Η εταιρική διαχείριση περιεχομένου είναι ένα προϊόν λογισμικού που διαχειρίζεται γραπτά έγγραφα. Αυτός ο τύπος λογισμικού απαντάται συχνότερα σε μεγάλες εταιρείες ή ιδρύματα. Η απαίτηση για αυτόν τον τύπο λογισμικού αυξήθηκε από τη χρήση προγραμμάτων επεξεργασίας κειμένου για την ανάπτυξη περιεχομένου και την ανάγκη διαχείρισης αυτής της διαδικασίας με μεγάλο αριθμό συντακτών και συνεργατών.
Υπάρχουν δύο κατηγορίες λύσεων επιχειρησιακής διαχείρισης περιεχομένου: διαχείριση περιεχομένου ιστότοπου και διαχείριση περιεχομένου επιχειρησιακών διαδικασιών. Και οι δύο κατηγορίες παρέχουν ένα τυπικό σύνολο χαρακτηριστικών και λειτουργιών που έχουν σχεδιαστεί για να βελτιώνουν τη διαχείριση εγγράφων, την επεξεργασία, την έκδοση και τις εγκρίσεις. Η πραγματική εφαρμογή αυτών των εννοιών διαφέρει μεταξύ των δύο επιλογών. Αυτό έχει αντίκτυπο στη διαφάνεια και την επιχειρηματική διαδικασία που απαιτείται για τη χρήση αυτών των συστημάτων.
Σε ένα εταιρικό σύστημα διαχείρισης περιεχομένου ιστοσελίδων, το αποτέλεσμα της ροής εργασίας δημοσιεύεται στον ιστότοπο της εταιρείας. Όλα τα έγγραφα, τα πρόχειρα και οι εκδόσεις αποθηκεύονται και διατηρούνται σε έναν διακομιστή ιστού. Για να έχουν πρόσβαση σε αυτό το σύστημα, οι χρήστες μεταβαίνουν στο Διαδίκτυο και αποκτούν πρόσβαση στον ιστότοπο της εταιρείας. Εισάγουν ένα όνομα χρήστη και έναν κωδικό πρόσβασης για να δουν το περιεχόμενο που είναι υπεύθυνο για τη δημιουργία, την επεξεργασία και την έγκριση.
Κάθε έγγραφο που πρόκειται να δημοσιευτεί στον ιστότοπο πρέπει να δημιουργηθεί σε αυτό το σύστημα. Στη συνέχεια, ο αρθρογράφος το υποβάλλει στην ομάδα για επεξεργασία. Διαφορετικοί χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση στο έγγραφο, να επεξεργαστούν και να αποθηκεύσουν τις αλλαγές τους. Το λογισμικό παρακολουθεί τις αλλαγές που κάνει κάθε άτομο και διατηρεί τις εκδόσεις στη σωστή σειρά.
Στο τέλος της διαδικασίας επεξεργασίας, το έγγραφο υποβάλλεται στον εγκρίτη για έλεγχο. Ο επικυρωτής εξετάζει την τελική πρόχειρη έκδοση και μπορεί να δει όλες τις τροποποιήσεις και αλλαγές που έγιναν και από ποιον. Μετά την έγκριση, το έγγραφο δημοσιεύεται στον ιστότοπο.
Το σύστημα διαχείρισης περιεχομένου της επιχειρησιακής διαδικασίας είναι εγκατεστημένο σε διακομιστή δικτύων εγγράφων και βρίσκεται πίσω από το εταιρικό τείχος προστασίας. Η πρόσβαση χορηγείται με βάση τη θέση και το επίπεδο ευθύνης σας. Σε αυτό το περιβάλλον, όλα τα έγγραφα αποθηκεύονται σε λογισμικό επεξεργασίας κειμένου, επιτρέποντας στους χρήστες να χρησιμοποιούν εύκολα τα υπάρχοντα εργαλεία για να ικανοποιήσουν τις απαιτήσεις.
Τα έγγραφα μπορούν να βασίζονται σε πρότυπα ή φόρμες και αποθηκεύονται σε ένα κοινό αποθετήριο. Οι χρήστες έχουν πρόσβαση στα πρότυπα και τα ενημερώνουν ανάλογα με τις ανάγκες. Με την ολοκλήρωση, τα έγγραφα δημοσιεύονται στον κοινόχρηστο κατάλογο και μια ειδοποίηση αποστέλλεται στο επόμενο άτομο στην επιχειρηματική διαδικασία. Εξετάζουν και επεξεργάζονται το έγγραφο όπως απαιτείται. Με την ολοκλήρωση, το έγγραφο εγκρίνεται και δεν μπορούν να γίνουν περαιτέρω αλλαγές.
SmartAsset.