Το έντυπο αίτησης για ιατρικά αρχεία είναι ένα έντυπο που υποβάλλεται για τη λήψη αντιγράφων των ιατρικών αρχείων. Οι ασθενείς δικαιούνται αντίγραφα των δικών τους ιατρικών αρχείων, όπως και οι γονείς ή οι κηδεμόνες των ασθενών, οι δικαιούχοι και οι προσωπικοί εκπρόσωποι. Σε ορισμένα άλλα άτομα μπορεί να δοθεί πρόσβαση στα ιατρικά αρχεία με άδεια, όπως ασφαλιστικές εταιρείες ή άλλοι πάροχοι περίθαλψης, οπότε ο ασθενής συνήθως χρειάζεται να υπογράψει μια δήλωση που να δείχνει ότι τα αρχεία μπορούν να κοινοποιηθούν.
Πολλά νοσοκομεία και ιατρικά γραφεία διαθέτουν μια συγκεκριμένη φόρμα αίτησης ιατρικών αρχείων την οποία μπορούν να συμπληρώσουν οι ασθενείς για να λάβουν αντίγραφο των αρχείων τους. Αν και η χρήση της φόρμας δεν είναι απαραίτητα απαραίτητη, μπορεί να διευκολύνει τη διαδικασία λήψης του ιατρικού φακέλου. Είναι επίσης δυνατό να υποβάλετε μια επίσημη γραπτή επιστολή με αίτημα, ενώ οι φόρμες αιτήματος γενικών ιατρικών αρχείων είναι επίσης διαθέσιμες στο διαδίκτυο για άτομα που τους αρέσει περισσότερη καθοδήγηση.
Είτε χρησιμοποιεί μια φόρμα αίτησης ιατρικών αρχείων είτε γράφει μια επιστολή, ο ασθενής πρέπει να παράσχει όνομα, στοιχεία επικοινωνίας, απόδειξη ταυτότητας και συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με τα αρχεία που ζητούνται. Συνήθως οι ασθενείς καλούνται να πληρώσουν ένα μικρό ποσό όταν ζητούν ιατρικά αρχεία. Η αμοιβή αποζημιώνει το προσωπικό του γραφείου για τη συλλογή του αρχείου, τη δημιουργία αντιγράφων, την επαλήθευση της ύπαρξης όλων των πληροφοριών και την αποστολή τους με αλληλογραφία ή φαξ στον παραλήπτη.
Κατά την υποβολή μιας φόρμας αίτησης για ιατρικά αρχεία, οι ασθενείς μπορούν να υποδείξουν ότι θέλουν συγκεκριμένα αρχεία, όπως τα αρχεία που αφορούν μια συγκεκριμένη νοσηλεία ή μπορούν να ζητήσουν ένα πλήρες αντίγραφο των ιατρικών τους αρχείων. Αυτό το αντίγραφο πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις σημειώσεις του γιατρού, τα αποτελέσματα των εξετάσεων, τις καταχωρήσεις στο διάγραμμα του ασθενούς κ.λπ. Δεν θα περιλαμβάνει αρχεία που τηρούνται από άλλους γιατρούς, εκτός εάν ο ασθενής ζητά πλήρη αρχεία από νοσοκομείο ή παρόμοια οντότητα, οπότε όλα τα αρχεία που αφορούν τον ασθενή θα παρέχονται.
Αφού ένας ασθενής υποβάλει μια φόρμα αίτησης ιατρικών αρχείων, μπορεί να χρειαστούν αρκετές εβδομάδες για να συγκεντρωθούν και να παραδοθούν τα αρχεία. Εάν υπάρχει βιασύνη, οι ασθενείς θα πρέπει να το σημειώσουν αυτό και μπορεί να τους ζητηθεί να πληρώσουν μια χρέωση για να λάβουν βιαστικά αντίγραφα των αρχείων τους. Είναι καλή ιδέα να ζητάτε περιοδικά αντίγραφα των ιατρικών αρχείων για να επαληθεύετε ότι τα περιεχόμενά τους είναι σωστά και να τα έχετε στη διάθεσή σας, ώστε σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης να είναι άμεσα διαθέσιμα και να μην χρειάζεται να αναζητήσετε αρχεία.