Για να συμβαδίσουν με έναν συνεχώς μεταβαλλόμενο χώρο εργασίας, οι διοικητικοί επαγγελματίες ανατίθενται σε ένα ευρύ φάσμα ευθυνών. Αυτοί οι επαγγελματίες γραφείου μπορούν να ειδικευτούν σε διάφορους τομείς, από νομικά, ιατρικά και εκπαιδευτικά επαγγέλματα έως κυβερνητικούς ή τεχνολογικούς τομείς. Οι διοικητικές δεξιότητες θα διαφέρουν μεταξύ των διαφόρων βιομηχανιών καθώς και διαφορετικών γεωγραφικών τοποθεσιών.
Ενώ δεν απαιτείται πάντα, πολλοί διοικητικοί επαγγελματίες είναι πιστοποιημένοι ή κατέχουν πτυχία σε επιχειρήσεις, διοίκηση, τεχνολογία συστημάτων γραφείου ή συναφή προγράμματα. Όλες αυτές οι θέσεις θα απαιτούν γενικά τουλάχιστον ένα απολυτήριο λυκείου κατά την είσοδο. Επιπλέον, είναι συχνά χρήσιμο να έχετε εμπειρία ή εκπαίδευση σε έναν συγκεκριμένο τομέα. Για παράδειγμα, όσοι εργάζονται σε νομικό περιβάλλον μπορεί να θεωρήσουν επωφελές να έχουν διοικητικές δεξιότητες που σχετίζονται με παρανομικές σπουδές.
Οι επαγγελματίες γραφείων σε τεχνολογικές βιομηχανίες μπορεί να θεωρήσουν χρήσιμο να διαθέτουν πρόσθετες δεξιότητες μαθηματικών, επιστημών ή υπολογιστών. Οι περισσότερες κυβερνητικές εργασίες θα απαιτούν γενικά επίσης την ολοκλήρωση μιας εξέτασης δημόσιας υπηρεσίας. Η συνεχής εκπαίδευση, τα εργαστήρια και οι επαγγελματικές οργανώσεις είναι άλλοι εξαιρετικοί τρόποι για την απόκτηση περαιτέρω γνώσεων και διοικητικών δεξιοτήτων.
Αν και τα καθήκοντά τους μπορεί να διαφέρουν από τομέα σε τομέα και τόπο σε τόπο, οι περισσότεροι επαγγελματίες γραφείου θα εξακολουθούν να μοιράζονται παρόμοιες ικανότητες. Ένα από αυτά περιλαμβάνει την ύπαρξη ισχυρών οργανωτικών δεξιοτήτων. Οι διοικητικοί επαγγελματίες πρέπει να έχουν την ικανότητα να κάνουν πολλές εργασίες και να κάνουν χρήση των δεξιοτήτων διαχείρισης χρόνου. Οι διοικητικοί υπάλληλοι είναι γνωστό ότι ταχυδακτυλουργούν πολλές εργασίες και πελάτες εκτός από την τήρηση των προθεσμιών. Αυτοί οι επαγγελματίες δεν πρέπει μόνο να παρέχουν γενικές διαδικασίες γραφείου αλλά και βοηθητικό προσωπικό. εκτέλεση προγραμματισμού? χειριστεί τις αγορές? Εκπαιδεύστε άλλους. και αλληλεπιδρούν με πελάτες, πωλητές και το ευρύ κοινό.
Επιπλέον, οι διοικητικές δεξιότητες των υπαλλήλων γραφείου πρέπει να περιλαμβάνουν εξαιρετική επικοινωνία, γραπτή και προφορική. Όχι μόνο είναι υπεύθυνοι για τον γρήγορο και αποτελεσματικό χειρισμό όλων των κλήσεων, αλλά πρέπει επίσης να ελέγχουν τακτικά τα μηνύματα τηλεφωνητή και email, προωθώντας τα στα κατάλληλα μέρη. Οι ισχυρές δεξιότητες γραφής, έρευνας και γραμματικής είναι επίσης σημαντικές για τον σωστό χειρισμό της γραπτής αλληλογραφίας εντός και εκτός γραφείου. Οι διοικητικοί επαγγελματίες είναι ουσιαστικά η σανίδα σωτηρίας του γραφείου.
Η γνώση των βασικών οδηγιών επιχειρηματικής δεοντολογίας και η άσκηση διακριτικότητας με ευαίσθητο περιεχόμενο και υλικό είναι πρόσθετες διοικητικές δεξιότητες απαραίτητες σε ένα περιβάλλον γραφείου. Μια άλλη ζωτική πτυχή της εργασίας περιλαμβάνει τις τεχνολογικές δεξιότητες. Οι επαγγελματίες γραφείου πρέπει να έχουν ισχυρές δεξιότητες υπολογιστών και πληκτρολογίου. Πρέπει επίσης να ενημερώνονται για τις τεχνολογικές αλλαγές σε διάφορα συστήματα λογισμικού, όπως η επεξεργασία κειμένου, τα υπολογιστικά φύλλα και οι βάσεις δεδομένων, και να διατηρούν επαρκείς δεξιότητες στο Διαδίκτυο. Η διαχείριση των αρχείων είναι επίσης απαραίτητη.
Η τήρηση αρχείων περιλαμβάνει διαδικασίες αρχειοθέτησης που συνεπάγονται ηλεκτρονική και χειρωνακτική κατάθεση. Μέσα σε όλα αυτά, οι διοικητικοί υπάλληλοι καλούνται συχνά να διατηρούν έγγραφα και προμήθειες, καθώς και να διανέμουν αλληλογραφία και πακέτα. Επιπλέον, ο εξοπλισμός μέσα στο γραφείο, όπως φαξ, φωτοτυπικά και εκτυπωτές, πρέπει να ελέγχεται και να συντηρείται όλη την ημέρα. Οι διοικητικές δεξιότητες απαιτούν δια βίου εκπαίδευση και κατάρτιση προκειμένου να συμβαδίσουν με τις μεταβαλλόμενες τεχνολογίες και τις παγκόσμιες απαιτήσεις.
SmartAsset.