Τα συστήματα διαχείρισης κόστους αντιπροσωπεύουν ένα ευρύ φάσμα εργαλείων που θα χρησιμοποιήσει μια εταιρεία για να παρακολουθεί το κόστος που βρίσκεται στις δραστηριότητές της. Το σημείο εκκίνησης είναι ένα σύστημα λογιστικής κόστους, το οποίο αντιπροσωπεύει τους λογαριασμούς που χρησιμοποιούνται για την αποτύπωση και την κατανομή του κόστους. Οι διαδικασίες είναι ένα άλλο μέρος των συστημάτων διαχείρισης κόστους. Αυτά αντιπροσωπεύουν τις κατευθυντήριες γραμμές που θα ακολουθήσει μια εταιρεία για την κατανομή του κόστους και την τιμολόγηση των αγαθών που παράγονται από το σύστημά της. Το σύστημα θα παράγει επίσης ένα σύστημα παρακολούθησης όπου η εταιρεία μπορεί να συγκρίνει το πραγματικό κόστος με τις προκαθορισμένες εκτιμήσεις για μια ανάλυση ακρίβειας.
Οι περισσότερες εταιρείες θα χρησιμοποιήσουν ένα λογιστικό βιβλίο για να δημιουργήσουν τους λογαριασμούς που απαιτούνται για την παρακολούθηση εσωτερικών οικονομικών πληροφοριών. Το καθολικό θα περιέχει λογαριασμούς ειδικά για τα είδη που χρησιμοποιούνται στη διαδικασία παραγωγής, όπως πρώτες ύλες, εργασία, γενικά έξοδα, τελικά προϊόντα και το κόστος των πωληθέντων αγαθών. Οι διευθυντικοί λογιστές θα δημοσιεύουν πληροφορίες σχετικά με συστήματα διαχείρισης κόστους σε αυτούς τους λογαριασμούς και θα διασφαλίζουν ότι η ροή των πληροφοριών είναι ακριβής και ταιριάζει με τις δραστηριότητες εντός της εταιρείας.
Οι λεπτομερείς διαδικασίες είναι μια άλλη πτυχή των συστημάτων διαχείρισης κόστους. Αυτές οι διαδικασίες υπαγορεύουν πώς μια εταιρεία θα καταγράφει τις πληροφορίες και θα αναγνωρίζει το κόστος που σχετίζεται με το σύστημα παραγωγής. Για παράδειγμα, οι διευθυντικοί λογιστές θα καταγράφουν τις αγορές όταν πραγματοποιούνται από την εταιρεία. τα είδη θα παραμείνουν στους συγκεκριμένους λογαριασμούς μέχρι να μεταφερθούν στο σύστημα παραγωγής. Οι εταιρείες θα εφαρμόσουν αυτές τις διαδικασίες για να διασφαλίσουν ότι αναφέρουν με ακρίβεια τα είδη αποθέματος και δεν λαμβάνουν υπόψη το κόστος πριν από την ανάληψη τους από το τμήμα παραγωγής.
Οι εταιρείες χρησιμοποιούν συστήματα διαχείρισης κόστους για να παρέχουν πληροφορίες για τη λήψη αποφάσεων. Οι πληροφορίες που παρέχονται συνήθως σχετίζονται με μεμονωμένα προϊόντα που παράγονται και την παραγωγική ικανότητα που σχετίζεται με την εταιρεία. Αυτές οι πληροφορίες βοηθούν τους ιδιοκτήτες και τους διαχειριστές να καθορίσουν εάν πρέπει να αυξήσουν ή να μειώσουν την παραγωγή με βάση εσωτερικούς και εξωτερικούς παράγοντες. Οι εσωτερικοί παράγοντες μπορεί να περιλαμβάνουν την ικανότητα βελτίωσης της ποιότητας παραγωγής με την παραγωγή περισσότερων αγαθών ή τη μείωση των γενικών εξόδων μέσω περισσότερων μεμονωμένων αγαθών.
Εξωτερικοί παράγοντες που μπορεί να οδηγήσουν σε αποφάσεις που βασίζονται σε συστήματα διαχείρισης κόστους περιλαμβάνουν ανταγωνιστικά προϊόντα, υψηλότερη ζήτηση των καταναλωτών ή την ικανότητα παροχής ενός υποκατάστατου αγαθού. Καθένας από αυτούς τους παράγοντες μπορεί να υποδεικνύει ότι η εταιρεία μπορεί να παράγει προϊόντα φθηνότερα ή σε καλύτερη ποιότητα από μια άλλη εταιρεία. Τα συστήματα διαχείρισης κόστους μπορούν να παρέχουν τις απαραίτητες πληροφορίες για να υποδείξουν ότι η εταιρεία έχει πλεονέκτημα κόστους σε σύγκριση με άλλες εταιρείες. Αυτό επιτρέπει στην εταιρεία να βελτιώσει το μερίδιο αγοράς της χρησιμοποιώντας το ανταγωνιστικό της πλεονέκτημα στην αγορά και ξεπερνώντας τους ανταγωνιστές της.