εάν η εκδήλωση που θα προωθηθεί είναι μια επερχόμενη συναυλία, τότε μπορούν να χρησιμοποιηθούν ραδιοφωνικές και έντυπες διαφημίσεις που έχουν σχεδιαστεί για να τραβούν το ενδιαφέρον και την προσοχή του κοινού -στόχου.
Ένας προωθητής εκδηλώσεων είναι συνήθως πολύ πρόσωπο επικοινωνίας. Το όνομά του μπορεί να εμφανίζεται στα δελτία τύπου ως το άτομο που πρέπει να επικοινωνήσει για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με μια εκδήλωση. Οι υποστηρικτές εκδηλώσεων συχνά οργανώνουν δημοσιότητα με μέσα ενημέρωσης όπως τηλεοπτικούς και ραδιοφωνικούς σταθμούς. Δεδομένου ότι η επιχείρηση προώθησης εκδηλώσεων είναι τόσο ανταγωνιστική, ένας υπεύθυνος εκδήλωσης πρέπει να έχει εξαιρετικές δεξιότητες ανθρώπων και να οικοδομήσει σχέσεις με πελάτες. Μπορεί να εργάζονται για εταιρεία δημοσίων σχέσεων, σε διαφημιστικό γραφείο που ειδικεύεται σε προωθήσεις ή ως ανεξάρτητοι εργολάβοι σε βάση έργου.