Τα έξοδα εργαζομένων είναι κόστη που σχετίζονται με εργασίες που εκτελούνται για έναν εργοδότη. Οι εργοδότες γενικά ορίζουν μια λίστα με επιτρεπόμενα έξοδα για τα οποία είναι διατεθειμένοι να αποζημιώσουν τους εργαζομένους. Ένας τέτοιος κατάλογος μπορεί να περιλαμβάνει έξοδα που σχετίζονται με επαγγελματικά ταξίδια, γεύματα, διαμονή, τηλεφωνικές κλήσεις, Διαδίκτυο και προμήθειες γραφείου. Ορισμένοι εργοδότες εκδίδουν εταιρικές πιστωτικές κάρτες για τέτοια έξοδα, ενώ άλλοι αναμένουν από τους εργαζόμενους να καλύψουν το κόστος και να ζητήσουν αποζημίωση.
Τα επιτρεπόμενα έξοδα των εργαζομένων γενικά διαφέρουν από εργοδότη σε εργοδότη. Οι περισσότερες εταιρείες και οργανισμοί έχουν μια σαφώς καθορισμένη λίστα επιτρεπόμενων δαπανών. Μια εταιρεία μπορεί να καλύψει τον λογαριασμό κινητού τηλεφώνου ενός υπαλλήλου, εάν η πλειονότητα των κλήσεών του είναι επαγγελματικές. Μια άλλη εταιρεία ενδέχεται να μην επιτρέψει το κόστος κινητής τηλεφωνίας, απαιτώντας από τους υπαλλήλους να πραγματοποιούν όλες τις επαγγελματικές κλήσεις από το γραφείο της εταιρείας.
Τα είδη των εξόδων των εργαζομένων που καλύπτονται συνήθως από τις επιχειρήσεις σχετίζονται με επαγγελματικά ταξίδια, επαγγελματικά γεύματα και προμήθειες γραφείου. Οι νόμιμες δαπάνες μπορεί να περιλαμβάνουν αεροπορικά εισιτήρια για μια εθνική επαγγελματική συνάντηση, έναν λογαριασμό εστιατορίου για συνάντηση με έναν πιθανό πελάτη ή μια κασέτα εκτυπωτή που απαιτείται για την εκτύπωση εγχειριδίων για την εκπαίδευση της εταιρείας. Σε κάθε περίπτωση, η δαπάνη πρέπει να είναι λογική και να συνδέεται με την προώθηση των στόχων της εργασίας και της εταιρείας.
Οι εργαζόμενοι που εργάζονται από το σπίτι ενδέχεται να έχουν πρόσθετα έξοδα εργαζομένων. Όταν οι εργαζόμενοι μετακινούνται από απόσταση, οι εργοδότες εξοικονομούν κόστος για χώρους γραφείου και υπηρεσίες κοινής ωφέλειας. Σε αυτές τις περιπτώσεις, οι εργοδότες κάνουν συχνά επιδόματα για πρόσθετα έξοδα. Παραδείγματα δαπανών τηλεργασίας μπορεί να περιλαμβάνουν κόστος Διαδικτύου, δαπάνες που σχετίζονται με υπολογιστή και εκτυπωτή και λογαριασμούς τηλεφώνου. Οι εργοδότες ενδέχεται να απαιτήσουν από τους εργαζόμενους να περιορίσουν τη χρήση αυτών των υπηρεσιών και αντικειμένων μόνο για επαγγελματική χρήση.
Οι εργοδότες συνήθως περιμένουν από τους εργαζόμενους να παρακολουθούν τις δικές τους δαπάνες εργαζομένων εκτός του εταιρικού περιβάλλοντος. Γενικά παρέχουν φόρμες δαπανών που πρέπει να συμπληρωθούν και να υποβληθούν σύμφωνα με ένα καθορισμένο πρόγραμμα πληρωμών. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι πρωτότυπες αποδείξεις πρέπει να υποβάλλονται μαζί με τα έντυπα εξόδων για την παροχή εφεδρικής τεκμηρίωσης για τις δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν. Η επιστροφή των εξόδων των εργαζομένων δεν φορολογείται και συνήθως καταβάλλεται χωριστά από τους ελέγχους μισθοδοσίας των εργαζομένων.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, η συμπλήρωση της φόρμας εξόδων υπαλλήλου θα απαιτήσει εκτεταμένες λεπτομέρειες και προσοχή. Στην περίπτωση των δαπανών που κατανέμονται μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής χρήσης, ορισμένοι εργοδότες απαιτούν μια ακριβή λογιστική. Ένας υπάλληλος μπορεί να νοικιάσει ένα αυτοκίνητο ενώ βρίσκεται σε επαγγελματικό ταξίδι, για παράδειγμα, και να οδηγεί το αυτοκίνητο για επαγγελματική χρήση για μια εβδομάδα και να ξοδέψει μερικές επιπλέον ημέρες χρησιμοποιώντας το αυτοκίνητο αυστηρά για επίσκεψη στην οικογένεια. Μπορεί να του ζητηθεί να αφαιρέσει τις προσωπικές ημέρες από τον λογαριασμό ενοικίασης αυτοκινήτου κατά την υποβολή του για αποζημίωση.