Ο κύκλος προμηθειών είναι μια σειρά βημάτων που εμπλέκονται στη διαδικασία απόκτησης αγαθών προς πώληση ή χρήση από μια εταιρεία ή πρακτορείο. Ξεκινά με τον προσδιορισμό της ανάγκης για ένα δεδομένο προϊόν, προχωρά στη διαδικασία αγοράς και παράδοσης και ολοκληρώνεται με την ανανέωση, όπου οι άνθρωποι αποφασίζουν εάν χρειάζονται περισσότερο από το προϊόν. Συχνά, ένα ολόκληρο τμήμα επιβλέπει αυτή τη διαδικασία. Αυτό το τμήμα πρέπει να βρει τα καλύτερα προϊόντα στις καλύτερες τιμές, λαμβάνοντας υπόψη περιορισμούς όπως η άρνηση συναλλαγών με ορισμένες εταιρείες ή χώρες στη διαδικασία να αποφασίσει τι θα προμηθευτεί και από πού.
Όταν μια εταιρεία εντοπίζει την ανάγκη για ένα προϊόν, ξεκινά ο κύκλος των προμηθειών, με τη συλλογή πληροφοριών. Οι άνθρωποι ερευνούν τις διαθέσιμες επιλογές για την κάλυψη της ανάγκης και συλλέγουν δεδομένα σχετικά με τις τιμές, τις εκπτώσεις, τους χρόνους παράδοσης και άλλα θέματα. Μόλις εντοπίσουν την καλύτερη δυνατή πηγή, προσεγγίζουν τον προμηθευτή για να ξεκινήσουν διαπραγματεύσεις για τη σύμβαση. Αυτό μπορεί να είναι τόσο απλό όσο η παραγγελία λίγων θήκων χαρτιού από ένα χαρτοποιείο ή τόσο περίπλοκη όσο η διαπραγμάτευση για ένα εντελώς νέο σύστημα υπολογιστών για μια κρατική υπηρεσία.
Κατά τη διάρκεια αυτού του μέρους του κύκλου προμηθειών, οι άνθρωποι και στις δύο πλευρές εργάζονται για να επιτύχουν την καλύτερη συμφωνία. Ο προμηθευτής θα εξετάσει παράγοντες όπως το μέγεθος της παραγγελίας και η πιθανότητα επαναλαμβανόμενων παραγγελιών, ενώ η εταιρεία σκέφτεται θέματα όπως το πόσο γρήγορα χρειάζεται το προϊόν. Μπορεί να ζητήσει δείγματα για να του δώσει την ευκαιρία να αξιολογήσει την ποιότητα και να συγκρίνει προσφορές από διαφορετικούς προμηθευτές. Τελικά, θα ολοκληρώσει μια συμφωνία με ένα συμβόλαιο πώλησης και θα περιμένει την παράδοση.
Μετά την παράδοση, οι άνθρωποι χρησιμοποιούν ή πωλούν το προϊόν, ολοκληρώνοντας τον κύκλο προμηθειών, καθώς αντιμετωπίζουν είτε μια νέα ανάγκη για το προϊόν είτε μια ολοκλήρωση ενός έργου και καμία περαιτέρω ανάγκη για ένα δεδομένο προϊόν. Μπορούν να απορρίψουν το αχρησιμοποίητο προϊόν, να επιστρέψουν ενοίκια, να απαλλαγούν από κατεστραμμένα και χρησιμοποιημένα προϊόντα και να αποφασίσουν αν πρέπει να παραγγείλουν περισσότερα. Σε αυτό το σημείο του κύκλου προμηθειών, οι άνθρωποι μπορεί να ζητήσουν ανατροφοδότηση από τους υπαλλήλους και άλλους σχετικά με το πόσο καλά το προϊόν ανταποκρίθηκε στις ανάγκες τους, για να αποφασίσουν εάν θέλουν να χρησιμοποιήσουν τον ίδιο προμηθευτή ή να απευθυνθούν σε κάποιον νέο.
Συνήθως υπάρχουν συγκεκριμένες διαδικασίες προμήθειας σε μια εταιρεία. Τα άτομα πρέπει να τα ακολουθούν εάν θέλουν να παραγγείλουν νέα προϊόντα, από την υποβολή της σωστής φόρμας αίτησης έως τη διασφάλιση ότι κάποιος είναι διαθέσιμος για να υπογράψει για το προϊόν κατά τη στιγμή της παράδοσης. Αυτό μπορεί να είναι περίπλοκο σε χώρους εργασίας με ζητήματα όπως θέματα ασφάλειας, όπου η προστασία της ασφάλειας του χώρου εργασίας μπορεί να απαιτήσει κάποια πρόσθετα βήματα, όπως τον έλεγχο των προμηθευτών στο πλαίσιο του κύκλου προμηθειών.
SmartAsset.