Τα καθαρά λειτουργικά έξοδα είναι το άθροισμα όλων των δαπανών που σχετίζονται με τη λειτουργία μιας επιχείρησης, μιας εταιρείας ή μιας εμπορικής επιχείρησης. Στον επιχειρηματικό και χρηματοοικονομικό κόσμο, η λέξη «καθαρό» ουσιαστικά σημαίνει «συνολικά» ή «συνολικά». Συνήθως υπάρχει μόνο μία απαίτηση για να θεωρείται ένα κόστος ως καθαρό λειτουργικό κόστος, η οποία είναι να σχετίζεται με την πραγματική λειτουργία της επιχείρησης και όχι με την πώληση ή την κατασκευή ενός προϊόντος.
Οι επιχειρήσεις υπολογίζουν τα καθαρά λειτουργικά τους έξοδα ως τρόπο πρόβλεψης του συνολικού τους κόστους σε ένα ορισμένο χρονικό διάστημα, συνήθως ένα χρόνο. Μπορεί να είναι πολύ δύσκολο να διατηρήσετε έναν ισορροπημένο προϋπολογισμό χωρίς κάποια αίσθηση του πόσα χρήματα πρέπει να διατεθούν για να παραμείνετε στη ζωή. Η εκ των προτέρων εκτίμηση των καθαρών λειτουργικών εξόδων βοηθά τις εταιρείες να λαμβάνουν ορθές αποφάσεις σχετικά με τις δαπάνες και συχνά αυξάνουν τα συνολικά περιθώρια κέρδους.
Το πιο ουσιαστικό χαρακτηριστικό ενός καθαρού λειτουργικού κόστους είναι ότι συνδέεται ειδικά με κάποιο κόστος που σχετίζεται με τη λειτουργία μιας επιχείρησης. Τυχόν φόροι ενοικίου ή ακίνητης περιουσίας εντάσσονται σε αυτήν την περιγραφή, όπως και το κόστος των προμηθειών, των υπηρεσιών κοινής ωφέλειας και των βασικών υπηρεσιών, όπως το τηλέφωνο και το Διαδίκτυο. Τα έξοδα μισθοδοσίας και οι παροχές εργαζομένων πληρούν επίσης τις προϋποθέσεις.
Τα πράγματα γίνονται πιο σκοτεινά όσον αφορά την παραγωγή και την κατασκευή. Τα κόστη που συνδέονται άμεσα με την παραγωγή κάτι που πωλείται στο κοινό δεν είναι λειτουργικά έξοδα. Τις περισσότερες φορές, αυτά κατηγοριοποιούνται ως έξοδα πωλήσεων ή γενικά έξοδα. Τα έξοδα προμήθειας πωλήσεων, το κόστος εργασίας και η τιμή του μάρκετινγκ ή της διαφήμισης εμπίπτουν συνήθως σε αυτήν την κατηγορία.
Από μια άποψη, το κόστος τόσο στην κατηγορία λειτουργίας όσο και στις κατηγορίες πωλήσεων είναι εκροές, επομένως θα πρέπει να ληφθούν υπόψη μαζί. Οι περισσότερες επιχειρήσεις, στην πραγματικότητα, λαμβάνουν υπόψη τα σύνολα από κάθε στήλη μαζί όταν εξετάζουν τις συνολικές δαπάνες. Η διατήρησή τους ξεχωριστά στην αρχή μπορεί να είναι ευεργετική για διάφορους λόγους, ωστόσο, πρώτος από τους οποίους είναι η ευκολία λογιστικής και κατάρτισης προϋπολογισμού.
Τις περισσότερες φορές, μια εταιρεία αποφασίζει πόσα χρήματα μπορεί να αντέξει οικονομικά να διαθέσει στις δαπάνες πωλήσεων υπολογίζοντας πρώτα πόσο κοστίζει να είναι πραγματικά στην επιχείρηση. Εξετάζοντας κριτικά τα καθαρά λειτουργικά έξοδα, οι εταιρικοί ηγέτες είναι σε θέση να κάνουν καλές επιλογές όταν πρόκειται να αφιερώσουν χρήματα για προώθηση και παραγωγή. Οι πωλήσεις μπορούν πάντα να μειώνονται, αλλά η ίδια ευελιξία μπορεί να μην ισχύει για τα βασικά λειτουργικά έξοδα.
Οι φόροι είναι ένας άλλος λόγος για τον οποίο πολλές επιχειρήσεις αξιολογούν τα καθαρά λειτουργικά έξοδα ανεξάρτητα από άλλα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν. Σε πολλές χώρες, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να αφαιρέσουν το λειτουργικό κόστος από τους συνολικούς οφειλόμενους φόρους. Αυτό το όφελος περιορίζεται συνήθως σε κόστη που σχετίζονται ειδικά με την παραμονή σε λειτουργία. Τα αφαιρούμενα επιχειρηματικά έξοδα πρέπει γενικά να υπολογίζονται επακριβώς και πρέπει να προσαρμόζονται ώστε να αφορούν μόνο το εν λόγω φορολογικό έτος.