Οι εταιρείες χρησιμοποιούν τον όρο «απόθεμα βιβλίων» για να περιγράψουν το ποσό των αποθεμάτων που θα πρέπει να υπάρχουν, σύμφωνα με τα λογιστικά αρχεία της εταιρείας. Οι αποκλίσεις μεταξύ του αποθέματος βιβλίων και του πραγματικού αποθέματος πρέπει να λαμβάνονται υπόψη και να αντιμετωπίζονται. Η διαχείριση αποθεμάτων είναι ένα μεγάλο ζήτημα για πολλές μεγάλες εταιρείες και καταστήματα, καθώς μπορεί να είναι δύσκολο να εντοπιστούν και να ελεγχθούν μεγάλα αποθέματα. Για τα καταστήματα λιανικής πώλησης, η διαχείριση των αποθεμάτων μπορεί να είναι εξαιρετικά δύσκολη, χάρη στους θαμώνες με ελαφριά δάχτυλα.
Οι ποσότητες στο απόθεμα βιβλίων φτάνονται με τη βοήθεια λογιστικών αρχείων, τα οποία δείχνουν πότε αγοράστηκε και πωλήθηκε το απόθεμα. Σε ένα κατάστημα λιανικής πώλησης, αυτά τα λογιστικά αρχεία περιλαμβάνουν εισερχόμενες αποστολές προμηθειών και ημερήσιες πωλήσεις μέσω του μητρώου. Σε αποθήκες και χονδρεμπόρους, η απογραφή βιβλίων μπορεί μερικές φορές να είναι ευκολότερη στον έλεγχο, καθώς η περιοχή των αποθεμάτων είναι κλειστή για το κοινό και οι μετοχές τείνουν να βγαίνουν σε μεγάλες παρτίδες και όχι σε μικρές μεμονωμένες αγορές.
Μια ποικιλία προγραμμάτων λογισμικού έχουν σχεδιαστεί για να βοηθούν τις εταιρείες να παρακολουθούν το απόθεμα των βιβλίων τους. Για τους εμπόρους λιανικής πώλησης, αυτά τα προγράμματα συνήθως διασυνδέονται με συστήματα σημείων πώλησης μητρώων, προγράμματα ελέγχου απογραφής για αποθήκες και άλλα προγράμματα διαχείρισης επιχειρήσεων. Κάθε στοιχείο που εισέρχεται σε μια επιχείρηση ελέγχεται στο πρόγραμμα υπολογιστών και όταν ένα στοιχείο εγκαταλείπει την εταιρεία, ελέγχεται ξανά. Ένα κεντρικό πρόγραμμα λογισμικού επιτρέπει στα καταστήματα να ελέγχουν άμεσα τις προμήθειές τους.
Η γνώση της ακριβούς ποσότητας αποθεμάτων είναι σημαντική για διάφορους λόγους. Το απόθεμα βιβλίων χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό της αξίας μιας επιχείρησης, για παράδειγμα. Χρησιμοποιείται επίσης για να καθοριστεί πότε τα πράγματα πρέπει να αναδιαταχθούν και σε ποια ποσότητα. Οι εργαζόμενοι βασίζονται στο απόθεμα βιβλίων για να τους πουν εάν υπάρχει κάτι σε απόθεμα ή όχι, ώστε να μπορούν να το παρέχουν στους πελάτες ή να το παραγγείλουν ώστε να είναι διαθέσιμο. Συνήθως οι βιβλιοθηκονόμοι επιθυμούν να έχουν ακριβείς αναφορές αποθέματος, καθώς χρησιμοποιούν αριθμούς αποθέματος και πωλήσεων στις οικονομικές τους εκθέσεις.
Πολλές επιχειρήσεις διαθέτουν συστήματα για τον συνδυασμό του αποθέματος βιβλίων και του πραγματικού αποθέματος. Ορισμένα καταστήματα λιανικής ξοδεύουν μερικές ημέρες κάθε χρόνο μετρώντας χειροκίνητα στο απόθεμα, για παράδειγμα. Πιο εξελιγμένα συστήματα όπως οι ετικέτες RFID μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για την παρακολούθηση της κίνησης του αποθέματος, ειδικά σε μαζικές αποθήκες και κέντρα αποστολής. Οι εργαζόμενοι ενθαρρύνονται επίσης να αναφέρουν αποκλίσεις εάν τις παρατηρήσουν.
SmartAsset.