Ο προγραμματισμός απόκτησης είναι μια διαδικασία συντονισμού για την προετοιμασία για την ομαλή και απρόσκοπτη απόκτηση ενός νέου περιουσιακού στοιχείου ή προσφοράς. Αυτό μπορεί να είναι απαραίτητο για ιδιαίτερα μεγάλα ή πολύπλοκα περιουσιακά στοιχεία και είναι ιδιαίτερα συνηθισμένο σε κρατικές υπηρεσίες. Αυτοί οι οργανισμοί πρέπει να είναι σε θέση να τεκμηριώσουν όχι μόνο την ανάγκη για ένα περιουσιακό στοιχείο, αλλά τη διαδικασία που χρησιμοποιείται για την απόκτηση του, για να διαβεβαιώσουν τους φορολογούμενους ότι τα χρήματά τους δαπανώνται σοφά και κατάλληλα. Τα κυβερνητικά σχέδια ενδέχεται να είναι ανοιχτά για το κοινό εάν ένα περιουσιακό στοιχείο δεν έχει εμπιστευτικό χαρακτήρα.
Υπάρχουν διάφορα στάδια για τον προγραμματισμό απόκτησης, συμπεριλαμβανομένων συναντήσεων για τον προσδιορισμό των αναγκών, τον εντοπισμό περιουσιακών στοιχείων για την κάλυψη αυτών των αναγκών και την εξασφάλιση έγκρισης από τις αρμόδιες αρχές. Μόλις ένας οργανισμός εγκρίνει να αγοράσει ένα περιουσιακό στοιχείο, μπορεί να προχωρήσει στη φάση συντονισμού του σχεδιασμού απόκτησης. Για παράδειγμα, εάν μια κυβερνητική υπηρεσία θέλει να αντικαταστήσει τα συστήματα υπολογιστών της, πρέπει να αναπτύξει μια χρονική γραμμή για την αντικατάσταση και η χρονική γραμμή πρέπει να συζητήσει τους συγκεκριμένους ρόλους διαφόρων εργαζομένων στη διαδικασία.
Οι εταιρείες που εμπλέκονται στον προγραμματισμό εξαγοράς μπορούν να αναθέσουν τις ευθύνες των εργαζομένων σε κάθε στάδιο, συμπεριλαμβανομένης της μεταφοράς, εκφόρτωσης, δοκιμών και εγκατάστασης περιουσιακών στοιχείων. Το επίπεδο προγραμματισμού που απαιτείται μπορεί να εξαρτάται από το περιουσιακό στοιχείο. Στα στάδια σχεδιασμού, το προσωπικό προσπαθεί να σκεφτεί τυχόν πιθανά ζητήματα που μπορεί να προκύψουν, ώστε να μπορεί να τα προλάβει ή να τα προβλέψει. Οι τεχνικές προδιαγραφές του περιουσιακού στοιχείου υπόκεινται σε προσεκτική ανασκόπηση για τον εντοπισμό πιθανών προβλημάτων και ανησυχιών, όπως η ευθραυστότητα ή η ανάγκη ειδικού εξοπλισμού για τη διαχείριση του περιουσιακού στοιχείου.
Στο σχεδιασμό απόκτησης περιουσιακών στοιχείων, μπορούν επίσης να ληφθούν υπόψη οι ανάγκες του προσωπικού όπως η εκπαίδευση. Για κάτι σαν την εγκατάσταση ενός νέου συστήματος υπολογιστών, οι εργαζόμενοι μπορεί να χρειαστούν μια ημέρα εκπαίδευσης ή περισσότερο για να μάθουν το νέο σύστημα. Οι προγραμματιστές πρέπει να δημιουργήσουν άδεια ή προσωρινή διακοπή λειτουργίας, ενώ το περιουσιακό στοιχείο είναι εγκατεστημένο και δοκιμασμένο και οι εργαζόμενοι μαθαίνουν πώς να το χρησιμοποιούν. Οι σχεδιαστές μπορούν να αναπτύξουν σχέδια έκτακτης ανάγκης. μια κυβερνητική υπηρεσία, για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί πρόσβαση σε ένα εφεδρικό σύστημα σε περίπτωση προβλήματος με την εγκατάσταση ενός νέου.
Οι ειδικοί στον προγραμματισμό απόκτησης περιουσιακών στοιχείων μπορούν να λειτουργήσουν ως σύμβουλοι και σύμβουλοι για να βοηθήσουν σε αυτή τη διαδικασία. Μπορούν να συμμετέχουν σε κάθε βήμα, από την αρχική συνάντηση για να συζητήσουν μια ανεκπλήρωτη ανάγκη έως την τελική εγκατάσταση του περιουσιακού στοιχείου. Αυτή η εργασία απαιτεί γνώση της οργάνωσης, δεξιότητες κριτικής σκέψης και ικανότητα να εξετάζουμε τις καταστάσεις από διάφορες γωνίες.
SmartAsset.