Ο τηλεφωνητής είναι ένας τύπος υπηρεσίας ανταλλαγής μηνυμάτων που επιτρέπει την εγγραφή, μεταφορά και αποθήκευση ηχογραφημένων μηνυμάτων. Κάποτε αποτελούσε κυρίως εργαλείο για εταιρείες και επιχειρήσεις, το φωνητικό ταχυδρομείο είναι πλέον μια τυπική δυνατότητα στα δίκτυα κινητής τηλεφωνίας. Αν και ο τηλεφωνητής αρχικά χρησίμευε ως βασικός τηλεφωνητής που μπορούσε να εξυπηρετήσει ένα δίκτυο τηλεφώνων, σήμερα μπορεί να ενσωματωθεί με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και άλλα ηλεκτρονικά δίκτυα για τη δημιουργία ολοκληρωμένων συστημάτων ανταλλαγής μηνυμάτων.
Η προέλευση του τηλεφωνητή είναι ένα αμφισβητούμενο θέμα. αρκετές εταιρείες και ιδιώτες διεκδικούν την εφεύρεση για τον εαυτό τους. Τα πρώτα διπλώματα ευρεσιτεχνίας για συσκευές δικτυακής εγγραφής τηλεφώνων εκδόθηκαν στα τέλη της δεκαετίας του 1970 και στις αρχές της δεκαετίας του 1980. Η ανάπτυξη αυτών των καινοτόμων προϊόντων ήταν σε μεγάλο βαθμό αντίδραση στην αυξανόμενη ανησυχία για την αποτελεσματικότητα των επιχειρήσεων. εταιρείες που πραγματοποίησαν και λάμβαναν εκατοντάδες ή και χιλιάδες κλήσεις την ημέρα θα μπορούσαν να έχουν τεράστια δυσκολία να εξασφαλίσουν ότι τα μηνύματα ελήφθησαν σωστά και πήγαιναν στο σωστό άτομο. Το φωνητικό ταχυδρομείο επέτρεπε στον καλούντα να αφήσει ένα λεπτομερές και σαφές μήνυμα που θα μπορούσε να ακούγεται από τον προβλεπόμενο παραλήπτη στον ελεύθερο χρόνο. Χρησιμοποιώντας ένα δίκτυο επεκτάσεων τηλεφώνου αφιερωμένες σε συγκεκριμένα άτομα εντός της επιχείρησης, οι γραμματείς μπορούσαν να διασφαλίσουν ότι τα μηνύματα πήγαιναν στο σωστό άτομο.
Τα συστήματα φωνητικών μηνυμάτων συνήθως λειτουργούν χρησιμοποιώντας έναν κεντρικό υπολογιστή επιτόπου ή έναν χειριστή εκτός τοποθεσίας που παρέχεται από εξωτερική εταιρεία. Ενώ τα εσωτερικά συστήματα λειτουργίας είναι συνήθως πιο προσαρμόσιμα, τα εξωτερικά δίκτυα αφαιρούν την ανάγκη των εργαζομένων ή των συμμετεχόντων να κατανοήσουν πώς να εκτελούν το σύστημα. Για να χρησιμοποιήσετε ένα επιτόπιο δίκτυο, συνήθως τουλάχιστον ένα άτομο πρέπει να εκπαιδευτεί στη λειτουργία και τη διαχείριση του συστήματος, ενώ η διαχείριση και η συντήρηση των εξωτερικών δικτύων διευθύνεται από το προσωπικό του δικτύου.
Αν και υπάρχει κάποια διαφορά μεταξύ των παρόχων δικτύου, πολλά συστήματα φωνητικών μηνυμάτων είναι αρκετά απλά στη ρύθμιση και χρήση. Ο χρήστης καταγράφει ένα εξερχόμενο μήνυμα με βασικές πληροφορίες, όπως όνομα και πρόσθετες μεθόδους επικοινωνίας μαζί του. Όταν μια κλήση αποστέλλεται στον τηλεφωνητή, ο καλών ακούει αυτές τις πληροφορίες πριν έχει την ευκαιρία να ηχογραφήσει ένα μήνυμα για τον χρήστη. Για να ακούσετε νέα μηνύματα, ο χρήστης πρέπει να έχει πρόσβαση στο σύστημα και συχνά να εισάγει έναν κωδικό πρόσβασης που έχει επιλέξει ο χρήστης. Μετά την αναπαραγωγή του νέου μηνύματος, ο χρήστης μπορεί να αποθηκεύσει ή να διαγράψει το μήνυμα ή να το επαναλάβει πριν προχωρήσει στην επόμενη αποθηκευμένη εγγραφή φωνής.
Ορισμένα συστήματα περιλαμβάνουν επίσης πρόσθετες λειτουργίες, όπως η αποστολή ειδοποιήσεων για μια κλήση σε άλλα δίκτυα. Για παράδειγμα, όταν αφήνετε ένα μήνυμα, ο καλών μπορεί να έχει την επιλογή να σελιδοποιήσει τον χρήστη. Άλλα ενσωματωμένα δίκτυα ενδέχεται να επιτρέπουν στον καλούντα να στείλει επίσης μια ειδοποίηση μέσω email ή φαξ στον χρήστη. Με την ενσωμάτωση πολλαπλών συστημάτων μηνυμάτων, ένας καλών έχει βελτιωμένη πιθανότητα να φτάσει γρήγορα στην επαφή του με πληροφορίες.
Ένα άλλο σημαντικό χαρακτηριστικό πολλών συστημάτων τηλεφωνητή είναι η επιλογή πρόσβασης σε μηνύματα από εξωτερικό τηλέφωνο ή συσκευή. Για να το κάνει αυτό, το άτομο πρέπει συνήθως να καλέσει τον αριθμό που είναι συνδεδεμένος στο σύστημα φωνητικού μηνύματος και να περιμένει να παίξει το ηχογραφημένο εξερχόμενο μήνυμα. Στη συνέχεια, πληκτρολογώντας έναν κωδικό πρόσβασης που έχει επιλέξει ο χρήστης ή έχει εκχωρηθεί από το δίκτυο, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στα μηνύματα. Η ευελιξία του συστήματος θεωρείται μεγάλη δύναμη από πολλούς, καθώς οι άνθρωποι μπορούν να φτάσουν σε μηνύματα σε ένα δίκτυο από οποιοδήποτε τηλέφωνο ή κινητή συσκευή.