Το δοκιμαστικό υπόλοιπο είναι μια λογιστική λίστα που εμφανίζει τα υπόλοιπα αρχής και λήξης για όλους τους λογαριασμούς που περιλαμβάνονται στο σύνολο των βιβλίων. Αυτή η μορφή φύλλου εργασίας καθιστά δυνατή την εκτίμηση εάν οι συνολικές χρεώσεις για την αναφερόμενη περίοδο είναι ισορροπημένες με τον συνολικό αριθμό πιστώσεων που δημιουργήθηκαν για την ίδια περίοδο. Όταν υπάρχει πραγματικό δοκιμαστικό υπόλοιπο, οι συνολικές πιστώσεις και οι συνολικές χρεώσεις θα είναι ίσες.
Η χρήση ενός δοκιμαστικού υπολοίπου για τον προσδιορισμό της τρέχουσας κατάστασης των λογιστικών αρχείων είναι χρήσιμη με διάφορους διαφορετικούς τρόπους. Ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που επιτυγχάνει η προετοιμασία μιας τέτοιας ισορροπίας είναι να εντοπίζουμε γρήγορα και εύκολα όταν οι χρεώσεις και οι πιστώσεις δεν είναι ίσες. Με την εκτέλεση αυτού του τύπου υπολοίπου σε τακτική βάση, αυτό καθιστά δυνατό τον γρήγορο εντοπισμό μιας συγκεκριμένης λογιστικής περιόδου όπου σημειώθηκε ανισορροπία και τη γρήγορη διόρθωσή της.
Για το λόγο αυτό, πολλές επιχειρήσεις επιλέγουν να εκτελούν ένα δοκιμαστικό υπόλοιπο τουλάχιστον σε μηνιαία βάση. Ανάλογα με τον κύκλο τιμολόγησης που χρησιμοποιεί η εταιρεία, η προετοιμασία του φύλλου εργασίας για το υπόλοιπο σε διεβδομαδιαία βάση μπορεί να αποδειχθεί χρήσιμη. Ουσιαστικά, όσο μικρότερη περίοδος εξετάζεται, τόσο πιο εύκολο είναι να εντοπιστεί η προέλευση της ανισορροπίας και να αντιμετωπιστεί η κατάσταση πριν γίνει ένα σημαντικό λογιστικό ζήτημα.
Σε πολλές περιπτώσεις, οποιαδήποτε διαφορά μεταξύ των πιστώσεων και των χρεώσεων που εμφανίζεται σε ένα δοκιμαστικό υπόλοιπο δεν είναι τίποτα περισσότερο από ένα σφάλμα καταχώρισης που έλαβε χώρα κάποια στιγμή κατά τη διάρκεια της υπό εξέταση χρονικής περιόδου. Όταν συμβαίνει αυτό, το σφάλμα μπορεί συνήθως να εντοπιστεί με ευκολία και να αποκατασταθεί μια κατάσταση ισότητας μεταξύ των χρεώσεων και των πιστώσεων.
Ένα δοκιμαστικό υπόλοιπο είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικό στον εντοπισμό ενός σφάλματος δημοσίευσης διπλής καταχώρισης. Συχνά, η διαφορά μεταξύ των πιστώσεων και των χρεώσεων θα οδηγήσει γρήγορα σε μια συγκεκριμένη καταχώριση που μπορεί να έχει καταχωρηθεί εσφαλμένα σε δύο διαφορετικές στήλες ή λογαριασμούς στο συνολικό σύνολο βιβλίων.
Ταυτόχρονα, το δοκιμαστικό υπόλοιπο μπορεί να υποδεικνύει μια ανισότητα που δημιουργήθηκε με την εισαγωγή πίστωσης ή χρέωσης σε λάθος λογαριασμό. Όταν συμβαίνει αυτό, η εύρεση του σφάλματος μπορεί να είναι λίγο πιο χρονοβόρα, καθώς θα περιλαμβάνει την εξέταση κάθε ανάρτησης για την περίοδο που αναφέρεται και την επιβεβαίωση ότι η δημοσίευση έγινε στον σωστό λογαριασμό και κάτω από τη σωστή ταξινόμηση.
Η εκτέλεση του δοκιμαστικού υπολοίπου είναι συνήθως προπομπός για την προετοιμασία άλλων οικονομικών εγγράφων, όπως η Κατάσταση Εσόδων και Εξόδων. Διασφαλίζοντας ότι όλες οι χρεώσεις και πιστώσεις που δημοσιεύτηκαν κατά τη διάρκεια της περιόδου είναι πιο εύκολο να επιτευχθεί η προετοιμασία αναφορών και άλλων εγγράφων με βάση τα λογιστικά δεδομένα.
SmartAsset.